3 Werkzeuge für die automatisierte Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen zur Verbesserung Ihres Workflows | KI im Geschäft #6

Was ist automatisierte Dokumentenverarbeitung (IDP)?

Automatisierte Dokumentenverarbeitung ist nicht nur Scannen oder OCR. Es ist eine ganze Reihe von Techniken, die es Ihnen ermöglichen, Dokumente in Ihrem Unternehmen effektiv zu verwalten. Hier sind die Hauptvorteile der Verwendung von IDP-Tools:

• Zeitersparnis: Die Automatisierung repetitiver Aufgaben, wie das Extrahieren von Daten aus Dokumenten, ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
• Verbesserung der Genauigkeit: IDP-Tools helfen, Fehler bei der Dokumentenverarbeitung zu reduzieren, was zu Einsparungen führt und Compliance-Probleme verhindert.
• Stärkung der Compliance: IDP-Tools können so programmiert werden, dass sie spezifische Regeln und Vorschriften einhalten, um Organisationen bei der Einhaltung zu unterstützen.
• Steigerung der Effizienz: IDP-Tools können helfen, die Dokumentenverarbeitung zu optimieren, was zu effizienterem Arbeiten führt.
• Verbesserung des Kundenservice: Schnellere Dokumentenverarbeitung führt zu besserem Kundenservice.

Welche Dokumente können verarbeitet werden?

Nicht nur Rechnungen oder Verträge können automatisch verarbeitet werden. IDP kann viele Arten von Dokumenten bearbeiten. Dazu gehören:

• Verträge – zum Beispiel Arbeitsverträge oder Verträge mit Kunden.
• Rechnungen – sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen.
• Berichte – wie Verkaufsberichte oder Finanzberichte.
• Korrespondenz – Briefe, E-Mails und andere Formen schriftlicher Kommunikation.
• Formulare – Umfragen, Anträge, Einreichungen.
• Medizinische Dokumente – Patientenakten, Testergebnisse.
• Finanzdokumente – Kontoauszüge, Bilanzen.
• Rechtsdokumente – Rechtsakte, Verwaltungsentscheidungen.

4 Techniken der automatisierten Dokumentenverarbeitung

Intelligent Document Processing (IDP) ist nicht nur ein Scanner, um Papierdokumente auf einen Computer zu übertragen. Es sind mehrere Techniken, die es uns ermöglichen, Dokumente effizient zu verarbeiten. Erwähnenswert sind:

1. OCR, Optische Zeichenerkennung – eine grundlegende Technik zum Lesen von Text aus Papierdokumenten. Sie ist oft der Ausgangspunkt für die Automatisierung der Verarbeitung und des Umlaufs von Dokumenten in einem Unternehmen. Es ist eine alte und bewährte Lösung zum Scannen und Erkennen des in Papierdokumenten enthaltenen Textes. Mit zunehmender Digitalisierung nutzen immer mehr Unternehmen elektronische Dokumente. In vielen Fällen machen jedoch gesetzliche Anforderungen die Aufrechterhaltung und Verarbeitung von Papierdatenbanken erforderlich. Daher ist OCR nach wie vor ein weit verbreitetes Werkzeug.
2. Texterkennung – Analyse der Textstruktur in Dokumenten. Der nächste Schritt in der automatischen Dokumentenverarbeitung besteht darin, digitalisierte Daten zu identifizieren. Ein wesentlicher Bestandteil des maschinellen Verständnisses dessen, was gescannt wurde, ist die Unterscheidung zwischen relevanten und irrelevanten Daten. Das heißt, die Schlüsselinformationen von beispielsweise der Markenidentität des Unternehmens, das das Dokument gesendet hat, oder zufälligen Verzerrungen oder Schmutz zu erkennen.
3. Dokumentenklassifizierung – automatische Zuordnung von Dokumenten zu Kategorien. Die erkannten Dokumente oder die aus ihnen gewonnenen Informationen werden dann an eine digitale Datenbank gesendet. Sie werden je nach Dokumenttyp oder der darauf basierenden zu ergreifenden Maßnahme klassifiziert. Dies könnte beispielsweise das Eintragen des Datums eines Treffens in die digitalen Kalender der zu einem Wohltätigkeitskonzert eingeladenen Personen oder das Versenden einer personalisierten E-Mail an einen Kunden sein, die nach einem Beschwerdeprozess um Feedback bittet.
4. Dokumentensuche – schnell Informationen in der Dokumentendatenbank finden. Dank IDP ist es so einfach, eine Rechnung von einem bestimmten Auftragnehmer oder ein Ticket, das für einen bestimmten Betrag gekauft wurde, zu finden, wie ein Wort in das Suchfeld einzugeben.

