Warum Projektmanagement-Software verwenden? | #10 Einstieg ins Projektmanagement

Erfordert die Umsetzung jedes Projekts die Verwendung von Software? Vermutlich nicht. Ist es jedoch sinnvoll, komplizierte Berechnungen im Kopf anzustellen, wenn ein Taschenrechner zur Hand ist, wenn Zeit und Genauigkeit des Ergebnisses wichtig sind? Ist es sinnvoll, zu einem Meeting mit einem Ordner voller Notizen zu kommen, wenn die Teilnehmer eine interessante und prägnante Präsentation lesen möchten?

Projektmanagement-Software – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Zeit sparen
3. Den Status des Projekts überwachen
4. Informationen bereitstellen
5. Projektkontinuität gewährleisten
6. Zusammenfassung

Warum Projektmanagement-Software verwenden? Einführung

Niemand muss wahrscheinlich überzeugt werden, Projektmanagement-Software zu verwenden. Besonders wenn es um große und komplexe Projekte geht, die einfach nicht auf Papier durchgeführt werden können. Es ist jedoch sinnvoll, die Vorteile der Verwendung von Projektmanagement-Software zu klären. Zuerst sollten wir überlegen, ob wir in unserer PM-Praxis all diese Bereiche im Griff haben. Zweitens können wir die Software auswählen, die am besten zu den Besonderheiten unserer Projekte und der Teamarbeit passt.

Wir möchten vier Bereiche hervorheben, deren Verbesserung für die Nutzer von Projektmanagement-Software entscheidend ist. Diese sind:

• Zeit sparen
• Den Status des Projekts überwachen
• Verfügbarkeit von Informationen sichern
• Projektkontinuität gewährleisten

Wir werden sie im Folgenden nacheinander betrachten, gefolgt von einer Diskussion über Softwarefunktionen, die erwähnenswert sind, sowie einem Blick auf einige der beliebtesten Lösungen, die auf dem Markt erhältlich sind.

Zeit sparen

Die zeitlichen Einsparungen durch die Software liegen hauptsächlich in der verbesserten Projektorganisation. Dies bedeutet einfache Planung und flexible Skizzierung des Projektrahmens. Die Erstellung eines Projektauftrags oder eines Gantt-Diagramms ist viel einfacher und praktischer, wenn sie sofort in dem Programm erfolgt, das wir später zur Verwaltung des Projekts verwenden werden.

Tatsächlich können anstelle der Verwendung externer Werkzeuge die Pläne im Verlauf des Projekts mit detaillierten Aufgaben ergänzt werden, die auf Kanban-Boards oder im Projekt-Backlog veröffentlicht werden. Dies bietet eine vollständig realistische Messung der für bestimmte Aufgaben von konkreten Projektteammitgliedern aufgewendeten Zeit.

Wenn es jedoch um das Zeitmanagement im Projekt geht, ist die Wahl der Software selbst und ob sie dem Team bereits vertraut ist, von erheblicher Bedeutung. Schließlich variieren Projektmanagement-Programme erheblich in ihrer Komplexität, und die Lernkurve kann schwierig zu navigieren sein. Während Firmbee eine transparente Umgebung ist, die alle benötigten Werkzeuge zur Verwaltung eines Projekts enthält, ist Jira ein kolossales und sehr komplexes Werkzeug, das die Automatisierung von Aufgaben und Integrationen mit externen Programmen ermöglicht.

Den Status des Projekts überwachen

Der zweite Schwerpunkt der Projektmanagement-Software ist die Echtzeitüberwachung des Projektstatus. Jedes Programm enthält analytische Werkzeuge zur Visualisierung von Statistiken. Sie zeigen unter anderem:

• den aktuellen Status der Umsetzung von Aufgaben – wie viele Aufgaben abgeschlossen wurden und zu welchem Zeitpunkt, wer welche Aufgaben abgeschlossen hat,
• den Vergleich realer Ergebnisse mit Annahmen – zum Beispiel mithilfe eines Diagramms, das die durchschnittliche Zeit einer Aufgabe mit ihrem tatsächlichen Verlauf vergleicht,
• den Stand der Budgetumsetzung, sowie
• vorausschauende Werkzeuge zur Bewertung ob die Dinge in die richtige Richtung gehen.

Informationen bereitstellen

Ein weiteres Problem, das die Software zu lösen hilft, ist die Echtzeitverfügbarkeit von Projektinformationen für das Team und die Stakeholder. Die Hauptvorteile von Projektmanagement-Software sind die Möglichkeit, sich jederzeit einzuloggen, sowie die Differenzierung von Berechtigungen – zum Beispiel zum Bearbeiten von Aufgaben oder zum Anzeigen der Leistungsstatistiken einzelner Teammitglieder. Einem Kunden kann beispielsweise die Möglichkeit gegeben werden, die in einer bestimmten Woche abgeschlossenen Aufgaben einzusehen, jedoch nicht die Berechtigung, die Liste der in den folgenden Tagen zu erledigenden Aufgaben zu bearbeiten.

Mit einem Wort, der dritte wichtige Bereich ist, die Aufrechterhaltung der Ordnung im Projekt sowie die Transparenz der Kommunikation zu erleichtern. Nicht zuletzt hilft die Verwendung eines bearbeiteten, in Echtzeit erstellten, kollaborativen Projektdokuments, ein Gefühl der Teamzugehörigkeit und Verantwortung für die Erledigung der zugewiesenen Aufgaben zu schaffen, die zum Projektziel beitragen.

Projektkontinuität gewährleisten

Ein wichtiger, aber oft übersehener Vorteil der Verwendung von Projektmanagement-Software ist, dass sie die Kontinuität im Falle von Personalwechseln aufrechterhält. Diese können sowohl den Projektleiter als auch andere Teammitglieder betreffen. Dank der Verfügbarkeit historischer Projektdaten und analytischer Werkzeuge kann sich eine neue Person relativ leicht ein Bild von der Situation machen und schnell in neue Aufgaben eingearbeitet werden. Ohne die vollständige Projektdokumentation zu überprüfen, kann sie unter anderem auch herausfinden, was bereits erledigt wurde, welche Aufgaben dem Team Schwierigkeiten bereiten und ob das Projekt gemäß dem Zeitplan und Budget umgesetzt wird.

Zusammenfassung

Projektmanagement-Software reduziert die Zeit, die zur Durchführung von Projekten benötigt wird. Von der Planung über die Delegierung von Aufgaben bis hin zur Überprüfung ihrer Erledigung durch die Teammitglieder, was nicht jedes Mal vom Projektleiter dokumentiert werden muss. All diese Schritte werden effizienter durchgeführt. Daher lohnt es sich, Zeit in das Erlernen des richtigen Programms zu investieren.

Es erleichtert auch die Überwachung der aktuellen Situation und stellt sicher, dass alle Stakeholder jederzeit Zugang zu projektbezogenen Informationen haben, die sie betreffen. Wir müssen hinzufügen, dass es eine erhebliche Bequemlichkeit ist, alle Daten an einem Ort zu haben, wo es einfach ist, einen Überblick zu bekommen. Diese Funktionen erleichtern auch die Gewährleistung der Projektkontinuität, selbst im Falle radikaler Personalwechsel.

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