Multitasking vs. Einzelaufgaben. Welche Methode ist besser für Ihre Produktivität?

Welche Methode sorgt für bessere Effizienz und Produktivität? Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, die eigene Arbeit zu organisieren oder strategisch zu planen, wird von Arbeitgebern oft gewünscht. Wenn die Anzahl der Verantwortlichkeiten zunimmt und der Vorgesetzte schnelle Ergebnisse erwartet, lohnt es sich zu überlegen, ob man bessere Ergebnisse erzielt, indem man mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt oder sich auf jeweils eine Sache konzentriert. Lassen Sie es uns herausfinden!

Multitasking vs. Einzelaufgaben – Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist Multitasking?
2. Einzelaufgaben: eine Alternative zum Multitasking
3. Wie macht man Einzelaufgaben?
4. Multitasking vs. Einzelaufgaben
5. Zusammenfassung

Was ist Multitasking?

Multitasking kann auf zwei Arten verstanden werden. Erstens wird es mit der Teilbarkeit der Aufmerksamkeit in Verbindung gebracht, dank der eine Person mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen kann, wie zum Beispiel auf eine E-Mail eines Kunden zu antworten, während sie an einem Teammeeting teilnimmt und mit Kollegen plaudert. Multitasking kann auch mit der Fähigkeit gleichgesetzt werden, schnell zwischen einzelnen Aufgaben zu wechseln.

Ist Multitasking effektiv? Laut der Studie, deren Ergebnisse in der Veröffentlichung “Supertaskers: Profiles in extraordinary multitasking ability,” präsentiert wurden, haben nur 2,5 % der Teilnehmer erfolgreich mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt. Der Rest zeigte signifikante Leistungsabfälle.

Cynthia Kubu, eine Neuropsychologin, bestätigt, dass das menschliche Gehirn in der Lage ist, sich nur auf eine Aufgabe gleichzeitig zu konzentrieren: “Wenn wir denken, dass wir multitasking betreiben, tun wir in der Regel nicht wirklich zwei Dinge gleichzeitig. Stattdessen führen wir individuelle Aktionen in schneller Folge aus oder wechseln die Aufgaben.”

Eine weitere Studie, diesmal von Forschern des Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) in Paris, zeigt, wie Multitasking den präfrontalen Kortex beeinflusst. Bei der Ausführung einer Einzelaufgabe arbeiten beide Seiten des präfrontalen Kortex zusammen. Wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden, beginnen die Gehirnhälften unabhängig zu arbeiten, was zu Gedächtnisproblemen führt, die die Leistung verringern und die Anzahl der Fehler erhöhen.

Wenn das gleichzeitige Erledigen mehrerer Aufgaben ineffizient ist, wie ist es dann möglich, dass eine Person beispielsweise gleichzeitig zu Abend essen, in sozialen Medien scrollen und Radio hören kann? Die Antwort liegt im Engagementniveau des präfrontalen Kortex – Aktivitäten, die wir automatisch ausführen (wie Gehen), belasten ihn weniger als beispielsweise das Autofahren.

Einzelaufgaben: eine Alternative zum Multitasking

Was kann man anstelle von Multitasking tun? Nun, Einzelaufgaben können eine Alternative zum Multitasking sein. Es beinhaltet, sich jeweils nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Diese Methode hat nicht nur einen positiven Einfluss auf die Produktivität, sondern auch auf den menschlichen Körper. Was sind also die Vorteile von Einzelaufgaben?

• Höhere Effizienz – Energie in die Erledigung einer Aufgabe zu stecken, stellt sicher, dass sie gründlich erledigt wird, wodurch das Risiko von Fehlern verringert wird.
• Bessere Konzentration – die Fähigkeit, sich auf eine bestimmte Aufgabe zu konzentrieren, ermöglicht es, bessere Ergebnisse zu erzielen. Dies gilt nicht nur für berufliche Pflichten, sondern auch für Beziehungen. Zum Beispiel lässt die Konzentration, oder “hier und jetzt sein”, beim Treffen mit Freunden einen den Moment mehr genießen.
• Weniger Ablenkungen – sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, macht sie zur Priorität, und externe Ablenkungen werden automatisch eliminiert.
• Größere Kontrolle – das “Wechseln” zwischen Aufgaben lenkt eine Person von der Arbeit ab, was es schwieriger macht, später die Auswirkungen ihrer Bemühungen oder die Zeit, die sie für eine Aufgabe aufgewendet haben, zu messen.
• Reduzierte Stresslevel – Einzelaufgaben erhöhen die Wahrscheinlichkeit, eine bestimmte Aufgabe tatsächlich abzuschließen. Es steigert auch die Zufriedenheit und reduziert die Stresslevel, da der Mitarbeiter nicht mehr darüber nachdenken muss, wann und wie er sie beenden kann.

Wie macht man Einzelaufgaben?

Priorisieren

Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, entscheiden Sie, welche Aufgaben ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen. Nutzen Sie die Eisenhower-Matrix, die Ihnen hilft, zu bestimmen, welche Themen dringend sind und sofortige Aufmerksamkeit benötigen und welche später behandelt werden können. Sobald Sie die Priorität der Aufgaben festgelegt haben, erstellen Sie Ihre eigene To-Do-Liste. Dies ist eines der Merkmale, die Firmbee bietet. Dieses System ermöglicht es Ihnen nicht nur, Ihre Verantwortlichkeiten aufzuschreiben, sondern auch, sie zu priorisieren, ihnen Status und Fristen zuzuweisen.

