Projektversagen. 5 Gründe, warum Projekte scheitern | #23 Einstieg in das Projektmanagement

Laut dem Bericht des Project Management Institute von 2021 sinkt der Prozentsatz der gescheiterten Projekte von Jahr zu Jahr. Im Jahr 2019 betrug er 15 % der Projekte. Im Jahr 2020 – 13 %, und im Jahr 2021 nur 12 %. Woran verdanken Unternehmen den allmählichen, aber deutlichen Rückgang des Prozentsatzes der Projektfehler? Und was kann man tun, um zu den Projektteams zu gehören, die Erfolge feiern?

Projektfehler – Inhaltsverzeichnis:

1. Projektfehler. Einführung
2. 5x Warum?
3. 5 Gründe für Projektfehler
4. Zusammenfassung

Warum scheitern Projekte? Einführung

Es gibt unzählige Gründe für Projektfehler. Hat der Sponsor abgesagt? Entsprachen die Materialien während der Tests beim Kunden nicht den Erwartungen? Hat sich herausgestellt, dass das Budget viel zu klein war und das Team auseinanderfiel? Jeder dieser Gründe ist es wert, untersucht zu werden, da er den Ansatz zu Fehlern widerspiegelt, der es ermöglicht, sie zu verhindern. Wie entdeckt man also das zugrunde liegende Problem?

5x Warum?

Um nicht von Emotionen geleitet zu werden und die Grundursache des Projektfehlers zu entdecken, greifen Sie auf bewährte Methoden zurück. Die Fünf-Fragen-Technik ist dafür ideal. Sie wurde von Taiichi Ohno für die Toyota Corporation entwickelt. Sie wurde jedoch aufgrund ihrer hohen Effektivität populär. Heute wird sie unter anderem im Projektmanagement basierend auf Lean- und Six-Sigma-Methoden verwendet.

5 x Warum? funktioniert, solange wir bereit sind, ehrliche und umfassende Antworten darauf zu geben. Auf diese Weise kann es möglich sein, die Quelle des Problems zu finden. Dies wird wiederum helfen, ähnliche Fehler zu vermeiden.

Wenn der Grund für den Projektfehler beispielsweise die Rücktritt des Sponsors ist, benötigt die folgende Frage eine Antwort:

Warum haben die Sponsoren zurückgetreten?

Die nachfolgenden Antworten auf die Fragen könnten so aussehen:

1. Warum? – Weil sie das Interesse am Projekt verloren haben.
2. Warum? – Weil sie den aktuellen Status des Projekts nicht kannten.
3. Warum? – Weil sie zu selten über den Fortschritt seiner Arbeit informiert wurden.
4. Warum? – Weil bei der Kommunikationsplanung die Häufigkeit von Meetings und die Fristen für Berichte nicht festgelegt wurden.
5. Warum? – Weil der Projektmanager es versäumt hat, Transparenz und Kommunikation im Projekt sicherzustellen.

Wir werden daher die Gründe für Projektfehler betrachten, die die letzte, fünfte “Warum?”-Frage beantworten, d.h. Ursacheprobleme. Den potenziellen Wurzelproblemen sollte bei der Planung eines neuen Vorhabens besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden.

5 Gründe für Projektfehler

Die schwierigsten Probleme, die zu Projektfehlern führen können, stehen in Zusammenhang mit den Bereichen:

• Stakeholder – es kommt vor, dass bereits in der Planungsphase Andeutungen gemacht werden, die von den Stakeholdern, die die Einzelheiten der Projektdurchführung vereinbaren, nicht realisiert werden,
• Team – sowohl die Aufgabe, ein Team zu bilden, als auch dessen Arbeit effektiv zu managen, kann herausfordernd sein,
• die technische Seite des Projekts – sowohl die Verfügbarkeit von Ressourcen als auch die Fähigkeiten der im Projekt beschäftigten Personen,
• Geschäftsumfeld – die Überwachung und Reaktion auf externe Ereignisse ist besonders wichtig, wenn schnelle Veränderungen auftreten, die wiederum ein hohes Maß an Flexibilität und schnelles Handeln erfordern, d.h. effizientes Änderungsmanagement.

Wir werden im Folgenden die Gründe für Projektfehler in den folgenden Bereichen diskutieren:

	Stakeholder	Team	Technische Seite	Umfeld
Kommunikation	x	x
Projektumfang	x	x
Ressourcen	x		x	x
Zusammenarbeit		x		x
Flexibilität		x	x	x

Kommunikationsfehler

Transparenz- und Kommunikationsprobleme betreffen in erster Linie die Kontakte zu den Stakeholdern. Vereinbarungen sollten im Projektplan enthalten sein, um Missverständnisse zu vermeiden, die zum Scheitern des gesamten Projekts führen können.

Die gleichen Prinzipien sollten auch bei der Planung des Informationsflusses innerhalb des Teams angewendet werden. Hier wird es sehr wichtig sein, nicht nur die Aufgabenliste transparent und verständlich zu machen, sondern auch über die von dem Team verfolgten Ziele zu kommunizieren und daran zu erinnern.

