Es gibt viele interessante und vielfältige Werkzeuge für die Öffentlichkeitsarbeit. Eines davon wird oft unterschätzt, nämlich Event-Marketing. Aber wie bereitet man sich auf die Veranstaltung vor? Wir zeigen Ihnen den Weg zu einer effektiven Event-PR-Strategie.

Effektive Event-PR-Strategie – Inhaltsverzeichnis:

  1. Was ist PR?
  2. Was ist ein EVENT?
  3. Was sollte ich vor der Veranstaltung vorbereiten? – Event-PR-Strategie
  4. Welche Rolle spielt eine Veranstaltung in PR und Kommunikation?
  5. Arten von Veranstaltungen
  6. Wichtige Fragen

Was ist PR?

Es gibt viele Definitionen von Öffentlichkeitsarbeit und jede von ihnen bringt eine neue Version des Konzepts. Kurz gesagt, zielt PR darauf ab, die sozialen Beziehungen eines Unternehmens zu seiner Umgebung zu gestalten. Es ist eine Reihe von bewussten, geplanten und langfristigen Maßnahmen und Aktivitäten, um die Marke bestmöglich zu präsentieren, indem das gute Image einer Organisation oder einer Person gepflegt wird.

Was ist ein EVENT?

Im Englischen bezeichnet ein Event eine Gelegenheit. Aus theoretischer Sicht wird das Event-Marketing unter anderem von Kommunikations- und Medienwissenschaften, Wirtschaft und Management, Tourismus sowie psychologischen Wissenschaften, die sich mit dem menschlichen Verhalten bei Massenveranstaltungen befassen, behandelt. In der Praxis fungiert Event-Marketing als eines der Werkzeuge für PR-Marketingstrategien. Es umfasst eine ständige Organisation verschiedener Arten von Veranstaltungen, deren Zweck es ist, einen direkten Einfluss auf die Umsetzung der festgelegten Ziele durch Unternehmen zu haben.

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Was sollte ich vor der Veranstaltung vorbereiten? – Event-PR-Strategie

Bei der Planung einer Veranstaltung ist es sinnvoll, mehrere wichtige Punkte zu berücksichtigen, die unsere Arbeit unterstützen und es uns ermöglichen, verschiedene Situationen während des Treffens zu kontrollieren. Dazu gehören:

  1. Formulierung einer Notfallliste – Checkliste, die um Verfahren zum Umgang mit einem Notfall erweitert wird.
  2. Vorbereitung einer Holding-Statement – ein vorab verfasstes Modell-Statement oder eine Pressemitteilung, die die wichtigsten Informationen und Reaktionen auf eine Krise präsentiert.
  3. Erstellung einer Kontakt- und Medienliste – diese Liste sollte alle Informationen zur Kontaktaufnahme mit Medienvertretern enthalten (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse).
  4. Angemessene Benennung von Medienvertretern.
  5. Bereitstellung von Kommunikation – zusätzlich zur Kennzeichnung von Rettungs- und Feuerlöschgeräten und einem separaten Raum für die für die Sicherung der Veranstaltung zuständigen Dienste usw.
  6. Festlegung einer Zone für die Medien – eine andere Eintrittszeit und eine separate Zone von den anderen Teilnehmern.
  7. Vorbereitung von Kopien aller notwendigen Dokumente.

DENKEN SIE DARAN!

Um eine erfolgreiche Veranstaltung vorzubereiten und zu organisieren, benötigen Sie in erster Linie gesunden Menschenverstand, eine detaillierte Agenda, Sicherheit auf allen Ebenen von Cyberspace bis zu Versicherungen, viel Geduld und tägliche Anstrengungen.

Welche Rolle spielt eine Veranstaltung in PR und Kommunikation?

Veranstaltungen können sich auf verschiedene spezifische Aspekte der Stärkung eines Unternehmens konzentrieren, wie Image, Wohltätigkeit oder Verkauf. Sie können bestimmte Produkte, Marken, Dienstleistungen oder sogar Ideen fördern. Für einen Event-Manager wird die “5W“-Regel hilfreich sein, die im Falle der Organisation einer Veranstaltung die Form der folgenden Fragen annehmen kann:

  • Was – was organisieren wir?
  • Wer – für wen ist die Veranstaltung?
  • Wo – wo organisieren wir sie?
  • Wann – was ist die Uhrzeit und das Datum der Veranstaltung?
  • Warum – zu welchem Zweck organisieren wir eine Veranstaltung?
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Indem wir uns diese 5 grundlegenden Fragen stellen, unterstützen wir die Idee und realistischen Annahmen über die organisierte Veranstaltung erheblich.

Bei der Organisation einer Veranstaltung vergessen Sie nicht zu bestimmen, welchen Umfang an Marketingaktivitäten zu ergreifen und wie die Botschaft kanalisiert werden soll:

  • ATL (Above the line) – eine Strategie von Marketingaktivitäten, die in traditionellen Medien (Radio, Fernsehen, Presse, Plakate, Außenwerbung) durchgeführt werden,
  • BTL (Below the line) – Marketingaktivitäten, die sich an Verbraucher richten und keine Werbung in Massenmedien sind.

Arten von Veranstaltungen

Veranstaltungen können auch in verschiedene Typen unterteilt werden, je nach Zweck und Art:

  • Unternehmens- und Geschäftsevents
  • Messen und Ausstellungen
  • Freizeit- und Unterhaltungsveranstaltungen
  • Bürgerliche und staatliche Veranstaltungen
  • Marketingveranstaltungen
  • Konferenzen und Meetings
  • Soziale Veranstaltungen
  • Sportveranstaltungen

Eine Veranstaltung ist eine perfekte Ergänzung zu einer mehrstufigen PR- oder Marketingkampagne, z. B. die auf den Online-Verkauf eines Produkts abzielt. Sie ist auch eine perfekte Gelegenheit für Interaktion und direkte Gespräche mit dem Kunden und den Medien. Veranstaltungen konzentrieren sich auf Kommunikation und die Ansprache eines bestimmten Empfängers. Sie bauen Beziehungen auf und unterstützen Partner- und Mitarbeiterkontakte, integrieren und verbinden.

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Zofia Lipska

Mit über 10 Jahren Erfahrung im digitalen Marketing kennt Sophia nicht nur die Regeln dieser Branche, sondern weiß vor allem, wie man sie bricht, um herausragende und kreative Ergebnisse zu erzielen.

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The most important questions

  1. Spielt die Art der organisierten Veranstaltung eine Rolle?

    Ja. Der entscheidende Faktor ist die Zielgruppe. Verschiedene Typen passen zu unterschiedlichen Zielgruppen. Zum Beispiel wäre eine Veranstaltung für frisch verheiratete Paare aus einer wohlhabenden Vorstadt anders als eine für Senioren aus dem ländlichen Raum. Noch besser, eine Weihnachtsfeier für Mitarbeiter hat nichts mit einer Produkteinführungsveranstaltung für Prominente und die Presse zu tun, und so weiter.

  2. Wie wissen Sie, ob eine Veranstaltung effektiv war?

    Durch die Bestimmung der Anzahl der Teilnehmer, verteilte Flyer oder Werbematerialien/-produkte, Medienanalysen (Pressemitteilungen und Medienberichterstattung) und Feedback von Teilnehmern (gesammelt während oder nach der Veranstaltung).