Erlernen Sie, wie Sie Ihre Zeit verwalten

Es gibt verschiedene Techniken, die Ihnen helfen, Ihre Zeit besser zu verwalten, indem Sie große Aufgaben in kleinere aufteilen, die in voller Konzentration in kurzer Zeit abgeschlossen werden können. Ein Beispiel ist die Pomodoro-Technik, die auf der Arbeit in zyklischen Zeitblöcken basiert. Die häufigste Aufteilung besteht darin, eine Aufgabe 25 Minuten lang zu erledigen und dann eine 5-minütige Pause einzulegen. Nach vier Blöcken wird empfohlen, eine längere Pause einzulegen.

Ablenkungen auszublenden hilft Ihnen auch, sich besser zu konzentrieren. Zu diesem Zweck ist es eine gute Idee, alle Benachrichtigungen auszuschalten und Websites zu verlassen, die Sie von Ihrer Arbeit ablenken. Natürlich können einige Kollegen eine sofortige Antwort auf ihre Nachricht erwarten. Sie sollten dann andere im Voraus informieren, dass Sie sich auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren müssen und sie bitten, Sie dabei nicht zu stören. Solche Situationen lehren Sie auch, gesunde Grenzen zu setzen. Führungskräfte sollten auch in Betracht ziehen, die Mitarbeiter über asynchrone Kommunikation zu informieren oder sie weiterzubilden.

Verwenden Sie das Projektmanagementsystem

Projektmanagement-Software hat viele Funktionen, die genutzt werden können, um Ihre Arbeit zu organisieren. Zunächst einmal kann ein Team mit Hilfe von Kanban-Boards gemeinsam Aufgaben definieren, deren Prioritäten und Status festlegen, Mitarbeiter zuweisen, die für deren Erledigung verantwortlich sind, oder Fristen setzen. Eine Person mit zugewiesenen Aufgaben kann diese auf ihre eigene To-Do-Liste schreiben, sie dann einzeln und nacheinander abarbeiten und als erledigt markieren.

Üben Sie aktives Zuhören

Aktives Zuhören hilft Ihnen, sich auf die andere Person zu konzentrieren und so viel wie möglich aus dem Meeting zu behalten. Dank dieser Praxis zeigen Sie nicht nur Respekt gegenüber der anderen Person, sondern können auch die besprochenen Themen besser verstehen und Fehler und Missverständnisse vermeiden. Es ist also eine gute Idee, ablenkende Geräte (Telefon, Laptop usw.) während eines Meetings beiseite zu legen und sie vorzugsweise in einem anderen Raum zu lassen. Während Online-Diskussionen ist es auch ratsam, alle unnötigen Tabs in Ihrem Webbrowser zu schließen.

Multitasking vs. Einzelaufgaben

Es ist nicht schwer zu erkennen, dass Multitasking und Einzelaufgaben völlig unterschiedliche Methoden zur Erledigung von Aufgaben sind. In der folgenden Tabelle präsentieren wir die grundlegenden Unterschiede.

Multitasking	Einzelaufgaben
Arbeiten an mehreren Aufgaben gleichzeitig oder die Fähigkeit, schnell zwischen ihnen zu “wechseln”	Arbeiten an jeweils nur einer Aufgabe
Ein breites Aufgabenspektrum	Ein enges Aufgabenspektrum, Konzentration auf eine Aufgabe
Die Möglichkeit, mehr Fehler zu machen aufgrund geringerer Konzentration	Geringeres Risiko, Fehler zu machen
Eine große Anzahl von Fehlern bedeutet schlechtere Ergebnisse und geringere Effizienz und Produktivität	Eine geringe Anzahl von Fehlern bedeutet bessere Ergebnisse und höhere Effizienz und Produktivität
Es ist schwieriger, den Fortschritt zu verfolgen	Es ist einfacher, den Fortschritt der jeweiligen Aufgabe zu verfolgen
Es ist schwieriger, Aufgaben zu priorisieren	Die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren, ist entscheidend, die wichtigsten Pflichten werden zuerst erledigt
Schnellerer Fortschritt bei mehreren Projekten	Langsamere Fortschritte bei mehreren Projekten aufgrund der Konzentration auf Einzelaufgaben
Langsamere Ausführung spezifischer Aufgaben aufgrund häufigen “Wechselns” zwischen ihnen	Schnellere Erledigung einer bestimmten Aufgabe – alle Aufmerksamkeit und Energie werden darauf verwendet

Zusammenfassung

Heute ist Multitasking eine wünschenswerte Fähigkeit für Arbeitgeber, hauptsächlich weil es mit größerer Produktivität und Effizienz in Verbindung gebracht wird. Wie Studien zeigen, ist die Beziehung jedoch genau das Gegenteil. Durch ständiges Wechseln zwischen Aufgaben, Unfähigkeit, die eigene Arbeit zu priorisieren und zu organisieren, und häufige Ablenkungen kann die Effizienz eines Mitarbeiters erheblich verringert werden, und es besteht ein höheres Risiko, Fehler zu machen, die wiederum Zeit und Energie zur Korrektur erfordern.

Natürlich kann Multitasking in einigen Situationen und für einige Personen eine ideale Lösung sein. Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass nur ein kleiner Prozentsatz der Bevölkerung die richtige Eignung dafür hat.

Es ist auch entscheidend, die Einstellung zu Einzelaufgaben zu ändern und die Meinung abzulehnen, dass es sich um eine minderwertige Methode handelt. In zahlreichen Publikationen, Artikeln und Blogs kann man über die positiven Auswirkungen auf die Arbeit sowie auf die Gesundheit lesen. Es kann also eine ideale Alternative für Menschen sein, die nicht so viel Druck und Stress empfinden möchten und stattdessen mit der Erledigung spezifischer Aufgaben zufrieden sein wollen.

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