Wie bereitet man einen erfolgreichen Projekt-Notfallplan vor? | #21 Einstieg in das Projektmanagement

Wie erstellt man einen Notfallplan? Es ist am besten, einen schrittweisen Ansatz zu wählen, wenn man ihn niederschreibt. So kann man im Krisenfall ruhig auf den Ordner zugreifen, der als “Plan B” bezeichnet wird.

Projekt-Notfallplan – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Wann lohnt es sich, den Projektumsetzungsplan zu ändern?
3. Plan B: für Chancen und Bedrohungen
4. Wie erstellt man einen Notfallplan?
5. Zusammenfassung

Einführung

Ein Projekt-Notfallplan wird auf der Grundlage einer Analyse der Risikobereiche erstellt. Sein Zweck ist es, Verluste zu minimieren, wenn die Dinge nicht nach Plan laufen, und auch, um unvorhergesehene Chancen zu nutzen, die unterwegs auftauchen. Mit anderen Worten, der Notfallplan dient dazu, die Reaktion auf Risiken zu optimieren.

Er kann Ideen für die Reaktion auf einen Notfall oder unerwartete Wachstumschancen enthalten. Zum Beispiel kann er Ideen zur Beschaffung zusätzlicher Finanzmittel beinhalten, wenn das Budget überschritten wird oder ein vielversprechender Investor auftaucht. Ein Notfallplan kann auch die Möglichkeit angeben, Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams im Falle der plötzlichen Abwesenheit eines Schlüsselmitarbeiters neu zuzuweisen oder die Möglichkeit, eine zusätzliche Person einzustellen. Die Erstellung eines Notfallplans ermöglicht es auch, die Bedingungen zu definieren, die die Marktsituation bestimmen, in der das gesamte Projekt sofort gestoppt werden sollte. Aber wann sollte eine Entscheidung getroffen werden, um einen Plan B umzusetzen? Und wie erstellt man einen Notfallplan, um sich auf die wahrscheinlichsten Szenarien vorzubereiten?

Wann ist es eine gute Idee, den Projektumsetzungsplan zu ändern?

Risiken begleiten die Umsetzung jedes Projekts. Sie sollten in der Initiierungsphase bewertet und dann während der gesamten Dauer überwacht werden. Laut PMBOK ist es am effektivsten, proaktiv auf Veränderungen zu reagieren, d.h. den Kurs der Maßnahmen an die Bedingungen anzupassen, bevor Risiken einen kritischen Punkt erreichen, und Risiken eines bestimmten Niveaus zu akzeptieren und zu vermeiden, sie um jeden Preis zu umgehen.

Die Umsetzung eines Notfallplans sollte von mehreren Faktoren abhängen. Zunächst sollte die Reaktion:

• angemessen zum Bedrohungsniveau sein – das heißt, wir unterbrechen das Projekt nicht, weil der Projektleiter erkältet ist,
• realistisch sein – das heißt, unter Berücksichtigung des Kontexts, in dem die Bedrohung auftritt, zum Beispiel, wenn der Preis für Rohstoffe im ganzen Land schnell steigt, nehmen wir uns nicht die Zeit, einen günstigeren Anbieter zu suchen,
• bewusst von einer Person getroffen werden, die im Voraus die Verantwortung dafür übernimmt, nachdem sie verschiedene Reaktionsmöglichkeiten in Betracht gezogen hat.

Sehr oft ermöglicht ein Notfallplan, die Situation schnell unter Kontrolle zu bringen. Mit einer gut durchdachten Reaktion auf unerwartete Ereignisse kann das Projekt wieder auf den normalen Umsetzungsweg zurückkehren. Manchmal erfordert die Umsetzung eines Notfallplans jedoch eine Umgestaltung wichtiger Bereiche des Projekts.

