Zeitmanagement im Projekt | #43 Einstieg in das Projektmanagement

Effizientes Zeitmanagement in einem Projekt ist entscheidend für dessen Erfolg. Laut einer PMI-Umfrage aus dem Jahr 2021 werden jedoch nur 55 % der Projekte rechtzeitig abgeschlossen. Projektmanager stehen häufig vor Problemen aufgrund unrealistischer Zeitpläne, mangelnder Flexibilität oder ungeeigneter Werkzeuge. Schließlich geht es beim Zeitmanagement um die Planung, Überwachung sowie Kontrolle der Projektzeit, während der Projektmanager dafür verantwortlich ist, Ziele zu setzen und Prioritäten festzulegen, um sicherzustellen, dass Aufgaben planmäßig abgeschlossen werden.

Zeitmanagement im Projekt – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Was ist Zeitmanagement in einem Projekt?
3. Probleme des Zeitmanagements im Projekt
4. Methoden des Zeitmanagements im Projekt
5. Pareto-Methode
6. ABC-Methode
7. Eisenhower-Methode
8. Zusammenfassung

Einführung

Projekte müssen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen werden, gemäß einem festgelegten Zeitplan, um Verluste zu vermeiden und eine Bedrohung für die Organisation darzustellen. Verschiebungen von Fristen verursachen zusätzliche Kosten, beeinträchtigen andere Aufgaben im Unternehmen und führen zu einem Anstieg der Aufgaben und einer schnellen Zunahme der Projektkomplexität. Wie kann man also bereits in der Planungsphase gut mit dem Zeitmanagement in einem Projekt umgehen?

Was ist Zeitmanagement in einem Projekt?

Zeitmanagement in einem Projekt dreht sich um:

• Planung,
• Überwachung und
• laufende Überwachung der Zeitplanung einzelner Aufgaben und Teilziele.

Der Projektmanager sollte Ziele setzen und Prioritäten festlegen, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan bleibt. Zu diesem Zweck sollte der Projektmanager jede Phase des Projekts sorgfältig planen, wobei die für jede Aktivität benötigte Zeit und die wahrscheinlichsten Hindernisse für deren Abschluss berücksichtigt werden sollten.

Probleme des Zeitmanagements im Projekt

Die häufigsten Probleme des Zeitmanagements in einem Projekt sind:

1. Unrealistische Zeitpläne – insbesondere bei der Arbeit mit einem neuen Team oder in einem risikobehafteten Bereich ist es sehr schwierig, einen genauen Zeitplan zu erstellen und realistische Meilensteine festzulegen; daher ist es üblich, während der Projektplanung Zeitpläne zu erstellen, die in der vorgegebenen Zeit nicht umsetzbar sind.
2. Mangelnde Flexibilität – Mangelnde Flexibilität ist ein Zeitrahmen, der zu eng festgelegt ist, fehlende Zeit für die Einarbeitung neuer Teammitglieder oder das Fehlen eines Notfallplans für Ausfallzeiten aufgrund von Rohstoffmangel oder erwarteter Marktnachfrage.
3. Unzureichende Werkzeuge – Projektmanager verwenden oft unzureichende Werkzeuge für das Zeitmanagement, was zu Fehlern bei der Schätzung der Aufgabendauer und Abhängigkeiten führt.

Methoden des Zeitmanagements im Projekt

Um diese Probleme zu vermeiden oder das damit verbundene Risiko eines Projektversagens zu reduzieren, sollte der Projektmanager die Methoden und Werkzeuge des Zeitmanagements im Projekt genau unter die Lupe nehmen: die Pareto-Methode, die ABC-Methode und die Eisenhower-Methode.

Pareto-Methode

Der italienische Wissenschaftler Vilfredo Pareto baute Erbsen in seinem Garten an. Dabei bemerkte er, dass bis zu 80 % der Erbsensamen in 20 % der Schoten zu finden sind. Da er hauptsächlich an Wirtschaft interessiert war, stellte er bald fest, dass dieses Prinzip auch auf andere Lebensbereiche zutraf. Zum Beispiel gehörten zu seiner Zeit 80 % des Landes in Italien 20 % der Bevölkerung.

