Was bedeutet es, dass ein Projekt erfolgreich ist? Ist das einzige Kriterium die Lieferung von Ergebnissen innerhalb des festgelegten Zeitrahmens und die Einhaltung der Ausgaben innerhalb des geplanten Budgets? Aber was ist, wenn das realisierte Ziel des Projekts nicht den Erwartungen des Kunden entspricht? Oder andersherum, die Kriterien verfehlt, die von den Stakeholdern als wichtig erachtet werden? In dem heutigen Artikel diskutieren wir die Definition von Erfolg im Projektmanagement.

Definition von Erfolg im Projektmanagement – Inhaltsverzeichnis:

  1. Einführung
  2. Definition des Projekterfolgs
  3. Definition von Abschluss- vs. Abnahmekriterien
  4. KPIs. Nachlaufende Indikatoren
  5. Zusammenfassung

Einführung

Jedes Projekt wird von seinen eigenen Gesetzen geleitet. Daher müssen wir, ebenso wie die Methode der Projektdurchführung, die Erfolgskriterien jedes Mal an die Besonderheiten eines bestimmten Projekts anpassen. Auf der einen Seite kann es entscheidend sein, eine technische Definition des Abschlusses zu erstellen, auf der anderen Seite – Abnahmekriterien, die aus der Sicht des Empfängers der Projektergebnisse formuliert sind. Für viele Projekte ist es hingegen ebenso wichtig, angemessene KPIs zu erstellen, d.h. Schlüsselindikatoren für die Leistung, die eine multidimensionale Bewertung der Projektdurchführung ermöglichen.

Definition des Projekterfolgs

Bereits während der Arbeit an der Vision für das Projekt fragen sich die Stakeholder, wie die Definition von Erfolg aussehen wird. Für viele Projekte wird der Zeitrahmen entscheidend sein – schließlich, was nützt es, eine aufwendige Weihnachtsfeier für Investoren zu organisieren, wenn sie im Januar stattfindet? Vielleicht wird in diesem Fall das Überschreiten des Budgets weniger wichtig sein als sogar ein eintägiger Zeitverzug.

Im Falle der Durchführung eines Wohltanzballs könnte es sich als genau das Gegenteil herausstellen – wir können das Datum der Veranstaltung verschieben, um die Kosten für die Anmietung des Saals zu senken. Wenn wir hingegen eine Feier organisieren, die darauf abzielt, lokale Produkte zu verkosten, treten sowohl die Zeit als auch die Kosten der Durchführung hinter die Priorität der Qualität zurück. Wir müssen die Organisation mit der Verfügbarkeit der besten saisonalen Lebensmittel in Einklang bringen.

Schließlich ist laut PMBOK der wichtigste Faktor für den Erfolg eines Projekts dessen Ergebnis, gesehen aus der Perspektive des Kunden oder, im Falle interner Projekte, aus der Perspektive des Endbenutzers. Aber wie kann man eine Definition von Erfolg im Projektmanagement erstellen, die das Projektteam während der Arbeit an detaillierten Aufgaben begleitet und gleichzeitig für die Stakeholder klar ist?

Erfolg im Projektmanagement

Definition von Abschluss- vs. Abnahmekriterien

Die Definition von Erfolg im Projektmanagement wird in der Regel vom Projektmanager in Zusammenarbeit mit den Stakeholdern erstellt. Sie sind diejenigen, die zustimmen müssen, die Kriterien festzulegen, die das Endergebnis erfüllen muss, um als Erfolg betrachtet zu werden. Ihre Meinung ist auch entscheidend bei der Bewertung des Ergebnisses.

Es ist daher wichtig, dass zu Beginn eines Projekts so klar wie möglich ist, nicht nur was das Ergebnis sein sollte, sondern auch wie überprüft wird, ob es die Erfolgskriterien erfüllt. Um diesen Punkt klarer zu machen, verwenden wir die Terminologie, die in Scrum-Projekten verwendet wird. Dies sind die “Definition des Abschlusses” und “Abnahmekriterien”. Der Unterschied zwischen den beiden wird deutlich, wenn wir das Beispiel eines Projekts betrachten, das darauf abzielt, eine Unternehmenswebsite zu erstellen.

