Digitale Teams leiten | Ihr Unternehmen digitalisieren #6

In letzter Zeit wird der Aufbau digitaler Teams immer wichtiger, was zu einem signifikanten Anstieg der Arbeitseffizienz und einer einfacheren Kommunikation zwischen den Mitarbeitern beiträgt. Dank der Digitalisierung wird das Management von Teams weniger kompliziert, schneller und präziser. Es ermöglicht Unternehmen, den Fortschritt der Mitarbeiter besser zu überwachen, was entscheidend für fundierte Entscheidungen ist. Lesen Sie weiter.

Management digitaler Teams – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Warum digitale Teams aufbauen?
3. Wie wählt man Werkzeuge für das Management digitaler Teams aus?
4. Praktische Werkzeuge für das Teammanagement
5. Aufbau digitaler Teams
6. Leistung digitaler Teams messen
7. Zusammenfassung

Einführung

Im Zeitalter der digitalen Evolution befindet sich das Teammanagement in einem großen Wandel. Traditionelle Managementmethoden, die ausschließlich auf persönlichen Meetings und Gesprächen basieren, werden durch fortschrittlichere und flexiblere technologische Lösungen ersetzt. In diesem Artikel werden wir die Schlüsselaspekte des Managements digitaler Teams und praktische Werkzeuge, die diese Transformation unterstützen können, diskutieren.

Warum digitale Teams aufbauen?

Die Digitalisierung bringt viele Vorteile für die Organisation. Erstens verbessert sie die Arbeitseffizienz, indem sie die Kommunikation, Planung und Kontrollprozesse optimiert. Darüber hinaus helfen digitale Werkzeuge, die Arbeitsleistung besser zu überwachen und wertvolle Daten für Analysen bereitzustellen. Schließlich ermöglichen sie es Unternehmen, wettbewerbsfähiger auf dem Markt zu werden.

Viele Geschäftsinhaber assoziieren Werkzeuge für das Management digitaler Teams nur mit remote und computerbasiertem Arbeiten. Es gibt jedoch eine Reihe von Plattformen, die helfen, die Effizienz der Teamarbeit sowohl im Büro, zu Hause als auch im Außendienst zu verbessern.

Wie wählt man Werkzeuge für das Management digitaler Teams aus?

Beim Management digitaler Teams ist es wichtig, sich auf die tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens und die entsprechenden Softwarefunktionen zu konzentrieren. Am besten beginnt man mit einer Bedarfsanalyse, das heißt, indem man die folgenden Fragen beantwortet:

• Benötigen wir die Zeiterfassungsfunktion?
• Werden wir gemeinsame Dateien verwenden?
• Soll die Software auf mobilen Geräten oder Computern laufen?
• Benötigen wir ein Management-Panel für den Geschäftsinhaber oder Manager, oder reicht ein gemeinsamer Arbeitsbereich aus?

Die Antworten ermöglichen es uns, das richtige Programm oder eine Reihe von kooperierenden Anwendungen auszuwählen. Es ist wichtig, die Digitalisierung des Teammanagements in den folgenden Bereichen zu berücksichtigen:

• Kommunikation – moderne Kommunikationswerkzeuge, wie Gruppenchat und Videokonferenz-Apps, ermöglichen eine schnelle und effektive Teamkommunikation. Laut einem Bericht von TechRepublic (2021) nutzen bereits 95 % der Unternehmen sie,
• Dateifreigabe – Cloud-Lösungen für die Dateifreigabe und die remote Zusammenarbeit werden heute von 76 % der Unternehmen genutzt. Selbst wenn alle im selben Gebäude arbeiten, ist es viel schneller und einfacher, eine Nachricht zu senden oder auf einem gemeinsamen Miro (https://miro.com/) oder Mural (www.mural.co) Board zusammenzuarbeiten, als an einem Whiteboard in einem Konferenzraum zu stehen,
• Sicherheit – die Nutzung eines VPN ermöglicht es Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, Dateien sicher zu teilen und sensible Informationen auszutauschen, weshalb 54 % der Unternehmen diese Lösung nutzen,
• Planung – digitale Kalender und Aufgabenplaner erleichtern die Organisation der Arbeit und die Verfolgung von Fortschritten und Fristen, beispielsweise auf Kanban-Boards oder in den Meilenstein- und Roadmap-Ansichten,
• Aufgaben delegieren – mit Projektmanagement-Software ist es einfacher, Aufgaben einzelnen Mitgliedern zuzuweisen und deren Fortschritt zu überwachen.
• Kontrolle– dank digitaler Werkzeuge können Manager die Leistung des Teams in Echtzeit überwachen und Entscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger Daten treffen.

Praktische Werkzeuge für das Teammanagement

Es gibt eine Reihe von Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Lassen Sie uns die beliebtesten näher betrachten, insbesondere da sie kostenlose Pläne anbieten:

• Trello – es ist eine Projektmanagement-Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Aufgaben-Boards zu erstellen, diese einzelnen Teammitgliedern zuzuweisen und den Fortschritt zu überwachen, verfügbar auf Computern und mobilen Geräten,
• Asana – es ist ein fortschrittlicheres Aufgaben- und Projektmanagementsystem, das eine Reihe von Funktionen bietet, um Planung, Verfolgung und Teamzusammenarbeit zu vereinfachen, verfügbar auf Computern und mobilen Geräten,
• Slack – es ist eine trendige Instant-Messaging-App zum Austausch von Informationen innerhalb eines Teams, die sich mit anderen Tools wie Trello und Asana integriert, verfügbar auf Computern und mobilen Geräten,
• Firmbee – es ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool, das auf PCs verfügbar ist und es Ihnen ermöglicht, die Zeiterfassung zu nutzen, Projekte auf Kanban-Boards anzuzeigen und mit Ihrem Team und Freelancern zusammenzuarbeiten.

