Machbarkeitsstudie – Können wir dieses Projekt umsetzen? | #37 Einstieg in das Projektmanagement

Eine Machbarkeitsstudie ist ein entscheidender Schritt, um festzustellen, ob ein vorgeschlagenes Projekt realisierbar und lohnenswert ist. Sie umfasst eine Bewertung der technischen, finanziellen, organisatorischen und rechtlichen Aspekte des Projekts, während ihr Zweck darin besteht, zu bestimmen, ob das Projekt eine ausreichende Chance auf erfolgreiche und fristgerechte Fertigstellung hat.

Machbarkeitsstudie – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Wie bereitet man eine Machbarkeitsstudie vor?
3. Welche Daten sollten in eine Machbarkeitsstudie aufgenommen werden?
4. Zusammenfassung

Einführung

Machbarkeitsstudien werden in Europa seit dem Römischen Reich verwendet, als Ingenieure sie durchführten, um die Machbarkeit des Baus von Infrastrukturen wie Straßen und Aquädukten zu bestimmen.

Eine Quelle, die Machbarkeitsstudien in der Antike behandelt, ist das Buch “Machbarkeitsstudien: antike Wurzeln, moderne Anwendungen” von David G. Luenberger. Der Autor erwähnt mehr als nur die Römer – er gibt auch Beispiele dafür, wie die alten Ägypter und Chinesen ähnliche Methoden anwendeten, um die Machbarkeit großangelegter Projekte, wie den Bau der Pyramiden und der Chinesischen Mauer, zu bewerten.

Einige der Prinzipien und Techniken zur Studienvorbereitung aus der Antike werden auch heute noch angewendet. Was am wichtigsten ist, ist unverändert geblieben: Bei der Vorbereitung einer Studie sollte der Projektmanager klar definieren, was das Projekt erreichen soll, welche Chancen und Risiken er sieht und die Methoden angeben, die er verwendet hat, um die in der Studie enthaltenen Daten zu erhalten.

Im Gegensatz zu ihren antiken Vorgängern können die heutigen Projektmanager jedoch nicht bei einer einzigen Machbarkeitsstudie stehen bleiben. Typischerweise wird das Grunddokument während der Projektinitiierungsphase erstellt, aber die darin enthaltenen Daten und Hinweise werden ständig aktualisiert, wenn Meilensteine erreicht werden oder wenn wichtige Marktveränderungen auftreten.

Wie bereitet man eine Machbarkeitsstudie vor?

Um eine Machbarkeitsstudie vorzubereiten, sind mehrere wichtige Schritte zu befolgen:

1. Definieren Sie die Ziele und den Umfang des Projekts.
2. Führen Sie eine Marktanalyse durch.

   Das Ziel der Analyse ist es, den Zielmarkt zu bestimmen – das Publikum, seine Größe und Verfügbarkeit sowie die Größe der Konkurrenz. Es ist auch wichtig, die potenzielle Nachfrage nach den Ergebnissen des Projekts zu bewerten. Die Vorbereitung kann die Durchführung von Voruntersuchungen unter der Zielgruppe umfassen.

3. Bewerten Sie die technische Machbarkeit. Die Bewertung der technischen Machbarkeit sollte die Beantwortung von zwei Schlüsselfragen umfassen:

A) Verfügt die Organisation über die Technologien und Ressourcen, die zur Durchführung des Projekts erforderlich sind?

B) Umfasst der Umfang des Projekts die Schaffung oder Anpassung verfügbarer Technologien für die Umsetzung? Und wenn ja, welche Risiken sind mit der Schaffung oder Modifizierung dieser Lösungen verbunden?

4. Bewerten Sie das finanzielle Risiko.

   Das finanzielle Risiko spielt je nach Art des Projekts eine unterschiedliche Rolle. Wenn die Ergebnisse eine Einkommensquelle sein sollen, ist die wichtigste Frage, die sich die Stakeholder stellen, “Ist es finanziell tragfähig?” Wenn das Projekt hingegen beispielsweise die Modernisierung oder Umsetzung von Forschung umfasst, ist das finanzielle Risiko mit den geplanten Auswirkungen der Umsetzung der geplanten Lösungen verbunden.

