Arbeitsstruktur – wie man Aufgaben in einem Projekt effektiv delegiert? | #30 Einstieg in das Projektmanagement

Während der Projektplanung entscheidet der Projektmanager, wie die Ziele zugewiesen werden, welche Aufgaben zu erledigen sind und wann sowie welche Spezialisten einbezogen werden. Dabei erstellt er oder sie die Arbeitsstruktur (WBS).

Arbeitsstruktur – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Arbeitsstruktur
3. Verantwortung im Team (Team/Kollektive Verantwortung)
4. Zusammenfassung

Einführung

Eine angemessen konzipierte Arbeitsstruktur (WBS) führt zu einem reibungslosen Teamworkflow. Jede beteiligte Person wird den Zweck bestimmter Aufgaben kennen, von wem sie Aufträge erhalten und an wen sie diese weitergeben sollen. Es wird erleichtert, zu erkennen, wer mit zu viel Arbeit belastet ist, da beispielsweise drei Teammitglieder gleichzeitig Hilfe von einer Person benötigen. So ermöglicht die WBS, den Workflow-Prozess bereits in der Planungsphase zu optimieren. Dies bietet einen sehr wichtigen Aspekt der Projektarbeit: die Teamverantwortung für die Erledigung von Aufgaben. Aber wie plant man die beste Arbeitsstruktur für das Projekt?

Arbeitsstruktur

Die Struktur der Arbeitsteilung wird normalerweise in Form eines Baumes visualisiert, auf dem die Phasen des Projektlebenszyklus markiert sind, die in zunehmend detaillierte Ziele unterteilt sind. Dies erleichtert die Planung der Dauer der Aufgaben und der Kosten für deren Erledigung sowie die angemessene Verteilung der Verantwortlichkeiten unter den Teammitgliedern.

Dabei sollte man beachten, dass die WBS angibt, was umgesetzt werden soll, aber nicht die Frage “wie” beantwortet. Es ist auch wichtig, das Prinzip der Begrenzung des Detaillierungsgrads zu beachten. Dies hängt von der Art und den formalen Anforderungen des Projekts ab. Ein anderer Planungsgrad ist für die Produktion von medizinischen Geräten oder chemischen Reagenzien erforderlich als für die Organisation von Veranstaltungen oder Marketingkampagnen.

Die Arbeitsstruktur wird im PMBOK wie folgt definiert:

“Eine hierarchische Zerlegung des gesamten Arbeitsumfangs, der vom Projektteam zur Erreichung der Projektziele und zur Erstellung der erforderlichen Ergebnisse durchgeführt werden soll.”

Das Wort “gesamt” ist hier sehr wichtig, und die “100%-Regel” steht damit in Zusammenhang. Dies liegt daran, dass eine gut ausgearbeitete WBS alle Ziele des Projekts berücksichtigt: genau alles, was erreicht werden soll. Dazu gehört auch das Projektmanagement selbst. Mit anderen Worten, indem wir die Aufgaben von der untersten Ebene des Baumes ablesen, listen wir alle Komponenten der übergeordneten Ebene auf. Dies ist ein Prinzip, das in der Praxis sehr schwer zu befolgen ist. Es wird jedoch oft als effektives Werkzeug zitiert, um das sogenannte Scope Creep zu verhindern. Alles, was erreicht werden soll, zu spezifizieren, schließt die Hinzufügung neuer Aufgaben aus, die nicht in die vordefinierten Projektziele passen.

Verantwortung im Team

Die vom Team durchgeführten Aufgaben sind Teil eines Endziels, das durch gemeinsame Anstrengungen geschaffen wurde. In vielen Unternehmen und Projekten ist die Sichtbarkeit oder sogar Existenz dieses Ziels jedoch nicht offensichtlich. Daher ist eine gut geplante Aufgabenstruktur und ein klarer Workflow für das Projektteam die Grundlage für den Aufbau kollektiver Verantwortung.

Der Aufbau eines Gefühls von Teamverantwortung (Team/Kollektive Verantwortung) ermöglicht es den Teammitgliedern, die Ziele des Projekts besser zu verstehen und wie die geleistete Arbeit zur Erreichung dieser Ziele beiträgt. Dies erhöht die Motivation und das Engagement und verbessert die Teamleistung. Das Engagement für das größere Projekt und dessen erfolgreiche Umsetzung führt auch zu einer Loyalität der Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen und zu einer guten Atmosphäre. Mit anderen Worten, ein Verantwortungsbewusstsein innerhalb des Teams kann zu besseren Geschäftsergebnissen für das Unternehmen als Ganzes beitragen.

Zusammenfassung

Die Delegation von Aufgaben in einem Projekt ist eine Aufgabe für einen Projektmanager, um die Ziele effektiv zu erreichen. Zunächst hilft die WBS, den Umfang des Projekts zu organisieren – Gruppen ähnlicher Aufgaben zu isolieren, die Abhängigkeiten zwischen ihnen zu erkennen, die die Reihenfolge bestimmen, in der sie abgeschlossen werden, und auch die Verantwortung des Teams für die erledigten Aufgaben zu fördern, indem sie im Kontext kleinerer und größerer Ziele dargestellt werden, die das Unternehmen verfolgt.

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