Die Abschlussdefinition wird eine technische Beschreibung der Seite liefern: Sie wird ordnungsgemäß gesichert sein, aus einer Startseite und vier Unterseiten bestehen, und es wird ein Anmeldepanel für Kunden im Header geben. Mit anderen Worten, mit der Abschlussdefinition weiß das Projektteam, was es umsetzen wird.

Andererseits weiß das Projektteam durch die klare Definition der Abnahmekriterien, warum es all diese Aktivitäten durchführen wird und wie die geleistete Arbeit in Geschäftswert übersetzt wird. Die Abnahmekriterien werden somit verwendet, um zu überprüfen, ob das Ergebnis des Projekts aus der Sicht des Benutzers zufriedenstellend ist. Anhand des obigen Beispiels wird die Website auf verschiedenen Geräten leicht angezeigt und ermöglicht es dem Benutzer, nach Eingabe von Benutzername und Passwort zum Kundenpanel zu gelangen.

Wenn wir einen Moment zu dem Beispiel der Veranstaltungsorganisation zurückkehren, könnte die Definition des Projektabschlusses Folgendes umfassen:

  • Datum und Ort der Veranstaltung,
  • die Anzahl der Gäste, für die Plätze vorbereitet wurden,
  • Menü,
  • musikalische Begleitung bereitgestellt.

Die Abnahmekriterien hingegen können sich auf die erwartete Erfahrung der Partygäste beziehen, zum Beispiel:

  • die Geräumigkeit der Räumlichkeiten,
  • die Qualität der servierten Getränke,
  • gleichzeitiges Servieren von Speisen an alle Gäste, die an einem Tisch sitzen.

KPIs. Nachlaufende Indikatoren

Key Performance Indicators (KPIs) sind entscheidende Faktoren für den Erfolg im Projektmanagement, um zu bewerten, ob die grundlegenden Ziele erreicht werden. Nachlaufende Indikatoren können verwendet werden, um den Erfolg der Projektdurchführung zu bewerten. Die Vorhersage des endgültigen Wertes der KPIs ermöglicht es, die minimalen Kriterien zu definieren, die erfüllt sein müssen, um von Projekterfolg zu sprechen. Sie sind jedoch nur geeignet zur Bewertung messbarer Ergebnisse wie:

  • Kosten der Aufgabenerfüllung
  • Termintreue der Ausführung
  • die Anzahl der Arbeitsstunden oder anderer Ressourcen, die zur Umsetzung des Projekts verwendet wurden
  • Umweltbelastung
  • Übersetzung des Arbeitsaufwands in Gewinn für die Organisation.

Es gibt Hunderte von Indikatoren, die zu diesem Zweck in der Managementpraxis verwendet werden, daher ist ihre Auswahl zu Beginn des Projekts eine der wichtigen Aufgaben des Projektmanagers. Schließlich geht es nicht darum, alles zu messen, sondern nur das, was wirklich relevante Informationen über den Status des Projekts und den Erfolg im Projektmanagement liefert. Es sollten nicht mehr als 20 sein, während bei kleineren Projekten ihre Anzahl 5 nicht überschreiten sollte.

Zusammenfassung

Der Erfolg im Projektmanagement hängt nicht nur von dem Aufwand ab, der betrieben wird, der Marktsituation und der effektiven Führung. Es ist auch entscheidend, genau zu definieren, was wir als Erfolg betrachten. Und sogar zusätzliche Faktoren, die nicht vorhersehbar sind. Schließlich kann aus der Sicht des Kunden eine improvisierte Lösung in letzter Minute sehr zufriedenstellend sein. Lassen Sie uns jedoch besser die Improvisation unter den kühnen Strategien zur Rettung von Projekten in letzter Minute belassen, die in Gefahr sind zu scheitern, anstatt täglich durchdachte Definitionen von Erfolg und Projektabschluss sowie gut formulierte Abnahmekriterien anzuwenden.

