Wie wählt man die beste Projektmanagement-Software aus? | #11 Einstieg in das Projektmanagement

Die beste Projektmanagement-Software ist die, die man nicht sieht. Sie erledigt ihre Aufgabe, ohne viel Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen. Sie ist einfach zu verwenden und enthält alle notwendigen Funktionen. Aber was beinhalten diese „notwendigen“ Funktionen? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden!

Die beste Projektmanagement-Software – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Projektvorlagen
3. Ansichten
4. Integrationen
5. Einsatzbereiche
6. Zusammenfassung
7. Entdecken Sie unsere Software für Projektmanagement

Wie wählt man die beste Projektmanagement-Software aus? Einführung

Bevor wir spezifische Projektmanagement-Software besprechen, lassen Sie uns über die Funktionen nachdenken, die sie erfüllen sollte. Wir haben unser heutiges Thema in drei Teile unterteilt. Zuerst betrachten wir die in verschiedenen Programmen angebotenen Ansichten. Im zweiten Teil werden wir die benötigten Integrationen betrachten. Und drittens werden wir uns ansehen, welche Bereiche der Betriebsabläufe einer Organisation solche Software abdecken sollte.

Projektvorlagen

Die meisten Programme ermöglichen es Ihnen, mehrere Projekte unabhängig zu verwalten. Dies ist erwähnenswert, wenn Sie mit Programmen oder einem Portfolio von Projekten arbeiten und wenn PMs in Ihrer Organisation mehr als ein Projekt gleichzeitig betreuen oder wenn Sie Projekte mit einem wiederkehrenden Ablauf durchführen – dann lohnt es sich, eine eigene Projektvorlage zu erstellen, die wiederholt verwendet werden kann.

Wenn Sie jedoch das Programm zum ersten Mal verwenden oder es sich um ein individuelles Projekt handelt, können Sie die integrierten Vorlagen nutzen. Diese erleichtern und beschleunigen den Einstieg in ein neues Projekt erheblich. Das liegt daran, dass sie Ihnen helfen, sofort in einer vorgefertigten Umgebung zu starten, die für das Projektmanagement in beispielsweise Scrum oder Prince2-Methodik vorkonfiguriert und gestaltet ist.

Ansichten

Unabhängig von der gewählten Vorlage oder Methode umfasst Projektmanagement-Software häufig Standardansichten. Diese zeigen den ausgewählten Aspekt der Projektdurchführung klar an. Für uns sind die wichtigsten Ansichten:

• Zeitleiste – die skaliert werden kann, um die gesamte Dauer des Projekts oder einen ausgewählten Zeitraum abzudecken,
• Aufgabenliste – um Aufgaben anzuzeigen, die derzeit in Bearbeitung sind, frisch abgeschlossen oder in Kürze zu erledigen sind,
• Kalender – eine Agenda zur Planung von Meetings und Gruppenaktivitäten,
• Analytische Werkzeuge – das sind Diagramme und Datenvisualisierungen spezifischer Bereiche der Projektdurchführung und der Arbeitslast einzelner Teammitglieder zur Erstellung von Berichten,
• Team – eine Liste von Personen, die am Projekt beteiligt sind, mit Kontaktdaten.

Integrationen

Bei der Auswahl eines Projektmanagement-Programms wird oft weniger auf Integrationen geachtet, das heißt, mit welchen Programmen und Anwendungen unser Tool zusammenarbeitet. Das liegt daran, dass einige Management-Programme, wie Firmbee, Monolithen sind. Dies ist eine Plattform, die umfassende Unterstützung für alle projektbezogenen Aufgaben bietet – von Aufgabenlisten und Notizen bis hin zur Bearbeitung von Rechnungen und sogar dem Rekrutierungsprozess für das Team.

Manchmal funktioniert jedoch ein Programm, das das Projektmanagement erleichtert, als eine Reihe von sogenannten Mikrodiensten, das heißt, eine Reihe von kooperierenden Modulen, die ein- und ausgeschaltet werden können. In diesem Fall erweisen sich Integrationen als sehr nützlich. Dazu können Verbindungen zu beispielsweise gehören:

• externen Kalendern (zum Beispiel Google oder Apple Kalender), die es ermöglichen, beispielsweise Meeting-Einladungen zu versenden,
• Kommunikatoren – wie Microsoft Teams, Zoom oder Slack, die die Kommunikation erleichtern, ohne Inhalte kopieren oder verschieben zu müssen,
• Lesern verschiedener Formate, sodass Sie die Inhalte von Dokumenten oder Bilddateien leicht anzeigen können,
• E-Mail – um Aufgaben direkt per E-Mail hinzuzufügen,
• Verkaufstools für E-Commerce, wie Salesforce, Zoho Desk und Zendesk,
• die Cloud, um größere Projektdateien zu speichern und zu teilen,
• Sicherheits- und Autorisierungswerkzeuge, die besonders wichtig sind, wenn man außerhalb des Büros arbeitet und weniger sichere Internetverbindungen hat,
• spezialisierte Reporting-Tools, wie Power BI, Looker oder Google Sheets, zum Beispiel.

Bei der Auswahl eines bestimmten Programms ist es auch sinnvoll, sich zu fragen, ob es nur auf einem Computer funktioniert oder ob es auch eine mobile App hat.

Einsatzbereiche

Die primären Bereiche der Projektdurchführung, die von der Software unterstützt werden, sind das Aufgabenmanagement über die Zeit sowie die Visualisierung des Budgets. Je nach Art des durchgeführten Projekts sind jedoch Module wie:

• Kontakte – insbesondere wenn die Projektdurchführung die Zusammenarbeit mit Freiberuflern oder mehreren Kundenvertretern umfasst,
• Kampagnen – wenn Marketing- oder Vertriebsaktivitäten Teil des Projekts sind,
• Dokumente – wenn es notwendig ist, verschiedene Materialien zu teilen,
• Personalwesen – eine Option, die besonders nützlich ist, wenn ein Projektteam gebildet wird oder während der Projektdurchführung Personal aufgestockt werden muss,
• Finanzen – zusätzlich zum Gesamtstatus des Projektbudgets ist es nützlich, ein Werkzeug zur Hand zu haben, das es ermöglicht, Ausgaben für verschiedene Zwecke zu erfassen oder Angebote für Produkte und Dienstleistungen, die für das Projekt notwendig sind, zu vergleichen.

Zusammenfassung

Die wesentlichen Funktionen, die Projektmanagement-Software erfüllen sollte, sind die Erleichterung der Arbeitsorganisation und Planung. Die Verwendung von Vorlagen – ob integriert oder selbst erstellt – erleichtert den Einstieg erheblich. Und klare Ansichten, die spezifische Aspekte der Projektdurchführung darstellen, machen tägliche Aufgaben angenehmer und einfacher. Integrationen hingegen bedeuten, dass wir unsere bevorzugte Software nutzen können, indem wir sie mit der Software kombinieren, die wir zur Verwaltung des Projekts verwenden. Es sei denn, es ist natürlich komplex genug, um Module zu kombinieren, die Kommunikation, Finanzmanagement und Personalwesen ermöglichen.

Entdecken Sie unsere Software für Projektmanagement:

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