Risikomanagement in Projekten und Werkzeuge zur Erleichterung | #38 Einstieg in das Projektmanagement

Die Risikoanalyse hilft, die Chancen auf den erfolgreichen Abschluss eines Projekts zu erhöhen. Aber welche Arten von Risiken können ein Projekt bedrohen? Welche Werkzeuge sollten eingesetzt werden, um sie rechtzeitig zu identifizieren?

Risikoanalyse – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Arten von Risiken in Projekten
3. Technische Risiken
4. Ressourcensrisiken
5. Risiken im Geschäftsumfeld
6. Werkzeuge zur Risikoanalyse
7. Ishikawa-Diagramm
8. Risiko-Matrix
9. Zusammenfassung

Einführung

Die Risikoanalyse ist ein Schlüsselbestandteil des Projektmanagements, da sie ermöglicht:

• Identifikation,
• Bewertung und
• Reaktion auf potenzielle Risiken, deren Übersehen das gesamte Projekt gefährden könnte.

Laut dem Bericht des Project Management Institute (PMI) von 2021 scheitern fast die Hälfte der Projekte daran, ihre Ziele zu erreichen, und mehr als die Hälfte liegt hinter dem Zeitplan oder über dem Budget.

Arten von Risiken in Projekten

Die drei häufigsten Risiken, die die meisten Unternehmensprojekte betreffen, sind:

• Technisches Risiko – bezieht sich auf Probleme im Zusammenhang mit Software, Hardware oder Prozessen, die die Umsetzung des Projekts verhindern können
• Ressourcensrisiko – umfasst Probleme im Zusammenhang mit der Verfügbarkeit von Ressourcen, wie Mitarbeitern, Budget oder Zeit
• Risiko im Geschäftsumfeld – betrifft Probleme wie Änderungen in Vorschriften oder Wettbewerb.

Schauen wir uns jede dieser Risiken genauer an, um zu sehen, wie man sie identifizieren, analysieren und darauf reagieren kann.

Technische Risiken

Um technische Risiken effektiv zu identifizieren und zu analysieren, müssen Sie eine detaillierte Analyse der technischen Spezifikationen des Projekts durchführen, indem Sie diese Fragen beantworten:

• Welche Aufgaben erfordern den Einsatz innovativer Technologien?
• Hat die Organisation ein Team, um die technologische Seite des Projekts zu entwickeln, umzusetzen und zu betreiben? Wenn nicht,
• Welchen Lösungsanbieter sollte man wählen und wie sollte man einen Vertrag mit den Auftragnehmern formulieren?

Sie sollten auch eine szenariobasierte Risikoanalyse durchführen, um potenzielle Probleme und deren Folgen zu erkennen. Um technische Risiken zu minimieren, sollten Sie besonderes Augenmerk auf die Qualitätskontrolle im Projekt legen und regelmäßige Tests und Wartungen vorsehen. Ein Notfallplan kann ebenfalls in Betracht gezogen werden. Der Projektmanager sollte auch über technologische Innovationen informiert bleiben und sich mit Experten auf dem Gebiet, in dem das Projekt umgesetzt wird, beraten.

Ressourcensrisiken

Die Minimierung von Ressourcensrisiken erfordert eine Analyse der Verfügbarkeit von Fachkräften und qualifizierten Arbeitskräften, der realistischen Verfügbarkeit des Budgets und der Zeit für die ununterbrochene Ausführung von Aufgaben.

Bei der Analyse dieser Art von Risiko sollte der Projektmanager folgende Fragen stellen:

1. Hat die Organisation genügend Spezialisten in den Schlüsselbereichen des Projekts, wie Programmierung, Design oder Finanzierung, zum Beispiel?
2. Gibt es angemessene Verfahren und Werkzeuge für das Ressourcenmanagement, wie Ressourcenplanung oder Berichterstattung?
3. Beinhaltet das Projektbudget ausreichende Mittel, um Ressourcen nach Bedarf zu rekrutieren oder auszulagern?

Risiken im Zusammenhang mit dem Geschäftsumfeld

Geschäftsrisiken stehen hauptsächlich im Zusammenhang mit dem dynamischen Wettbewerb. Sie können sich auch auf neue Vorschriften beziehen, die das Budget oder den Zeitrahmen des Projekts betreffen. Gute Beispiele sind die Notwendigkeit der Zertifizierung von Lösungen oder offiziellen Verfahren, die der Einführung des Ergebnisses auf dem Markt oder der Fortsetzung des Projekts vorausgehen.

