Wofür ist die Projektvision? | #14 Einstieg in das Projektmanagement

Die Vision eines Projekts definiert die allgemeinsten Annahmen des Projekts. Sie ist die Antwort nicht nur auf die Frage, was wir tun wollen, sondern, was noch wichtiger ist, warum wir es durchführen wollen.

Projektvision – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Klare Vision
3. Wie formuliert man die Projektvision?
4. Organisationsvision vs. Projektvision
5. Zusammenfassung

Einführung

Eine Vision ist nicht nur eine Vorstellung beeinflussende Beschreibung des zukünftigen Zustands, der als Ergebnis eines Projekts erreicht wird: “Wir werden mit unserem neuen Produkt in den US-Markt eintreten,” oder “Wir werden hundert Personen bei einer Unternehmensveranstaltung großen Spaß bieten.” Eine Projektvision ist auch ein kraftvolles Motivationswerkzeug. Dies liegt daran, dass sie dem gesamten Vorhaben Bedeutung verleiht und eine Darstellung dessen ist, was wir erreichen wollen.

Am Beispiel einer Unternehmensveranstaltung – eine Person, die sich nach den Bedingungen, dem Zeitpunkt und dem Preis für die Anmietung eines Saals an fünfter oder zehnter Stelle erkundigt, kann dies mit Überzeugung tun, genau weil es von einer konkreten Vision begleitet wird. Ein Bild davon, wofür all diese Bemühungen dienen.

Die Vision muss prägnant, realistisch und ansprechend sein. Sie muss klar genug sein, um sich leicht damit vertraut zu machen und gut im Gedächtnis zu bleiben. Denn ob die Vision überzeugend ist, hängt nicht nur vom Engagement des Projektteams ab, sondern auch davon, die Stakeholder davon zu überzeugen, dass das Projekt es wert ist, überhaupt gestartet zu werden.

Klare Vision

Die Vision wird während der Projektinitiierungsphase erstellt, damit alle Stakeholder wissen, worum es bei dem gesamten Projekt geht. Daher ist es eine sehr wichtige Aufgabe, die Vision zu klären, noch bevor irgendwelche Planungs- und Projektimplementierungsaktivitäten beginnen. Sie besteht aus den folgenden Schritten:

• Diskutieren Sie die Form der Vision – um die Bedürfnisse der Stakeholder zu berücksichtigen und um widersprüchliche oder sich gegenseitig ausschließende Erwartungen zu erkennen, sollten alle Stakeholder teilnehmen,
• Die Vision klar definieren – eine einstimmige, vielleicht kompromisshafte Entscheidung über die Form der Vision treffen,
• Ein Vision-Dokument erstellen, das für alle Stakeholder zugänglich ist – damit man auf frühere Erkenntnisse zurückgreifen kann und die Visionserklärung nutzen kann, um das Team zu motivieren und den Stakeholdern über das Projekt zu berichten.

Dies sind die Schritte, die ein Projekt zu einem greifbaren und sinnvollen Vorhaben mit einem definierten Rahmen machen. Mit einer Vision ist es bereits auf konzeptioneller Ebene möglich zu bestimmen, ob eine Aktivität in die allgemeinen Projektannahmen und den Umfang passt.

Wie formuliert man eine Projektvision

Projektvisionsaussagen, oder Projektvisionsaussagen, könnten wie folgt lauten: “Wir werden eine App für junge Menschen launchen, die Rabatte auf Kultur im Austausch für Bewertungen von Orten und Veranstaltungen anbietet.” oder “Wir werden einen Onboarding-Prozess gestalten, damit neue Mitarbeiter schnell mit der Arbeit beginnen können und weniger wahrscheinlich nach ihrer Probezeit kündigen.”

Somit sind dies substantielle, allgemeine Beschreibungen des Projekts, die dessen Zweck definieren und das Team motivieren, sich mit den Aufgaben zu beschäftigen. Sie enthalten jedoch weder den Weg, wie dieser Zweck erreicht werden kann, noch die Details der technischen Lösungen. Mit anderen Worten, die Projektvision bezieht sich auf die täglichen Aktivitäten des Projektteams, bestimmt jedoch nicht, welche Aufgaben oder welches spezifische Produkt oder welche Dienstleistung resultieren wird. Deshalb sollte die Vision bleiben:

• ehrgeizig – um ein Ziel zu setzen, das nicht greifbar ist
• erreichbar – die Projektvision ist eine allgemeine Formulierung, sollte jedoch keine entmutigenden, fantastischen Formulierungen enthalten
• allgemein – um alle Aktivitäten einzuschließen, die in den Bereich der Projektimplementierung fallen.

Per Definition sollte die Projektvision aus einem Satz bestehen. Ihre Formulierung kann in längerer Form erfolgen, die die Projektdokumentation enthalten kann. Die Dokumentation enthält eine Begründung für jeden Bereich der Projektimplementierung, aber der Ausgangspunkt für ihre Erstellung ist immer ein zentraler Satz.

Wie formulieren Sie die Begründungen für Ihr Projekt? Zunächst sollten Sie die folgenden Fragen beantworten:

• Was wollen wir umsetzen? – Was wird das insgesamt formulierte Ergebnis des Projekts sein? Was wird die Umsetzung des Projekts in der Realität verändern, in die es passt?
• Für wen setzen wir unser Projekt um? – Wer sind die Begünstigten? Wer werden unsere Kunden sein?
• Warum wollen wir dieses Projekt umsetzen? – Was sind unsere Ziele und Werte?

Organisationsvision vs. Projektvision

Eine gut formulierte Projektvision ist klar und allgemein genug, um während der gesamten Lebensdauer des Projekts unverändert zu bleiben. Änderungen, die am Projekt vorgenommen werden, beeinflussen in der Regel nicht die Form und Relevanz der Vision.

Allerdings ist die Projektvision mit der breiteren Vision der Organisation verbunden. Die Vision der Organisation definiert ihre aktuellen und zukünftigen Ziele, ihre Mission und Werte. Somit wird sich die Projektvision auf dieselben Werte, Zielgruppen und Merkmale beziehen, die die Aktivitäten der Organisation von ihren Wettbewerbern unterscheiden. Zum Beispiel passt die Vision der Organisation formuliert:

“Kultur unterstützen, indem Apps erstellt werden, um die Teilnahme von Jugendlichen an Veranstaltungen zu fördern”.

in die Vision des Projekts:

“Wir werden eine App für junge Menschen launchen, die kostenlose Konzertkarten im Austausch für Bewertungen von Veranstaltungsorten und Veranstaltungen anbietet.”

Zusammenfassung

Die Vision eines Projekts steht im Zusammenhang mit den Erwartungen, die wir mit seiner Umsetzung verbinden. Sie ist eine allgemeine Beschreibung des Zwecks des Projekts, die das Projektteam inspiriert und motiviert, zu handeln. Vor allem muss sie prägnant und überzeugend sein. Dank der Vision werden wir den Sinn hinter den – oft mühsamen – Aufgaben, die zum Projekt führen, nicht aus den Augen verlieren.

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