Herausforderungen, mit denen Projektmanager konfrontiert sind, wenn sie mit einem Team arbeiten | #32 Einstieg in das Projektmanagement

Wenn die Zusammenarbeit mit einem Team nicht so verläuft, wie sie sollte, muss der Projektmanager das Problem so schnell wie möglich diagnostizieren. Was verursacht negative Emotionen im Team? Welchen Einfluss hat die Einstellung des Projektmanagers auf die Situation? Und welche Emotionen empfindet er oder sie? Wird das Problem durch widersprüchliche Charaktere, unterschiedliche Weltanschauungen oder die Unfähigkeit der Teammitglieder, zusammenzuarbeiten, verursacht?

Herausforderungen, mit denen Projektmanager bei der Arbeit mit einem Team konfrontiert sind – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Negative Emotionen im Team
3. Emotionen eines Projektmanagers
4. Zwischenmenschliche Probleme
5. Zusammenfassung

Einführung

Die Zusammenarbeit eines Projektmanagers mit einem Team ist eine Herausforderung, nicht nur wegen der Aufgaben und Ziele, die von der Firma und den Stakeholdern festgelegt werden. Heute wollen wir uns die schwierigen Emotionen ansehen, die mit der Teamdynamik einhergehen, die Probleme, die sie verursachen, sowie Möglichkeiten, mit den Spannungen umzugehen, die entstehen.

Sehr oft ist die tiefste Quelle der Probleme die Kommunikation im Team, während die Lösung die Fähigkeit ist, sie zu erkennen und ein fruchtbares Gespräch zu führen. Auf welche Emotionen sollte ein Projektmanager besonders achten?

Negative Emotionen im Team

Man sollte die gute Atmosphäre innerhalb eines Teams niemals überschätzen. Wie erkennt man jedoch die ersten Anzeichen einer Veränderung, um auf die ungünstigen Emotionen und die Entmutigung zu reagieren, die zu einem Mangel an Engagement und der Unwilligkeit führen können, weiterhin am Projekt teilzunehmen?

Ablenkung

Die Ablenkung des Teams mag dem Projektmanager auf den ersten Blick nicht offensichtlich sein. Im Gegenteil, in einem Team, das sich nicht genug auf seine Aufgaben konzentriert, kann eine Atmosphäre voller gegenseitiger Freundlichkeit und Humor herrschen. Leider werden die während der Projektüberwachung beobachteten Indikatoren gnadenlos zeigen, dass übermäßige Interaktion, das Ansprechen persönlicher Themen und das Diskutieren der Aufgaben eines Mitarbeiters durch das gesamte Team nicht zu guten Projektergebnissen führt.

Manchmal tritt die Ablenkung vorübergehend auf. Wenn dies während der Urlaubszeit oder um die Feiertage geschieht, ist es unwahrscheinlich, dass man einen Grund zur echten Besorgnis findet. Andernfalls, wenn die Situation anhält, sollte man die Ursachen unter folgenden Aspekten suchen:

• der Anzahl und Schwierigkeit der vom Team durchgeführten Aufgaben – vielleicht gibt es zu wenige und zu einfache Aufgaben, sodass sich die Teammitglieder nicht auf deren Erledigung konzentrieren und die meiste Zeit in nicht sehr produktiven Meetings, Gesprächen und Meme-Austauschen verbringen; das Problem kann gelöst werden, indem die Anzahl der Aufgaben erhöht, die Dauer der geplanten Meetings verkürzt oder sogenannte “Meeting-freie Tage” eingeführt werden,
• der Anwesenheit eines Jokers – vielleicht hat ein neuer Mitarbeiter oder zwei mit der Persönlichkeit eines Jokers das Team verstärkt? Dann sollte ein Gespräch und die Aufmerksamkeit auf das Problem oder eine teilweise Einbindung in Aufgaben, die mit einem anderen Projekt zu tun haben, ausreichen,
• der Anwesenheit eines Hochleistungs- oder umgeschulten Mitarbeiters – wenn sie vom Projektmanager nicht anerkannt werden, erhalten sie die gleiche Anzahl an Aufgaben wie der Rest des Teams. Ohne ausreichende Herausforderungen beginnen solche Personen einfach, sich zu langweilen, was dann die restlichen Mitglieder des Projektteams ablenkt und demotiviert.

Stress

Wenn Teammitglieder ständig unter Druck arbeiten, entstehen schnell Probleme mit der Kontrolle ihrer eigenen Emotionen. Laut dem Wrike Work Management Report 2015 sind die häufigsten Ursachen für Stress bei der Arbeit mit einem Team:

52% – Mangel an notwendigen Informationen,

51% – Probleme mit der Priorisierung von Aufgaben,

49% – unrealistische Anforderungen,

47% – ständig wechselnde Fristen für Aufgaben,

44% – unklare Führung und unklare Verantwortung für Aufgaben.

