Wie schreibt man einen überzeugenden Business Case? | #35 Einstieg ins Projektmanagement

Die geschäftliche Begründung oder der Business Case ist eines der wichtigsten Dokumente, die von einem Projektmanager erstellt werden. Schließlich wird es die Stakeholder überzeugen und letztendlich bestimmen, ob das Projekt Unterstützung, Finanzierung erhält und umgesetzt wird. Wie schreibt man also einen so überzeugenden Business Case?

Wie schreibt man einen überzeugenden Business Case? – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Warum dieses Projekt verfolgen? Definieren Sie klar den geschäftlichen Bedarf
3. Was werden wir tun? Beschreiben Sie den Umfang des Projekts
4. Wie werden wir arbeiten? Skizzieren Sie den Zeitplan
5. Wie viel wird es kosten? Bereiten Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse vor
6. Ist das Ziel den Aufwand wert? Listen Sie die gewünschten Ergebnisse auf
7. Zusammenfassung

Einführung

Die Definition eines Business Case im neuesten PMBOK ist sehr breit gefasst. Sie lautet wie folgt:

“Ein Business Case ist ein Wertangebot für ein vorgeschlagenes Projekt, das finanzielle und nicht-finanzielle Vorteile umfassen kann.”

Aus einer so kurzen Erklärung ist es schwierig abzuleiten, wie man ein Dokument vorbereitet, das die Stakeholder überzeugt. Welchen Business Case sollte man also für das geplante Projekt schreiben?

Der Business Case erfordert größtmögliche Klarheit. Deshalb ist es eine gute Idee, zu versuchen, es so zu erklären, als würden Sie mit einem Kind – real oder vorgestellt – darüber sprechen, worum es bei unserem Vorhaben geht. Warum wollen wir das Projekt durchführen und was wollen wir tun? Wie werden wir es erreichen und wer ist unsere Zielgruppe?

Warum ist dieses Projekt wert, verfolgt zu werden? Definieren Sie klar den geschäftlichen Bedarf

Der erste Schritt zu einem guten Business Case besteht darin, den Bedarf, den der Zweck des Projekts anspricht, und den geschäftlichen Nutzen für die Organisation klar zu definieren. Mit anderen Worten, es ist eine Antwort auf die Frage, warum das Projekt umgesetzt werden soll.

Um diese zu beantworten, müssen wir vorbereiten:

• vorläufige Geschäftsanforderungen,
• detaillierte Informationen zu Zielen und Vorgaben,
• eine Skizze des zukünftigen Zustands der Organisation, die von der Erreichung des Ziels profitiert.

Der Projektmanager wird die Details des geschäftlichen Bedarfs in die Projektcharta eintragen, nachdem die ersten Stakeholder-Zustimmungen und die Entscheidung zur Überführung des Projekts in die Planungsphase getroffen wurden.

Was werden wir tun? Beschreiben Sie den Umfang des Projekts

Der nächste Schritt besteht darin, den Umfang des Projekts darzustellen. Die Begründung dafür muss verständlich die geplanten Aufgaben mit dem geschäftlichen Bedarf verknüpfen. Auf diese Weise wird erklärt, warum das Projekt verfolgt werden sollte. Sie müssen die Stakeholder überzeugen, dass der geschäftliche Bedarf die Investition wert und dringend ist, sodass er zu diesem Zeitpunkt angesprochen wird.

Es ist auch erwähnenswert, welche technischen Lösungen und Innovationen wir einsetzen wollen. Wenn wir fortschrittliche Lösungen und spezialisierte Geräte oder Software in Anspruch nehmen, wird unsere Begründung klarer, wenn wir die grundlegenden Konzepte erklären und Fachjargon vermeiden.

Wie werden wir arbeiten? Skizzieren Sie den Zeitplan

Jetzt ist es an der Zeit, den Arbeitszeitplan des Projekts zu skizzieren. Hier müssen Sie Meilensteine erwähnen und in ein oder zwei Sätzen die erwarteten Ergebnisse beschreiben. Dies ermöglicht es den Stakeholdern, nicht nur den Umfang zu verstehen, sondern auch, wie das Projekt umgesetzt wird. Es wird auch sofort eine Vorstellung von der Größe des Teams und der benötigten Zeit geben, um die ersten Ergebnisse unseres Projekts zu erzielen.

Wie viel wird es kosten? Bereiten Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse vor

Eine Kostenanalyse zu liefern, ermöglicht es den Stakeholdern, eine Entscheidung über die Projektfinanzierung zu treffen. Sie sollte so genau wie möglich darstellen:

• den Gesamtbetrag – basierend auf einer soliden Analyse der Kosten und der erforderlichen Ressourcen, die mit dem Projekt verbunden sind,
• Teilbeträge nach Meilensteinen oder Jahren, wenn ein langfristiges Projekt umgesetzt wird.

Obwohl der Business Case nur allgemeine Beträge erfordert, benötigen Sie in späteren Phasen des Projektlebenszyklus detaillierte Finanzdaten und Analysen. Deshalb ist es sinnvoll, bereits zu Beginn Schätzungen vorzubereiten, damit die Stakeholder wissen, dass der Projektmanager mit den Kosten der Umsetzung des Projekts vertraut ist.

Ist das Ziel den Aufwand wert? Listen Sie die gewünschten Ergebnisse auf

Der letzte Schritt besteht darin, die gewünschten Ergebnisse des Projekts festzuhalten. Dies ist eine prägnante Vision des zukünftigen Zustands, die die Vorteile für jede Stakeholder-Gruppe klar beschreibt. Sie sollten es:

• prägnant,
• frei von Fachjargon,
• mit visuellen Darstellungen, die Daten und gewünschte Ergebnisse enthalten,
• realistisch.

Berücksichtigen Sie die Implikationen des letzten Punktes, da die Aktivitäten des Projektteams während der Umsetzung unter die Lupe genommen werden und mit den festgelegten gewünschten Ergebnissen des Projekts verglichen werden. Wenn sie ehrgeizig, aber ausreichend vorsichtig sind, werden Sie sie sicher erreichen und das Projekt bleibt im Einklang mit den Bedürfnissen und erzielt die beabsichtigten Ergebnisse.

Zusammenfassung

Ein überzeugender Business Case sollte Folgendes enthalten: einen klar definierten geschäftlichen Bedarf, den Projektumfang, den Zeitplan, die Kosten-Nutzen-Analyse und das gewünschte Ergebnis.

Die Präsentation eines Business Case kommuniziert effektiv den Wert des Projekts an die Stakeholder. Wie das PMBOK feststellt, “sollten die gewünschten Ergebnisse klar beschrieben, iterativ bewertet und während des gesamten Projekts aktualisiert werden.” Daher sollten Projektmanager das Projekt regelmäßig aus der Perspektive des Business Case während des gesamten Projekts bewerten. Auf diese Weise können sie am einfachsten sicherstellen, dass es im Einklang mit den Bedürfnissen bleibt und auf das mit den Stakeholdern vereinbarte Ziel hinarbeitet.

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