Unklarer Projektumfang

Die Definition des Umfangs eines Projekts und die Verhinderung von Änderungen während der Umsetzung ist eine der Hauptaufgaben eines Projektmanagers. Er oder sie muss die Erwartungen des Kunden gründlich verstehen und, falls Änderungen vorgenommen werden, den Kunden über deren Auswirkungen auf den Projektumfang informieren.

Da das Projekt ein einmaliges Vorhaben ist, das durch eine bestimmte Zeit und ein bestimmtes Budget begrenzt ist, kann ein vager Umfang leicht zu einem Grund für das Scheitern werden. Zum Beispiel verpflichten wir uns, innerhalb eines Monats einen Prototyp eines 10.000-Dollar-Elektrofahrrads zu erstellen. Wir stimmen jedoch den sich ändernden Erwartungen des Kunden zu. So stellen wir im Verlauf der Umsetzung fest, dass wir innerhalb derselben Zeit und mit demselben Budget und demselben Team einen Prototyp eines Wasserstoffmotorrads erstellen sollen.

Änderungen im Umfang von Software- oder Veranstaltungsprojekten sind manchmal weniger anschaulich als in unserem Beispiel. Aber eine Änderung der Anforderungen und der erwarteten Ergebnisse, die aus der Sicht des Kunden geringfügig ist, kann dazu führen, dass abgeschlossene Aufgaben im Müll landen, während die geplanten Teamaktivitäten neue Ressourcen erfordern.

Ressourcenprobleme

Probleme mit Rohstoffen oder Komponenten, die für technische Aufgaben benötigt werden, können das Projekt effektiv blockieren. Daher muss der Projektmanager sich auf das Geschäftsumfeld orientieren und sich mit den Teammitgliedern beraten – auch über die für das Projekt benötigten Ressourcen. Unpünktliche Lieferungen und mangelnde Verfügbarkeit können das Projekt zum Stillstand bringen.

Ein großes Problem stellen auch Lösungen von geringer Qualität dar, die das Projekt nicht erleichtern, sondern erschweren. Dies kann sowohl für Projektmanagement-Software als auch für spezialisierte Lösungen gelten, die spezifisch für das Projekt sind – Halbfertigerzeugnisse, visuelle Materialien oder Transportverfügbarkeit.

Ein separates Problem im Zusammenhang mit dem Ressourcenmanagement ist die Zeit, die der Kunde benötigt, um Aufgaben zu erledigen. Ein häufiger Grund für die mangelnde Realismus bei der Einschätzung von Fristen ist der Druck des Kunden oder die mangelnde Erfahrung des Unternehmens in ähnlichen Projekten. Es gibt auch Projekte, deren Ausführungsbereich keine spezifischen Fertigstellungstermine zulässt. Dazu gehören Projekte, in denen Lösungen für Deep Learning entwickelt werden. Die angestrebte Genauigkeit des Modells kann möglicherweise nicht nur innerhalb des festgelegten Zeitrahmens erreicht werden, sondern ist im Allgemeinen aufgrund des schwierigen Zugangs zu Daten oder der benötigten Rechenleistung unerreichbar.

Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit

Eine weitere Schwierigkeit, die zu einem Projektfiasko führen kann, sind Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Diese können durch zwischenmenschliche Probleme verursacht werden. Die häufigste Ursache ist jedoch eine schlecht durchdachte Aufgabenverteilung, bei der eine Person mit Arbeit überlastet ist und die anderen warten, bis sie ihre Aufgaben abgeschlossen hat.

Bei der Bildung eines neuen Teams kann es auch unerwartete Probleme bei der Suche und Einstellung von Spezialisten geben, sowie Schwierigkeiten bei der Leitung eines Remote- oder Hybridteams.

Mangelnde Flexibilität

Mangelnde Flexibilität und die Unfähigkeit, sich an das sich ändernde Geschäftsumfeld anzupassen, sind häufige Ursachen für langfristige Projektfehler. Sich ändernde Umgebungen, regulatorische Anforderungen und wettbewerbliche Dynamiken können einen Projektmanager daran hindern, mit den Veränderungen Schritt zu halten. Oder, wie es noch häufiger vorkommt, ist er oder sie nicht in der Lage, die wichtigsten Stakeholder von der Notwendigkeit zu überzeugen, dynamisch auf Veränderungen zu reagieren. So kann es sein, dass das Ergebnis zum Zeitpunkt des Projektabschlusses bereits veraltet ist oder nicht den Anforderungen der Umgebung entspricht.

Zusammenfassung

Projektfehler sind manchmal mit unvorhersehbaren Ereignissen verbunden, sodass der Prozentsatz gescheiterter Projekte niemals null sein wird. Es gibt jedoch Werkzeuge, um Risiken vorherzusehen, und Notfallpläne, um mit ihnen umzugehen. Bereits in der Planungsphase ist es auch entscheidend, besondere Aufmerksamkeit auf Transparenz und Kommunikation mit den Stakeholdern zu legen. Es ist auch wichtig, den Projektumfang strikt zu definieren und die Erwartungen des Kunden sowie die technischen Möglichkeiten des Auftragnehmers zu vereinbaren.

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