Was ist ein Organigramm?

Dennoch gibt es ein weiteres Element von extremer Bedeutung, das Sie möglicherweise ausgelassen haben – die effiziente Struktur, die ein Unternehmen oder eine Organisation etabliert. Diese Struktur besteht aus Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten, die effektiv durch das sogenannte Organigramm visualisiert werden. Im Folgenden erklären wir, was genau dieses Werkzeug ist, und weisen darauf hin, welche Vorteile seine Nutzung für Unternehmen und Institutionen in verschiedenen Branchen mit sich bringt.

Organigramm – oder was?

Ein Organigramm ist nicht nur eine einfache, geradlinige Zeichnung, sondern ein komplexes Managementwerkzeug, um die Struktur eines bestimmten Unternehmens, einer Institution oder einer anderen Einheit darzustellen – aber vor allem zu verstehen. Es ist eine grafische Visualisierung der Hierarchie (vom höchsten bis zum niedrigsten Niveau), der Aufteilung der Verantwortlichkeiten sowie der Verbindungen zwischen verschiedenen Einheiten (verschiedene Teams oder Einzelpersonen).

Es ist ein praktisches Mittel für Mitarbeiter (insbesondere für diejenigen, die gerade anfangen), da es ihnen hilft, die Struktur eines Unternehmens oder einer Institution zu sehen, indem die Rollen jeder Einheit und deren Verantwortungs- und Kompetenzbereich klar definiert werden. Es kann auch für Außenstehende (wie potenzielle Investoren oder Partner) praktisch sein, die wissen möchten, wie ein Unternehmen oder eine Institution funktioniert. Das Wesen eines Organigramms liegt daher darin, Transparenz und ein effektives Management der vorhandenen Ressourcen zu gewährleisten.

Was enthält das Organigramm?

Es gibt verschiedene Arten von beschriebenen Werkzeugen (von hierarchisch über funktional bis hin zu matrixorientiert, d.h. auf laufende Projekte fokussiert). Welche Elemente genau enthalten sind, hängt vom spezifischen Fall ab (insbesondere von der Größe der Einheit und der Branche, in der sie tätig ist). Am häufigsten enthält es jedoch Informationen zu solchen Elementen wie:

• Führungskräfte – im oberen Teil der Visualisierung sind die wichtigsten Führungspositionen platziert, die für die Entscheidungsfindung bezüglich des gesamten Unternehmens oder der Institution verantwortlich sind. Hier erscheinen normalerweise Personen wie der Präsident, der stellvertretende Präsident, Geschäftsführer (in Bereichen wie HR, Marketing, Entwicklung, Vertrieb usw.) und manchmal Top-Manager,
• Einzelne Abteilungen oder Bereiche – jede Abteilung (z.B. Marketing, HR, IT, Vertrieb, Recht und Compliance usw.) wird durch einen separaten Block dargestellt, in dem es individuelle Positionen und Rollen gibt (innerhalb der Abteilungen kann es auch Teams geben, die für einen bestimmten Bereich verantwortlich sind, z.B. im Marketing die Kommunikations-, Leistungs- und Outreach-Gruppe),
• Aufschlüsselung der Positionen – innerhalb jeder Abteilung oder Division werden auch die spezifischen Positionen aufgelistet, die im Unternehmen oder in der Institution existieren (von Direktoren über Senior- und Junior-Spezialisten bis hin zu Praktikanten und Trainees), oft mit ihren zugewiesenen Verantwortlichkeiten,
• Kommunikations- und Unterordnungswege – als Teil der grafischen Darstellung der Struktur wird auch angegeben, wer für die Berichterstattung über die Aktivitäten verantwortlich ist und an wen ein solcher Bericht eingereicht werden muss,
• Schlüssel/Legende – eine grafische Visualisierung enthält oft auch einen Schlüssel oder eine Legende, die die Bedeutung verschiedener Symbole und Linien im Diagramm erklärt. Dies erleichtert es allen Nutzern, die Struktur zu sehen und die Bedeutung aller verschiedenen Elemente zu verstehen.

Warum sollte ein Unternehmen ein Organigramm haben?

Was bringt es, ein Organigramm zu erstellen? Erstens können die Mitarbeiter auf diese Weise leichter ihren Platz in der Struktur verstehen – sie wissen, was ihre Aufgaben sind, wem genau sie verantwortlich sind (sowohl auf der Basis- als auch auf der höheren Ebene) und an wen sie sich im Falle eines Problems wenden können.

Außerdem, wenn sie die Unterstützung einer Person aus einer anderen Abteilung benötigen, können sie im Organigramm selbst nachsehen, wer für einen bestimmten Bereich verantwortlich ist, und sich (in den meisten Fällen) sicher sein, dass sie das Problem an die richtige Person weitergeleitet haben. Auf diese Weise helfen klar definierte Kommunikations- und Verantwortungswege, Verwirrung und Arbeitsunterbrechungen zu vermeiden. Gleichzeitig ermöglicht die beschriebene grafische Visualisierung auch die Identifizierung von Bereichen, in denen es Lücken oder zu viel Arbeitsbelastung gibt, was eine effizientere Verteilung der Aktivitäten ermöglicht.

Organigramm – Zusammenfassung

Angesichts der oben genannten Vorteile können wir mit Sicherheit sagen, dass das Management eines Unternehmens, einer Institution oder einer anderen Einheit ohne ein Organigramm eine gewaltige und äußerst schwierige Aufgabe wäre. Die Kommunikation wäre langwieriger, Entscheidungen wären weniger gut durchdacht (aufgrund des Mangels an vollem Wissen über die interne Struktur und Beziehungen), und Ressourcen würden nicht optimiert eingesetzt.

Ein Organigramm erleichtert das Management und ermöglicht gleichzeitig ein Verständnis des Unternehmens oder der Institution als Ganzes sowie die Identifizierung von Bereichen, in denen Verbesserungen und Änderungen für weiteres Wachstum und Erfolg umgesetzt werden können. Daher sollte jedes Unternehmen und jede Institution – selbst ein kleines – darauf achten, ein genaues und (entscheidend) aktuelles Organigramm zu erstellen.

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