Wie richtet man ein Projektteam ein? | #29 Einstieg in das Projektmanagement

Laut dem PMBOK ist ein Projektteam “eine Gruppe von Personen, die die Arbeit des Projekts verrichten, um die Ziele zu erreichen.” Dennoch glauben wir, dass eine solche Definition mindestens einen wichtigen Aspekt zur Erreichung des Projektziels auslässt: die Zusammenarbeit. Und darauf möchten wir uns heute konzentrieren, um die Frage zu beantworten, wie man ein Projektteam aufstellt.

Wie stellt man ein Projektteam auf? – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder
3. Persönlichkeiten im Team
4. Rollen im Team
5. Zusammenfassung

Einführung

Wenn ein Projektmanager damit beginnt, ein Projektteam aufzustellen, hat er oder sie bereits die Initiierungsphase des Projekts und einen Teil der Planungsphase abgeschlossen. Die Aufgabe ist einfacher, wenn das Projekt Personen innerhalb der Organisation einbezieht. Oft erfordert es jedoch, neue Spezialisten, externe Berater oder Freiberufler einzustellen.

Wenn das Projekt in einer großen Organisation stattfindet, reicht es aus, dass der Projektmanager den Umfang der Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der benötigten Spezialisten genau bestimmt. Das Personalwesen kümmert sich dann um die Rekrutierung geeigneter Kandidaten.

Wenn es sich jedoch um ein kleineres Unternehmen oder ein Start-up handelt, muss der Projektmanager die Auswahl geeigneter Kandidaten selbst übernehmen. Diese Aufgabe wird auch als “Akquisition des Projektteams” bezeichnet und konzentriert sich auf zwei Bereiche:

• Kompetenz und berufliche Erfahrung, und
• individuelle Persönlichkeitsmerkmale zukünftiger Kollegen.

Sie sind es, die eine Gruppe von Spezialisten bald zu einem Team machen werden. Nämlich, dass es während des gesamten Projekts effektiv zusammenarbeitet.

Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder

Die Definition der Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds ist zu Beginn der Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung. Dies liegt daran, dass es oft vorkommt, dass die Kompetenzen der Kollegen sich überschneiden. Der Projektmanager muss daher bestimmen, wer für die Umsetzung einer bestimmten Aufgabe verantwortlich ist. Auf der anderen Seite sollten die Personen, die gemeinsam an einem bestimmten Bereich des Projekts arbeiten, das Gefühl haben, dass sie die Verantwortung für dessen Erfolg teilen (gemeinsame Verantwortung).

Weitere Schwierigkeiten, mit denen der Projektmanager konfrontiert ist, zeigen sich in den Fragen:

• Wie identifizieren Sie, welche Spezialisten geeignet sind, um die Aufgaben zu erfüllen?
• Welche Werkzeuge werden sie benötigen? Und was folgt –
• Wie bestimmt man das Budget, das benötigt wird, um das Team zu vervollständigen?

Hier können wir nur auf die Fragen hinweisen. Die Antwort wird in jedem Projekt unterschiedlich sein.

Persönlichkeiten im Team

In einem Projektteam muss jedes Mitglied die richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen haben. Aber ebenso wichtig sind die Persönlichkeitsmerkmale, die das Team stark und kohärent machen. Wenn es um gemeinsame Merkmale geht, muss das Projektteam aus Personen bestehen, die:

• flexibel und anpassungsfähig an sich ändernde Bedingungen
• offen für neue Herausforderungen
• kooperativ
• bereit sind, Verantwortung für die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu übernehmen, und
• wissen, wie man mit Stress umgeht.

Dennoch ist die Vielfalt der Persönlichkeiten und Arbeitsstile ebenso wichtig. Dies ermöglicht es, ihre Stärken viel besser zu nutzen. Alle Teams profitieren von Individuen, die:

1. Ergebnisorientiert – konzentriert auf die Erreichung der bestmöglichen Ergebnisse und handlungsorientiert
2. Kreativ – ideenreich, zeigen ein hohes Maß an Innovation und die Fähigkeit, neue Lösungen zu finden
3. Menschenzentriert – für die andere Menschen, Beziehungen und gegenseitiges Verständnis am wichtigsten sind

Rollen im Team

Informelle Teamrollen entstehen spontan. Es ist jedoch wichtig, ihre Existenz und Dynamik während der Projektdurchführung zu beachten. Wichtige Rollen in einem Projektteam sind:

• Führer – achtet besonders auf die Effizienz des Teams,
• Vermittler – löst Konflikte und hilft dem Team, effizienter zu arbeiten
• Clown – derjenige, der andere zum Lachen bringt und die Stimmung des Teams verbessert,
• Erinnerer – erinnert immer an wichtige Fristen und Aufgaben,
• Koordinator – hilft dem Team, effizienter zu arbeiten, indem er die Arbeitselemente der einzelnen Mitglieder kombiniert,
• Mentor – oft ein erfahrener Teamkollege, der bereit ist, Erfahrungen und Wissen mit anderen zu teilen.

Informelle Rollen helfen dem Team, effektiv zu funktionieren und bessere Ergebnisse zu erzielen. Sie sollten jedoch nicht als Ersatz für formale Verantwortlichkeiten betrachtet werden.

Zusammenfassung

Die Wahl des Projektteams kann den Erfolg oder Misserfolg des gesamten Projekts bestimmen. Deshalb ist es so wichtig, dass das Team aus Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Persönlichkeiten, unterschiedlichen Erfahrungen und Arbeitsstilen besteht. Wenn der Projektmanager die Kollegen richtig auswählt, werden sie natürlich die informellen Rollen übernehmen, um ein kohärentes Team zu bilden, was die Erfolgschancen und die weitere fruchtbare Zusammenarbeit erhöht.

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