Priorisierung von Projekten | #7 Einstieg in das Projektmanagement

In dem heutigen Artikel werden wir über die Priorisierung von Projekten sprechen. Ist es wichtiger, ein risikobehaftetes Projekt zu starten, das schnell einen großen Gewinn bringen kann? Oder ist es wichtiger, die Entwicklung von Lösungen abzuschließen, die potenziell geringere, aber langfristige Gewinne bringen und sich in der finalen Umsetzungsphase befinden? Viele Organisationen haben zahlreiche Projekte, die gleichzeitig laufen. Wie geht man mit der Priorisierung dieser Projekte bei begrenzten Ressourcen um?

Priorisierung von Projekten – Inhaltsverzeichnis:

1. Priorisierung von Projekten – Einführung
2. Die Eisenhower-Matrix
3. moSCoW
4. DICE
5. Priorisierung von Projekten – Zusammenfassung

Priorisierung von Projekten – Einführung

Im folgenden Text werden wir die beliebtesten Methoden betrachten, die die Entscheidungsfindung zur Priorisierung von Projekten erleichtern – sowohl für eigenständig durchgeführte Projekte als auch für solche, die zu einem Programm oder Portfolio von Projekten gehören. Wir werden die Eisenhower-Matrix besprechen, die nicht nur zur Priorisierung von Projekten, sondern auch der in ihnen durchgeführten Aufgaben angewendet wird. Außerdem werden wir einen genaueren Blick auf die häufig verwendete MoSCoW-Methode werfen, die von Dai Clegg entwickelt wurde, sowie auf das DICE-Modell, das Mitte der 90er Jahre bei der Boston Consulting Group erfunden wurde.

Die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ermöglicht die Priorisierung von Projekten, indem sie in einem Raum platziert werden, der durch zwei Achsen definiert ist – was dringend und was wichtig ist. Es gibt ein gängiges Diagramm, um sie darzustellen:

moSCoW

Oracle wurde zum Pionier der Anwendung der MoSCoW-Technik. Sie wird auch als effektives Priorisierungsschema im neuesten Project Management Body of Knowledge (PMBOK) neben der multi-kriteriellen Analyse erwähnt. Sie unterteilt Projekte in vier Kategorien:

• Must-haves – das sind Projekte, die abgeschlossen werden müssen, da sie entscheidend für den Betrieb des Unternehmens sind; dazu gehören Projekte wie die Etablierung von Sicherheit und die Definition von Zugriffsrechten in der Cloud des Unternehmens, die Vorbereitung von Finanzberichten und -abschlüssen für einen Investor oder die Implementierung von Lösungen bei einem Schlüsselkunden,
• Should-want – d.h. solche, die umgesetzt werden sollten, da deren Vernachlässigung die Leistung des Unternehmens verschlechtern könnte; dies könnte beispielsweise der Umzug des Hauptsitzes an einen günstigeren Standort oder der Eintritt in eine neue Verkaufsplattform sein, die an Popularität gewinnt,
• Could-have – das sind Projekte, die “wenn die Zeit es erlaubt” umgesetzt werden sollen, da sie wahrscheinlich einen positiven Einfluss auf das Unternehmen haben; ein Beispiel für ein Projekt in dieser Kategorie könnte die Teilnahme an einer Branchenveranstaltung oder die Vorbereitung eines Wettbewerbs für Auftragnehmer sein,
• Will not have – das sind solche, die in der Zukunft umgesetzt werden könnten, aber derzeit nicht auf der Prioritätenliste stehen.

DICE

Die DICE-Methode übersetzt die Prioritäten, die Projekten zugewiesen werden, in numerische Werte und kommt in mehr als 1.000 großen Organisationen weltweit zum Einsatz. Das DICE-Akronym besteht aus den folgenden Komponenten:

1. D (Dauer) – die Dauer des Projekts, die die folgenden Werte zugewiesen bekommt:

• 1 – wenn das Projekt weniger als 2 Monate dauert
• 2 – wenn das Projekt 2-4 Monate dauert
• 3 – wenn das Projekt 4-8 Monate dauert
• 4 – wenn das Projekt mehr als 8 Monate dauert

I (Team Performance Integrity) – die Fähigkeit des Teams, insbesondere des Projektleiters, das Projekt erfolgreich durchzuführen, die mit Punkten bewertet wird:

• 1 – sehr gut
• 2 – gut
• 3 – durchschnittlich
• 4 – niedrig

C (Engagement) – Unterstützungsniveaus, die aus zwei Komponenten bestehen

• C1 – sichtbare Unterstützung des Projekts durch den Sponsor oder den Vorstand
• C2 – Unterstützung von Personen, die von der Umsetzung des Projekts betroffen sind, wobei die folgenden Werte jeweils zugeordnet werden:

• 1 – klar kommunizierte Unterstützung
• 2 – ziemlich klare Unterstützung
• 3 – neutrale Haltung
• 4 – klare Ablehnung

E (Aufwand) – der Aufwand, der erforderlich ist, um das Projekt über die täglichen Pflichten des Unternehmens hinaus umzusetzen, wobei die Werte wie folgt aussehen:

• 1 – weniger als 10% zusätzlicher Aufwand
• 2 – 10-20% zusätzlicher Aufwand
• 3 – 20-40% zusätzlicher Aufwand
• 4 – mehr als 40% zusätzlicher Aufwand

Der Wert von DICE wird mit der folgenden Formel berechnet: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

Je nach Punktzahl kann man die Wahrscheinlichkeit bestimmen, ob das geplante Projekt erfolgreich sein wird, und damit, ob es sich lohnt, es hoch auf die Prioritätenliste zu setzen:

• 7 – 14 – Gewinnzone – das Projekt hat sehr gute Chancen auf Umsetzung
• 14 – 17 – Gefahrenzone – das Projekt hat einige Erfolgschancen
• über 17 – Verzweiflungszone – der Ausgang des Projekts ist schwer vorherzusagen oder das Projekt wird wahrscheinlich nicht erfolgreich sein.

Priorisierung von Projekten – Zusammenfassung

Die skizzierten Methoden zur Projektpriorisierung sind natürlich nicht immer für die Projektauswahl und -bewertung verfügbar. Viele Organisationen wenden keine formalisierten Priorisierungsmethoden wie DICE an, und in einigen Fällen ist die Meinung eines Einzelnen, der sich ausschließlich nach seinen eigenen Ansichten richtet, entscheidend. Besonders wenn mehrere kritische und risikobehaftete Projekte gleichzeitig in Betracht gezogen werden, lohnt es sich, Priorisierungstools zu verwenden.

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