Projektdurchführung | #20 Einstieg in das Projektmanagement

Die Projektdurchführung ist die Umsetzung von Aufgaben, die zur Erreichung des beabsichtigten Ziels führt. Daher umfasst der Bereich der Projektdurchführung mehr als nur die Durchführung täglicher Aufgaben. Es geht auch um die Schaffung von Prozessen, das Management von Unternehmensressourcen und die Arbeit an der Schaffung eines offenen, integrativen Umfelds, das Zusammenarbeit und Lernen fördert.

Projektdurchführung – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Bereich der Projektdurchführung
3. Prozessmanagement in der Projektdurchführung
4. Retrospektive, Lernen und Verbesserung
5. Zusammenfassung

Einführung

Der Durchführungsbereich ist eines der acht Hauptgebiete, in denen Projektaktivitäten stattfinden. Es ist nicht nur eine Phase nach der Aufgabenplanung. Vielmehr definiert der Durchführungsbereich die gesamte Arbeit, die während des Projekts stattfindet.

Bereich der Projektdurchführung

Die Projektdurchführung ist in erster Linie eine lange Liste von Aufgaben, die von jedem Mitglied des Projektteams ausgeführt werden. Diese werden aus einer vom Projektmanager vorbereiteten Liste von Aufgaben ausgewählt, nach Priorität organisiert und normalerweise auf einem Kanban-Board veröffentlicht.

Unter den Aufgaben, die zum Bereich der Projektdurchführung gehören, finden wir sowohl wiederkehrende zyklische Aktivitäten, die beispielsweise mit Software-Updates zu tun haben, als auch einmalige Ereignisse, wie das Entwerfen eines Logos für eine Anwendung.

Der Bereich der Projektdurchführung besteht aus Aktivitäten, die sich auf Folgendes beziehen:

• Durchführung täglicher Aufgaben,
• Entwicklung neuer Aufgaben,
• Änderungen an bereits durchgeführten und für die Durchführung geplanten Aufgaben,
• Schaffung effizienter Prozesse,
• Kommunikation mit Stakeholdern,
• Management von Materialien, Ausrüstung, Daten und anderen Unternehmensressourcen,
• Vorbereitung von Dokumenten, die für die Umsetzung des Projekts erforderlich sind,
• Beobachtung von Veränderungen innerhalb und außerhalb der Organisation, die die Projektdurchführung beeinflussen können,
• Laufendes Lernen und Korrektur von Maßnahmen.

Wir werden uns etwas näher ansehen, welche Rolle Prozessmanagement und Lernen bei der Projektdurchführung spielen und wo sich die Bereiche der Projektüberwachung und -durchführung am engsten überschneiden.

Prozessmanagement in der Projektdurchführung

Damit das Management von Projektprozessen ihrem Zweck dient und nicht zu einer unnötigen Bürokratie wird, müssen sie aus der Praxis kommen. Daher wird ihre Entwicklung normalerweise zwischen dem Projektmanager und dem Projektteam geteilt. In diesem Ansatz wird jeder interne Prozess, auch als technischer oder Produktionsprozess bezeichnet, gleichzeitig durch zwei Achsen bestimmt:

• Die Phase der Durchführung der Aufgabe
• Der Arbeitsablauf bezüglich einer bestimmten Aufgabe

Phasen der Aufgabenausführung

Die Phasen der Ausführung einer Aufgabe werden durch sogenannte Tore bestimmt, d.h. Kriterien, die eine Aufgabe erfüllen muss, um zur nächsten Phase überzugehen. Der Status einer bestimmten Aufgabe kann sich wie folgt ändern:

• für die Ausführung vorgesehen – das heißt, vom Projektmanager auf die To-Do-Liste gesetzt,
• in Ausführung – das heißt, von einem der Mitglieder des Projektteams zur Ausführung ausgewählt,
• getestet – die Aufgabe wurde abgeschlossen und an eine andere Person zur Überprüfung der Richtigkeit und Qualität ihrer Ausführung übergeben, wenn die Tests fehlschlagen, kehrt die Aufgabe zur vorherigen Phase zurück,
• wartend auf Veröffentlichung – die Aufgabe hat die Tests bestanden und wurde zur Veröffentlichung, Produktion oder Übertragung an den Kunden genehmigt, je nach Art des laufenden Projekts,
• fertig – alle Arbeiten sind abgeschlossen und das Ergebnis wurde als fertig genehmigt.