   In einem solchen Fall formulieren Sie die Frage entsprechend: “Welcher Zeitraum ist erforderlich, damit sich die Projektinvestition auszahlt, angesichts der angenommenen Effizienzverbesserungen nach dem Upgrade?”, oder “Wie übersetzt sich das Risiko des Scheiterns des Forschungsprojekts in die potenzielle Schaffung eines Patents mit Umsetzungspotenzial, wenn es erfolgreich ist?”.

5. Berücksichtigen Sie die Machbarkeit aus der Sicht der Organisation. Hier sind die wichtigen Fragen:

A) Welche Änderungen sind notwendig, damit die Organisation das Projekt umsetzen kann?

B) Wie werden sie den aktuellen Betriebsmodus der Organisation beeinflussen?

C) Welche Ressourcen müssen anders verwendet werden?

6. Berücksichtigen Sie rechtliche Aspekte.

   Dies wird besonders wichtig sein bei Projekten, deren Durchführung in öffentlichen Räumen stattfindet, oder bei solchen, deren Umsetzung Bereiche umfasst, die spezielle Genehmigungen erfordern – zum Beispiel Medizin, Technologien, die die Umwelt gefährden könnten, und Aktivitäten, die die Verwendung personenbezogener Daten erfordern.

7. Bereiten Sie den Bericht vor.

   Die Machbarkeitsstudie ist das Dokument, das am häufigsten der Geschäftsführung der Organisation präsentiert wird. Deshalb ist es so wichtig, eine Zusammenfassung vorzubereiten, die die wichtigsten Informationen und Daten sowie die Empfehlungen des Projektmanagers für weitere Maßnahmen enthält.

Welche Daten sollten in eine Machbarkeitsstudie aufgenommen werden?

Um die Machbarkeitsstudie glaubwürdiger zu machen, sollte der Projektmanager Forschung durchführen oder in Auftrag geben, um Folgendes zu erhalten:

• Kostenschätzungen für Materialien, Arbeitskräfte, Ausrüstung und Software
• Finanzprognosen für Einnahmen und Ausgaben unter Berücksichtigung von Inflation und Preisschwankungen
• Technische Spezifikationen und Fähigkeiten der erforderlichen Technologie
• Informationen über relevante Gesetze oder rechtliche Anforderungen
• Marktdaten, insbesondere:
• die Zielgruppe der Projektergebnisse – ihre Vorlieben, Kommunikationsmittel und Wohlstand, unter anderem,
• Nachfrage und Marktsättigung
• Trends und Entwicklungen

Sie können detaillierte Analysen basierend auf großen Datensätzen durch Berichte erhalten, die von Agenturen veröffentlicht werden, die auf Marktforschung spezialisiert sind, wie:

• Gartner
• IPSOS
• Nielsen
• IQVIA
• Kantar

Es ist wichtig zu beachten, dass die Daten in der Machbarkeitsstudie für langfristige Projekte aktuell bleiben müssen. Dies ist ein entscheidender Schritt im Prozess der zuverlässigen Projektentwicklung, der auf lange Sicht viel Zeit und Ressourcen sparen kann, indem potenzielle Probleme frühzeitig identifiziert werden.

Zusammenfassung

Eine Machbarkeitsstudie ist ein wichtiges Dokument, um festzustellen, ob ein vorgeschlagenes Projekt realisierbar und lohnenswert ist. Sie umfasst eine Bewertung der technischen, finanziellen und betrieblichen Aspekte des Projekts und zielt darauf ab, festzustellen, ob es abgeschlossen werden kann. Die frühzeitige Erkennung potenzieller Probleme ermöglicht eine schnelle Reaktion, das Ändern von Projektzielen oder Prioritäten und das Sparen von Zeit und Ressourcen.

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