Wie erstellt man ein Projektauftrag? | #39 Einstieg in das Projektmanagement

Projektcharta sind das A und O des Projektmanagements. Sie bieten einen klaren und prägnanten Überblick über die Ziele und Vorgaben des Projekts. Die Charta ist ein entscheidendes Dokument für alle Beteiligten, einschließlich des Projektleiters, der Projektteammitglieder sowie des Managements der Organisation. Sie bildet die formale Grundlage des gesamten Projekts, da sie dem Projektleiter die Autorität verleiht, das Projekt zu starten und fortzuführen, sowie die Ziele, den Umfang und die erwarteten Ergebnisse definiert.

Projektcharta – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Was sollte der Projektleiter in die Projektcharta aufnehmen?
3. Begründung für die Durchführung des Projekts
4. Projektziel
5. Umfang des Projekts
6. Lieferergebnisse
7. Projektzeitrahmen
8. Projektbudget und Ressourcenverteilung
9. Projektrisiken
10. Wie unterscheidet sich die Projektcharta vom Business Case?
11. Zusammenfassung

Einführung

Laut PMBOK ist die Projektcharta eines der wichtigsten Dokumente, die die Projektstrategie beschreiben. Sie wird definiert als:

“Ein Dokument, das vom Projektinitiator oder Sponsor ausgegeben wird und formal die Existenz eines Projekts autorisiert und dem Projektleiter die Autorität verleiht, organisatorische Ressourcen für Projektaktivitäten einzusetzen.”

Die Projektcharta wird in der Regel zu Beginn formuliert und bleibt unverändert. Während der Umsetzung von Aufgaben sind jedoch kleinere Anpassungen erlaubt. Was sollte jedoch der Inhalt des Dokuments sein und wie sollte es vorbereitet werden?

Was sollte ein Projektleiter in eine Projektcharta aufnehmen?

Der Umfang der Projektcharta hängt von der Größe und Art des Projekts ab, das umgesetzt wird. Sie sollte jedoch die folgenden Elemente enthalten:

• die Begründung für die Durchführung des Projekts,
• Projektziele,
• Projektumfang,
• Ergebnisse,
• Projektzeitplan,
• Projektbudget,
• Risiken im Design.

Die Projektcharta sollte auch Kontaktinformationen für den Projektleiter und wichtige Stakeholder enthalten.

Begründung für die Durchführung des Projekts

Bei der Vorbereitung einer kurzen Begründung für den Beginn eines Projekts ist es ratsam, den im Voraus erstellten Business Case zu verwenden. Er sollte in einfacher Sprache verfasst sein, damit er von einer Person, die sich zum ersten Mal mit dem Projekt beschäftigt, verstanden werden kann. In der Regel sind ein oder zwei erläuternde Absätze ausreichend:

• Was ist der geschäftliche Hintergrund des Projekts?
• Welches Problem löst das Projekt oder welche Gelegenheit ermöglicht es, zu nutzen? und
• Was sind die erwarteten Ergebnisse des Projekts?

Projektziel

Es ist nicht sinnvoll, alle Ziele in die Projektcharta aufzunehmen. Es ist besser, sich auf das Hauptziel und die Ziele, die direkt darunter stehen, zu konzentrieren. Schließlich sollte die Beschreibung des Projektziels im Business Case eine Antwort auf die Frage “Was werden wir tun?” geben, die während des gesamten Projekts gültig bleiben muss. Die Hauptziele und -vorgaben geben die Richtung vor, in die die Aktivitäten, die das Projekt ausmachen, gehen. Sie sollten klar und messbar sein und im Einklang mit den übergeordneten Zielen der Organisation stehen.

Umfang des Projekts

Der in der Charta enthaltene Projektumfang definiert die Grenzen des Projekts, einschließlich dessen, was im Projekt enthalten ist und was nicht. Es muss eine klare Beschreibung der Ergebnisse des Projekts sowie etwaiger Einschränkungen oder Annahmen enthalten sein, die es beeinflussen werden. Deshalb ist es sinnvoll, die Fragen “Welche Aufgaben werden umgesetzt?” und “Welche Aufgaben werden nicht umgesetzt?” zu berücksichtigen. Dies ist besonders wichtig in Projekten, die mehrere Stakeholder einbeziehen, deren unausgesprochene Erwartungen an die Ergebnisse des Projekts auf diese Weise offenbart werden können.

Lieferergebnisse

Die Projektcharta sollte eine Liste aller Projektergebnisse enthalten, einschließlich einer kurzen Beschreibung jedes einzelnen und der spezifischen Ziele, auf die sie hinarbeiten. Sie sollte auch einen Zeitrahmen für jedes Element enthalten, vorzugsweise mit einem Bezug zu einem Meilenstein, sowie die Person oder das Team, das für die Lieferung verantwortlich ist.

Projektzeitrahmen

Die Projektcharta sollte auch einen Gesamtzeitplan für das Projekt enthalten, der es wert ist, mit einem Zeitstrahl visualisiert zu werden. Darauf sollte der Projektleiter die Start- und Enddaten des Projekts, Meilensteine oder geplante Termine für die Lieferung von Ergebnissen markieren.

Projektbudget und Ressourcenverteilung

Die Projektcharta sollte auch das Gesamtprojektbudget enthalten, das meist in Form einer Tabelle dargestellt wird. Dies erleichtert die Angabe:

• Die Hauptkategorien der Kosten – eine Schätzung von Arbeitskräften, Materialien und Ausrüstung,
• Die voraussichtliche Bandbreite der Änderungen – um Preisschwankungen oder unvorhergesehene Ausgaben zu berücksichtigen,
• Rücklagen und Budgetbeschränkungen.

Dieser Abschnitt des Dokuments sollte auch die Verteilung der Ressourcen, einschließlich Personal, Ausrüstung und Einrichtungen, detailliert beschreiben.

Projektrisiken

Der Risikobereich der Projektcharta sollte potenzielle Risiken und die Reaktion darauf umreißen. Dazu gehört die Identifizierung potenzieller Risiken, wie:

• Verzögerungen,
• Kostenüberschreitungen oder
• Änderungen des Umfangs.

Die Auflistung hilft den Stakeholdern sicherzustellen, dass der Projektleiter, das Projektteam und die Organisation auf potenzielle Probleme vorbereitet sind und einen Plan haben, was zu tun ist, um diese zu mindern oder zu vermeiden.

Business Case vs. Projektcharta

Der Unterschied zwischen einer Projektcharta und einem Business Case liegt hauptsächlich im Zweck, für den sie erstellt werden. Eine Projektcharta ist ein Dokument, das ein Projekt initiiert, während ein Business Case argumentiert, warum ein Projekt gestartet werden sollte. Die Charta definiert, was im Projekt getan wird, während der Business Case die Frage “Zu welchem Zweck?” beantwortet. Beide Dokumente sind sehr wichtig für das ordnungsgemäße Management eines Projekts und tragen dazu bei, es erfolgreich zu machen.

Zusammenfassung

Die Projektcharta ist ein wesentliches Dokument, das als Grundlage für die Umsetzung des Projekts dient und dessen Initiierung autorisiert. Sie umreißt die Projektziele, -vorgaben, den Umfang, das Budget, die Ressourcenverteilung und den Zeitplan. Sie identifiziert auch potenzielle Risiken und Annahmen, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass das Projekt wie geplant verläuft.

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