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Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline eine Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

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The most important questions

  1. Welche Kriterien werden bei der Definition aller Projekte berücksichtigt?

    Es gibt keine universelle Definition von Projekterfolg, aber in fast allen sind die wichtigen Erfolgsfaktoren das gleichzeitige Einhalten des Fertigstellungstermins, das Einhalten des Projektbudgets und die Lieferung eines Ergebnisses, das den Kunden zufriedenstellt.

  2. Können KPIs verwendet werden, um ein abgeschlossenes Projekt zu bewerten?

    Unter den KPIs kann man zwischen fortgeschrittenen und nachlaufenden Indikatoren unterscheiden. Erstere werden verwendet, um den Fortschritt eines Projekts basierend auf dem Arbeitstempo und der bisherigen Ressourcennutzung vorherzusagen. Nachlaufende Indikatoren hingegen werden verwendet, um den aktuellen Stand - zum Beispiel ein abgeschlossenes Projekt - basierend auf während der Umsetzung gesammelten Daten zusammenzufassen.

Getting started with project management:

  1. Was ist Projektmanagement?
  2. Was ist ein Projekt?
  3. Priorisierung von Projekten
  4. Bereiche der Projektaktivität
  5. Definition von Erfolg im Projektmanagement
  6. Warum Projektmanagement-Software verwenden?
  7. Übersicht über Projektmanagement-Software
  8. Projektlebenszyklus
  9. Projektziel. Was ist es und wie definiert man es gut?
  10. Was ist die Projektvision?
  11. Projektinitiierungsphase - worauf sollte man achten?
  12. Der Bereich der Planung im Projektmanagement
  13. Was ist ein Projektzeitplan und wofür wird er verwendet?
  14. Wie verwendet man Meilensteine in einem Projekt?
  15. Projektversagen. 5 Gründe, warum Projekte scheitern
  16. Bedeutung des Projektabschlusses
  17. Projektdurchführung
  18. Projektmanagementmethoden
  19. Arten von Projekten
  20. Die nützlichsten Fähigkeiten eines Projektmanagers
  21. Wie wird man Projektmanager?
  22. Wie bereitet man einen erfolgreichen Notfallplan für ein Projekt vor?
  23. 5 Bücher, die jeder Projektmanager lesen sollte
  24. Wie richtet man ein Projektteam ein?
  25. Arbeitsstruktur - wie man Arbeit in einem Projekt delegiert?
  26. Die wichtigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Projektmanagers
  27. Wie man Projekte verwaltet?
  28. Wie wählt man die beste Projektmanagement-Software aus?
  29. Wie führt man ein Team während der hybriden Arbeit?
  30. Herausforderungen, mit denen Projektmanager konfrontiert sind, wenn sie mit einem Team arbeiten
  31. Arten von Projektbesprechungen
  32. 4 Beispiele für Projekte
  33. Wie man einen überzeugenden schreibt
  34. Machbarkeitsstudie – Können wir dieses Projekt umsetzen?
  35. Wie definiert man den Umfang eines Projekts und vermeidet Scope Creep?
  36. Risikomanagement in Projekten und Werkzeuge zur Erleichterung davon
  37. Wie erstellt man ein Projektbudget?
  38. Zeitmanagement im Projekt
  39. Was ist ein Stakeholder-Register?
  40. Gantt-Diagramm in der Projektmanagementplanung
  41. Wie erstellt man ein Projektrisiko-Register?
  42. Quellen und Bereiche des Wandels im Projekt
  43. Projektmanagement-Änderungsmodelle
  44. Projektmarketing
  45. Projekt-Risikomanagementstrategien
  46. Wie erstellt man ein Projektauftrag?