Beispielfragen, die dem Projektmanager helfen können, Geschäftsrisiken zu analysieren, sind:

1. Sind wir uns potenzieller regulatorischer Änderungen in der Branche, in der unser Projekt tätig ist, bewusst?
2. Haben wir potenzielle Bedrohungen durch Wettbewerber, wie neue Produkte oder Dienstleistungen, analysiert?
3. Haben wir einen Notfallplan für den Fall von ungünstigen Veränderungen im Geschäftsumfeld, wie einen Rückgang der Nachfrage nach unserem Produkt oder unserer Dienstleistung?

Werkzeuge zur Risikoanalyse

Für die erste Risikoanalyse eignet sich eine weit verbreitete SWOT-Analyse gut. Bei einer gründlichen Diagnose von technologischen, ressourcen- und geschäftsbezogenen Risiken ist es jedoch besser, auf spezialisierte Werkzeuge zurückzugreifen. Die folgenden sind für ihre Effektivität bekannt:

• Ishikawa-Diagramm, auch Fischgrätdiagramm genannt, wegen seiner charakteristischen Form, und
• Risiko-Matrix.

Ishikawa-Diagramm

Das Ishikawa-Diagramm ist ein Werkzeug zur Identifizierung und Analyse der Ursachen von Problemen und potenziellen Risiken. Es wurde von Dr. Kaoru Ishikawa, einem japanischen Ingenieur und Qualitätsberater, entwickelt. Ishikawa war ein bekannter Dozent und Experte für Qualitätsmanagement und der Schöpfer vieler anderer qualitätsbezogener Werkzeuge und Methoden, wie dem Pareto-Diagramm und dem Histogramm-Diagramm. Ishikawa arbeitete hauptsächlich in der Industrie, aber seine Werkzeuge und Methoden fanden auch Anwendung in anderen Bereichen, einschließlich des Projektmanagements.

Das Ishikawa-Diagramm stellt ein Problem in Form eines Ursache-Wirkungs-Diagramms dar, aus dem die Hauptursachen des Problems abgeleitet werden können. Unter anderem kann es eine Bewertung liefern, die darauf abzielt, technische Risiken zu entdecken. Dies liegt daran, dass es potenzielle Mängel oder Probleme im Zusammenhang mit der Technologie identifizieren und deren Ursachen bestimmen kann.

Risiko-Matrix

Die Risiko-Matrix erschien erstmals in den 1950er Jahren in der Luftfahrtindustrie, wo sie zur Bewertung von Flugzeugsicherheitsrisiken angewendet wurde. Das Werkzeug ist nicht nur im Projektmanagement, sondern auch in der Wirtschaft, Wissenschaft oder Sicherheitsanalyse beliebt.

Die Risiko-Matrix ermöglicht es, das Risikoniveau für jede Gefahr zu bestimmen, indem ihr ein Gewicht basierend auf der Wahrscheinlichkeit des Auftretens und den Auswirkungen zugewiesen wird. Es handelt sich um eine einfache Tabelle, in der die Zeilen die verschiedenen Risiken und die Spalten die Wahrscheinlichkeit des Auftretens und die Auswirkungen darstellen.

Das Diagramm der Risiko-Matrix besteht aus Quadraten, die einzelne Risiken darstellen. Jede Gefahr wird einem von vier Quadraten zugeordnet, die dem Risikoniveau entsprechen:

• niedrig,
• mittel,
• hoch oder
• sehr hoch.

Die Quadrate geben Informationen über die Wahrscheinlichkeit des Auftretens und die Folgen des Risikos. Durch den Einsatz der Risiko-Matrix kann der Projektmanager identifizieren, welche Risiken mit dem Projekt verbunden sind, und überlegen, welche Maßnahmen ergreifen werden sollten, um sie zu minimieren.

Zusammenfassung

Die Risikoanalyse identifiziert, bewertet und reagiert auf potenzielle Risiken, die den Erfolg eines Projekts beeinträchtigen könnten. Die Volatilität des heutigen Geschäftsumfelds macht es jedoch zunehmend schwierig, Analysen durchzuführen und genaue Schlussfolgerungen zu ziehen. Neue Risikotypen entstehen, die beispielsweise mit Cybersicherheit, Inflation oder der Verfügbarkeit von Rohstoffen zusammenhängen. Daher ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Risikoanalyse ein fortlaufender, wiederholter und aktualisierter Prozess ist, der während des gesamten Projekts stattfindet.

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