Wie funktioniert Software zur automatischen Dokumentenverarbeitung?

Dokumentenverarbeitungssoftware ist ein Werkzeug, das IDP-Techniken verwendet, um Unternehmensprozesse zu automatisieren. Sie läuft sowohl auf Computern als auch in der Cloud und kann mit anderen Systemen wie ERP (Enterprise Resource Planning) oder CRM (Customer Relationship Manager) integriert werden.

Document AI von Google

Document AI ist ein cloudbasierter Dienst von Google, der die automatische Verarbeitung von Dokumenten ermöglicht. Er nutzt maschinelles Lernen, um strukturierte Daten aus unstrukturierten Dokumenten zu extrahieren.

Document AI bietet viele Funktionen, die es zu einem leistungsstarken Werkzeug für die Dokumentenverarbeitung machen, wie hohe Genauigkeit, Skalierbarkeit, Flexibilität und Sicherheit. Mit der Google Cloud AI-Technologie und einer Reihe von vortrainierten Modellen oder benutzerdefinierten Modellen in Workbench kann Document AI eine Vielzahl von Dokumenttypen mit hoher Genauigkeit und Geschwindigkeit verarbeiten. Zu seinen unbestreitbaren Vorteilen gehören:

• Eine einzige Plattform für die Dokumentenverarbeitung – die Verwendung einer einzigen Plattform ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle Modelle und Werkzeuge, einschließlich vortrainierter Modelle für die Dokumentenverarbeitung wie OCR und Form Parser sowie spezialisierter Modelle für bestimmte Branchen.
• KI-Technologie von Google – Document AI nutzt Bildverarbeitung (einschließlich OCR) und natürliche Sprachverarbeitung (NLP) von Google, um vortrainierte Modelle für wertvolle, hochvolumige Dokumente zu erstellen.
• Datenanreicherung – die Möglichkeit, verarbeitete Informationen mithilfe der Google Knowledge Graph-Technologie zu überprüfen und anzureichern, die es ermöglicht, Firmennamen, Adressen und andere Daten basierend auf im Internet verfügbaren Informationen zu überprüfen.
• Einbindung menschlicher Überprüfung in den Prozess – Eine neue Human-in-the-Loop-KI-Funktion erreicht eine höhere Genauigkeit in der Dokumentenverarbeitung, indem sie den Moment der menschlichen Akzeptanz in ausgewählte Prozesse einfügt.

Die Stärke von Document AI von Google liegt in seiner Integration mit anderen Google Cloud-Diensten, die Ihnen bei der Erstellung fortschrittlicher Workflows hilft. Probieren Sie es online unter dieser Adresse aus.

Rossum

Während Document AI von Google am besten für Unternehmen geeignet ist, die die Vorteile fortschrittlicher Cloud-Technologien nutzen und die Dokumentenverarbeitung mit anderen Cloud-Diensten integrieren möchten, ist Rossum eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen, die eine flexible und skalierbare Lösung benötigen, die an spezifische Geschäftsbedürfnisse angepasst werden kann.

Quelle: Rossum.ai

Mit anderen Worten, Rossum ist ein etwas weniger ausgeklügeltes, aber einfacher zu bedienendes Werkzeug, das künstliche Intelligenz einsetzt, um Daten aus Dokumenten zu extrahieren. Es kann manuelle Dokumenteneingabeprozesse eliminieren und die Datenqualität verbessern. Dank der Cloud ist Rossum schnell, genau und einfach zu bedienen. Es eignet sich gut zur Verarbeitung verschiedener Dokumenttypen, wie Rechnungen, Verträge und Formulare.