Die Anzahl der Status wird je nach den Bedürfnissen des Projektteams und den spezifischen Aufgaben im Gange angepasst. Im Gegenzug ist die häufig verwendete Minimalversion oft die drei, die von klassischen Kanban-Boards stammen und die Aufgabe als “zu erledigen”, “in Arbeit” und “bereit” definieren.

Arbeitsablauf

Der Arbeitsablauf betrifft die Schritte, die für eine Aufgabe erforderlich sind, und wer sie zu einem bestimmten Zeitpunkt ausführt. Er definiert daher die Verantwortung für die Erledigung der Aufgabe. Der Arbeitsablauf zeigt auch an, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, damit die Aufgabe zur nächsten Ausführungsphase übergeht.

Betrachten wir, wie der Arbeitsablauf einer Aufgabe aussehen könnte: “einen Beitrag auf LinkedIn über den Abschluss des Projekts veröffentlichen”. Es geht darum, ihren Status von “in Arbeit” auf “abgeschlossen” zu ändern. Ihr Arbeitsablauf könnte wie folgt aussehen:

• Auswahl des Themas des Beitrags und des Inhalts der Veröffentlichung – die verantwortliche Person ist ein Spezialist für Social Media Marketing, der die Aufgabe an den Texter und den Grafikdesigner delegiert,
• Textvorbereitung – die Aufgabe wird von einem Freiberufler durchgeführt, der auf das Schreiben von Texten spezialisiert ist,
• Entwicklung von Grafiken – ein Grafikdesigner erstellt visuelle Inhalte gemäß dem Branding des Unternehmens,
• Qualitätskontrolle – Bewertung durch einen Marketing-Spezialisten und mögliche Korrekturen oder Genehmigung zur Veröffentlichung,
• Veröffentlichung – die Entscheidung über den Zeitpunkt der Veröffentlichung trifft die Person, die den Veröffentlichungszeitplan verwaltet.

Prozessoptimierung

Ein weiterer wichtiger Teil des Prozessmanagements in der Projektdurchführung ist die Prozessoptimierung. Sie umfasst die Überwachung und Reorganisation des Prozesses, wenn er nicht reibungslos verläuft. Sie konzentriert sich hauptsächlich auf die Beseitigung von Engpässen – das sind Momente, in denen eine Person für mehr Aufgaben verantwortlich ist, als sie erledigen kann, während andere Teammitglieder untätig warten, bis sie fertig ist. Engpässe können auch mit der Leistung von Maschinen oder der Ausführungs- oder Lieferzeit von Komponenten durch einen externen Lieferanten zusammenhängen.

Retrospektive, Lernen und Verbesserung

Das Wertschätzen von Lernen und die Schaffung eines integrativen Umfelds, das Kommunikation und gegenseitige Unterstützung fördert, führt zu großartigen Ergebnissen im Projektmanagement. Daher sollte man während der Meetings mit dem Team besonders auf Folgendes achten:

• am besten abgeschlossene Aufgaben und Feiern von Erfolgen,
• das Nichterfüllen von Aufgaben, ohne Teammitglieder zu beschuldigen,
• Reflexion darüber, wie man als Team arbeitet und kooperiert.

Gemeinsam zu verbessern und aus eigenen Erfolgen und Misserfolgen zu lernen, ist der beste Weg, um Best Practices bei der Aufgabenerledigung zu entwickeln. Andererseits führt die Reflexion über die Arbeitsweise, Motivation, die verwendeten Werkzeuge und sogar die Rollenverteilung im Team zu einer Verbesserung der Gesamteffektivität des Teams. Deshalb ist es so wichtig, regelmäßige Meetings abzuhalten, die sich nicht nur mit den Zusammenfassungen der geleisteten Arbeit, sondern auch mit Retrospektiven befassen.

Das liegt daran, dass ein Teil des erlangten Wissens sofort genutzt werden kann. Auf diese Weise beschleunigt das Team die Aufgabenerledigung und vertieft die Zusammenarbeit. Die Mitglieder des Projektteams lernen voneinander immer bessere Methoden zur Aufgabenerledigung und verbessern die Zusammenarbeit.

Zusammenfassung

Der Bereich der Projektdurchführung erfordert vom Projektmanager, Prozesse zu entwerfen, laufende Prozesse zu überwachen, sie gleichzeitig zu beobachten und sie schrittweise zu verbessern. Der Durchführungsbereich umfasst auch alle Aufgaben, die vom Projektteam ausgeführt werden und schrittweise zur Verwirklichung des Projektziels führen.

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