Daher zeigt der Bericht, dass die Hauptursachen für Stress nicht in der Art der durchgeführten Aufgaben liegen, sondern im Informationsfluss des Projekts. Und während man hofft, dass sich die Kommunikation in Teams dank der Verbreitung von Projektmanagement-Software wie Firmbee verbessert hat, ist es dennoch nicht ratsam, diesen Faktor zu bagatellisieren.

Mangel an Engagement

Die Einbindung des Teams in gemeinsam durchgeführte Aufgaben steht auch in direktem Zusammenhang mit guter Kommunikation innerhalb des Teams. Wenn jede Person weiß:

• den Umfang ihrer Aktivitäten,
• an wen sie sich im Falle von Problemen wenden kann, und
• den Zweck ihrer Handlungen,

ist es unwahrscheinlich, dass sie in Gefahr sind, an Motivation und Engagement für die Projektarbeit zu verlieren.

Und diese werden wiederum nicht gefördert durch den Mangel an gegenseitiger Unterstützung sowie durch die Probleme, die mit Remote- und Hybridarbeit verbunden sind.

Emotionen eines Projektmanagers

Wenn Sie als Projektmanager Schwierigkeiten haben, die Ursachen von Problemen bei der Arbeit mit einem Team zu finden, sollten Sie vielleicht Ihren Suchbereich ändern und so nah wie möglich beginnen: indem Sie Ihre Gewohnheiten, Verhaltensweisen und Motivationen genau unter die Lupe nehmen.

Die zunehmende Verantwortung und die Unfähigkeit, viele Parameter der Projektdurchführung zu kontrollieren, sind die häufigsten Gründe für emotionale Probleme in der Arbeit eines Projektmanagers.

Die Arbeit mit einem Team kann auf ein Burnout hindeuten. Bis zu 75 % der Mitarbeiter erleben dies, und Projektmanager sind aufgrund der hohen Anforderungen und des Drucks ihrer Arbeit einem höheren Risiko ausgesetzt. Burnout kann sich äußern in:

• ständiger Müdigkeit,
• Reizbarkeit,
• Aggression,
• Ungeduld,
• vertiefter Entfremdung und Gefühlen der Entfremdung.

Um die Sache noch schlimmer zu machen, übersetzt sich die negative Einstellung des Projektmanagers direkt in die Teamatmosphäre, was die Stresslevel erhöht und die Konflikte zwischen den Mitgliedern des Projektteams verschärft.

Zwischenmenschliche Probleme

Welche Emotionen in zwischenmenschlichen Beziehungen bedrohen am meisten das reibungslose Funktionieren eines Projektteams? Ärger kann zu persönlichen Konflikten und einem Mangel an Teamkooperation führen. Angst verursacht einen Mangel an Engagement und das Vermeiden von Verantwortung. Frustration kann die Motivation und die Bereitschaft zur Arbeit zerstören.

Ihre Quellen in der Arbeit des Projektteams sind meist:

1. Persönliche Konflikte zwischen Teammitgliedern – können aus unterschiedlichen Arbeitsstilen, persönlichen Meinungsverschiedenheiten sowie einem Mangel an Respekt für Grenzen entstehen.
2. Mangel an Einbindung einer Person in die Arbeit des Teams – kann aus unzureichender Motivation, Missverständnissen über Ziele oder dem Ausschluss von der Teilnahme an Entscheidungsprozessen resultieren.
3. Der Konflikt zwischen dem Projektmanager und dem Team – kann aus übermäßigen Erwartungen, unklaren Anforderungen oder der Anwesenheit einer Person im Team resultieren, die eine Führungsrolle anstrebt.

Um diese Probleme zu lösen, sollte der Projektmanager eine Kultur der Offenheit und des Respekts fördern und daran denken, alle Teammitglieder einzubeziehen. Sowohl diejenigen, die sich nicht zu Wort melden, wenn sie nicht gefragt werden, als auch diejenigen, die immer versuchen, sich für sich selbst und das Team einzusetzen.

Zusammenfassung

Das Management von Emotionen spielt eine sehr große Rolle in der Teamarbeit. Ablenkung, Stress und Mangel an Engagement sowie Ärger, Angst und Frustration können zu zwischenmenschlichen Problemen und einem Mangel an Engagement führen. Um diese Probleme zu lösen, sollte ein Projektmanager nicht nur das Team, sondern auch sich selbst beobachten und dabei besonders auf die Symptome eines Burnouts achten. Der Schlüssel zur Pflege von Emotionen ist gute Kommunikation, die Förderung von Offenheit und Respekt sowie die Sicherstellung, dass alle Teammitglieder engagiert und motiviert sind, am Projekt zu arbeiten.

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