Es wurde schnell klar, dass die Anwendung der Pareto-Methode wirklich weitreichend ist, insbesondere im Geschäftsbereich. Sie hilft unter anderem, Folgendes zu identifizieren:

• Die wichtigsten Aufgaben, die im Projekt zu erledigen sind, sowie
• Die Art von Aufgaben, die am häufigsten zu Verzögerungen führen,
• Die häufigsten Ursachen für Verzögerungen, unabhängig von der Art der Aufgabe.

Die Pareto-Methode basiert auf der Annahme, dass 20 % der Aktivitäten 80 % der Effekte erzeugen. In der Praxis bedeutet dies, dass der Projektmanager, um Verzögerungen zu vermeiden, sich auf Folgendes konzentrieren sollte:

• Die wichtigsten 20 % der Aufgaben im Projekt zu identifizieren und sicherzustellen, dass sie zuerst erledigt werden,
• Die Aufgaben zu erkennen, die Verzögerungen verursachen, und deren Ursachen zu verstehen,
• Die 20 % der häufigsten Ursachen für Verzögerungen zu definieren und daran zu arbeiten, sie zu beseitigen.

Die Pareto-Methode wird oft mithilfe eines Pareto-Diagramms visualisiert. Es kombiniert ein Balkendiagramm mit einem Liniendiagramm, wobei:

• Auf der X-Achse beispielsweise die Ursachen für Verzögerungen markiert sind, angeordnet nach Häufigkeit,
• Auf der Y-Achse die Anzahl ihrer Vorkommen und der Prozentsatz der Gesamtverzögerungen dargestellt ist,
• Das Liniendiagramm erleichtert es, die Ursachen für Verzögerungen zu identifizieren, die in die wichtigsten zwanzig Prozent fallen.

ABC-Methode

Die ABC-Methode besteht darin, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu kennzeichnen – in A-, B- und C-Klassen. Klassifizieren Sie die Aufgaben:

• A – sind die wichtigsten und erfordern die meiste Aufmerksamkeit,
• B – sind wichtig, aber weniger dringend,
• C – sind irrelevant und können verschoben werden.

Dies ermöglicht es dem Projektmanager, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und keine Zeit mit weniger wichtigen zu verschwenden.

Die ABC-Methode ist einfach anzuwenden und leicht zu verstehen. Sie ist besonders nützlich in Projekten mit vielen Aufgaben, die ähnliche Wichtigkeit haben.

Eisenhower-Methode

Die Eisenhower-Methode, auch bekannt als Eisenhower-Matrix, ist vielleicht das am häufigsten verwendete Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben, Zielen und sogar ganzen Projekten. Die Methode besteht darin, Aufgaben in dringende und nicht dringende, wichtige und unwichtige zu unterteilen und sich dann auf die zu konzentrieren, die sowohl dringend als auch wichtig sind.

Sie wird normalerweise mit zwei sich kreuzenden Linien dargestellt, die das Blatt in vier Quadranten unterteilen.

	DRINGEND	AKTUALISIERT
WICHTIG	Sofort zu erledigen	Bald einzuplanen
UNWICHTIG	Zu delegieren oder nach Zeitmangel zu erledigen	Zu verwerfen

Der Projektmanager sollte herausfinden, ob die Aufgaben dringend und wichtig sind, nur dringend, nur wichtig oder weder dringend noch wichtig.

Um die Eisenhower-Matrix effektiv zu nutzen, müssen Sie den Status der darin enthaltenen Aufgaben regelmäßig aktualisieren. Denn oft springt eine Aufgabe über Nacht in die Kategorie der dringendsten.

Zusammenfassung

Das Zeitmanagement in einem Projekt beeinflusst die Qualität und den Erfolg des Projekts, daher sollte der Projektmanager Werkzeuge wie die Pareto-Methode, die ABC-Methode und die Eisenhower-Methode kennen und nutzen sowie den Status aller Aufgaben im Projekt aktuell halten. Um dies zu tun, sollte er ständig mit allen Beteiligten kommunizieren und den Zeitplan anpassen, um Änderungen zu berücksichtigen, die auftreten können.

Wenn Ihnen unsere Inhalte gefallen, treten Sie unserer aktiven Community auf Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Caroline Becker

Als Projektmanagerin ist Caroline eine Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.

View all posts →