Plan B: für Chancen und Bedrohungen

Auf welche Arten von Risiken sollte besonders geachtet werden? Der Umsetzungsplan eines Projekts ist in zwei Fällen eine Änderung wert: wenn es hilft, eine Katastrophe zu vermeiden oder deutlich bessere Ergebnisse zu erzielen. Eine Planänderung, wenn die Risiken steigen, geht normalerweise mit Problemen wie:

• Verzögerungen bei der Projektumsetzung,
• Budget überschreitungen,
• technischen Problemen und Fehlern,
• Team problemen,
• Verlust des Vertrauens der Stakeholder.

Im Gegensatz dazu umfassen Chancen, die einen Wechsel zu Plan B anregen, unter anderem:

• neue technologische Chancen,
• Budget überschüsse,
• höhere als erwartete Effizienz der Teamarbeit,
• einen plötzlichen Anstieg der Nachfrage nach den Produkten oder Dienstleistungen, die das Projekt anvisiert.

Wie erstellt man einen Notfallplan?

Wir sollten einen Notfallplan parallel zum Projektplan entwickeln, den wir umsetzen möchten. Durch die Analyse der Meilensteine , die erforderlich sind, um das Projektziel zu erreichen, ist es einfacher, sich die Möglichkeiten und Risiken vorzustellen, die mit bestimmten Maßnahmen verbunden sein können.

Ein guter Notfallplan berücksichtigt die Risiken mit der höchsten Eintrittswahrscheinlichkeit. Das liegt daran, dass es unmöglich ist, sich auf alle Situationen vorzubereiten, und es ineffizient ist, Aktionspläne für den Fall eines Angriffs durch eine außerirdische Zivilisation zu erstellen.

Allerdings kann ein erfahrener Projektleiter die wahrscheinlichsten Risikobereiche antizipieren. Zum Beispiel wird in einem Projekt zur Erstellung von Software für einen Kunden ein großes Risiko die sich ändernden Anforderungen betreffen. Und für einen solchen Umstand sollten wir einen Plan bereit haben. Zum Beispiel müssen wir im Voraus annehmen und in den Vertrag gut definierte Abnahmekriterien sowie Bedingungen aufnehmen, die das fertige Produkt erfüllen muss, zusammen mit den agilen Methoden, die mit dieser Art von Projekt im Hinterkopf angenommen wurden.

Obwohl jedes Projekt eine individuelle Behandlung erfordert, ist es sinnvoll, einige Prinzipien für die Erstellung eines Notfallplans zu beachten:

1. Risiko antizipieren. Es kann nicht vermieden werden, also ist es besser, ihm direkt zu begegnen.
2. Bereiten Sie einen detaillierten Aktionsplan für die wahrscheinlichsten Szenarien vor. Eine allgemeine Skizze wird in einer Krise nicht helfen.
3. Nutzen Sie die Bedrohung als Chance für Veränderungen. Vielleicht wird es das Projekt erfolgreicher machen, als Sie es erwartet haben.
4. Versuchen Sie nicht, alles dem Team zu erklären. Die meisten Teammitglieder haben keinen Plan für das gesamte Projekt im Kopf, daher sind sie sich möglicherweise nicht einmal seiner Umsetzung bewusst. Sagen Sie ihnen nur, was direkt mit ihrer Arbeit zu tun hat.
5. Helfen Sie dem Team, den Wandel zu durchlaufen. Wenn die Änderungen betreffen, wie das Projekt umgesetzt wird oder wie das Team zusammenarbeitet, achten Sie besonders darauf, ob jeder mit der neuen Vorgehensweise vertraut ist.

Zusammenfassung

Ein Notfallplan ist eine Möglichkeit, proaktiv mit Risiken in einem Projekt umzugehen. Er ermöglicht es, Verluste aus Notfällen, wie verspäteten Lieferungen oder dem Verlust eines Kunden, zu reduzieren. Er ermöglicht es auch, bevorstehende Chancen zu nutzen, die die Möglichkeit bieten, das Projektziel schneller oder besser zu erreichen.

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