• Automatische Datenerfassung: Das Werkzeug klassifiziert Dokumente automatisch und beseitigt Eingabefehler, die zu Gebühren und Strafen führen können. Es kann Dokumentendaten in allen Formaten und Kanälen verarbeiten, die Kommunikation automatisieren, um manuelles Tracking zu eliminieren, Spam und doppelte Dokumente filtern und Dokumente mit einem flexiblen Warteschlangensystem weiterleiten und verarbeiten.
• Erweiterte Funktionen: Rossum bietet Funktionen wie Vorverarbeitung, Validierung, Nachverarbeitung und Berichterstattung. Dies macht das Werkzeug vielseitig und anpassbar an eine Vielzahl von Geschäftsbedürfnissen.
• Maßgeschneiderte Lösungen: Rossum bietet maßgeschneiderte Lösungen für verschiedene Branchen und Bedürfnisse, wie Buchhaltung, Onboarding, Lieferkettenmanagement, Auftragsmanagement und Qualitätssicherung.

Docsumo

Docsumo ist am besten für Unternehmen geeignet, die Dokumente schnell und effizient verarbeiten möchten, ohne sich mit komplexen Modelltrainingsprozessen beschäftigen zu müssen. Es ist eine Plattform, um Daten aus großen Mengen unstrukturierter Dokumente mit einer Genauigkeit von über 99 % einfach zu verarbeiten. Es bietet viele Funktionen wie automatische Dokumentenklassifizierung, Datenkategorisierung, intelligente OCR, Echtzeit-Datenvalidierung und vieles mehr.

Quelle: Docsumo.com

Docsumo ist ideal für kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Dokumentenverarbeitung optimieren möchten.

• Vielseitigkeit – Docsumo kann eine Vielzahl von Dokumentenformaten verarbeiten, wie Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Frachtbriefe, Energiekosten und mehr.
• Intelligente Extraktion – Dank fortschrittlicher KI-Technologie kann Docsumo genau nur die Felder extrahieren und überprüfen, die Sie aus so komplexen Dokumenten benötigen.
• Datenvalidierung – Erstellen Sie Excel-ähnliche Regeln und Formeln, um extrahierte Daten innerhalb eines Dokuments, zwischen Dokumenten oder gegen eine Datenbank zu validieren.
• Automatische Klassifizierung – Docsumo kann automatisch zwischen verschiedenen Dokumenten unterscheiden, bevor sie verarbeitet werden, sodass Daten in die entsprechende Datenbank übertragen werden können.
• Integration mit Systemen – Unabhängig von der Branche – Versicherung, Finanzen, Logistik – bietet Docsumo eine fertige API, die einfach in bestehende Systeme integriert werden kann.
• Sicherheit – Die Plattform ist GDPR-konform, SOC2-zertifiziert und HIPAA-konform, was sicherstellt, dass Unternehmensdaten sicher und unter Ihrer Kontrolle sind.

Docsumo hat von vielen Unternehmen weltweit Lob erhalten, darunter Arbor Realty Trust und National Debt Relief, die eine 95%ige No-Touch-Verarbeitungsrate und 99%ige Genauigkeit dank umfassender Automatisierung vorweisen können.

Zusammenfassung

Automatisierte Dokumentenverarbeitung ist der Schlüssel zur Optimierung der Arbeit in vielen Unternehmen. Mit Tools wie Document AI von Google, Rossum und Docsumo können Unternehmen Geschäftsprozesse beschleunigen, die Datenqualität erhöhen und den Kundenservice verbessern. Die Wahl des richtigen Werkzeugs hängt von den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens ab, aber all diese Lösungen bieten fortschrittliche Funktionen, die Unternehmen helfen, in der heutigen digitalen Welt erfolgreich zu sein.

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