Manchmal kann es jedoch schwierig sein, eine Teammanagement-Software zu finden, die den Bedürfnissen eines Unternehmens entspricht. Dann lohnt es sich, eine der weniger beliebten Optionen in Betracht zu ziehen:

• Beratung durch einen Consultant – viele Menschen helfen heute, Software für Unternehmen auszuwählen und zu implementieren. Ein erfahrener und unabhängiger Berater wird helfen, Lösungen nach dem Prinzip “best of breed” auszuwählen, d.h. die am besten geeigneten Lösungen zur Lösung eines bestimmten Problems auszuwählen, anstatt persönliche Vorlieben zu berücksichtigen. Auf diese Weise ausgewählte Lösungen können über eine API (Application Programming Interface) miteinander verbunden werden, um ein einzigartiges Ganzes zu schaffen, das auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten ist,
• Zusammenarbeit mit einer Softwarefirma – es ist eine teure Lösung, die Ihnen die Möglichkeit gibt, einzigartige Software zu erstellen, die vollständig den Anforderungen eines bestimmten Unternehmens entspricht, ohne ein Team oder Freelancer einstellen zu müssen, sowie die Bedürfnisse des Unternehmens selbst zu identifizieren und zu definieren.

Aufbau digitaler Teams

Die auf dem Markt verfügbaren Projektmanagement-Tools sind sehr gut gestaltet. Daher sollte der Aufbau digitaler Teams nicht viel Aufwand von den Mitarbeitern erfordern. Sobald wir mit der Bedarfsanalyse und der Auswahl der Werkzeuge fertig sind, ist es Zeit für die Implementierung.

Es ist eine gute Idee, mit der Schulung der Teammitglieder zu beginnen, um sie mit den ausgewählten Werkzeugen vertraut zu machen und ihnen beizubringen, wie man sie verwendet. In der Regel reicht es aus, eine App auf einem mobilen Gerät zu installieren oder sich in einen Browser einzuloggen. Der nächste Schritt besteht darin, zu besprechen, wie weiter verfahren werden soll, und solche Fragen zu beantworten wie:

• Wer wird Aufgaben delegieren und wann?
• Wo werden die Benachrichtigungen über neue Aufgaben angezeigt?

In dieser Phase ist es jedoch sinnvoll, die Werkzeuge spontan zu nutzen. Auf diese Weise ist es am einfachsten, mögliche Probleme zu identifizieren, ohne Zeit mit der Diskussion über Offensichtliches zu verschwenden.

Leistung digitaler Teams messen

Den Fortschritt zu überwachen und Feedback vom Team zu sammeln, ist ebenso wichtig wie die Implementierung digitaler Kommunikationswerkzeuge. Dies kann durch den Vergleich der Ergebnisse vor der Digitalisierung mit den aktuellen Ergebnissen erfolgen, wobei auf solche Leistungsindikatoren zu achten ist wie:

• Aufgabenbearbeitungszeit – die sich enorm verbessern kann, zum Beispiel, indem man Telefonanrufe an mobile Mitarbeiter, die beim Kunden vor Ort arbeiten, in Nachrichten umwandelt, die die Adresse und den GPS-Standort sowie eine Beschreibung der zu erledigenden Aufgabe enthalten,
• Interaktionshäufigkeit im Team – es kann sich herausstellen, dass der Austausch von Informationen intensiver wird, während er weniger Zeit in Anspruch nimmt und nur diejenigen einbezieht, die einen echten Einfluss auf die Lösung eines bestimmten Problems haben,
• Kundenzufriedenheitsniveau– wenn ein Team beispielsweise den Kundenservice übernimmt, kann die Verfügbarkeit von Informationen über die Prozesse, die mit der Erfüllung einer Bestellung einer Person in einem digitalen Werkzeug verbunden sind, einen sehr positiven Einfluss auf die Kundenbeziehungen haben.

Zusammenfassung

Durch Investitionen in die richtigen Werkzeuge und deren Implementierung können Unternehmen effizienter, wettbewerbsfähiger werden und die Zusammenarbeit im Team verbessern. Die Schlüsselfaktoren für das Management digitaler Teams sind Kommunikation, Planung, Aufgabendelegation und Kontrolle. Es lohnt sich, etwas Zeit für die Bedarfsanalyse, die Auswahl der richtigen Werkzeuge, die Schulung des Teams und die Messung der Effektivität der implementierten Lösungen aufzuwenden.

Die Zukunft der Projektmanagement-Tools besteht darin, nicht nur die Effizienz der Mitarbeiter zu unterstützen, sondern auch ihr Wohlbefinden und ihre Zufriedenheit. Die Entwicklung von Technologien wie künstlicher Intelligenz und Automatisierung sowie die Einführung von Gamification-Lösungen können dazu beitragen, die Qualität des Arbeitslebens zu verbessern.

Digitale Werkzeuge werden Führungskräften helfen, die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter zu überwachen sowie Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen. Mit modernen Lösungen wie flexiblen Arbeitszeiten, Remote-Büros und Plattformen zur Unterstützung der beruflichen Entwicklung wird das Management stärker auf die Bedürfnisse und Erwartungen jedes Mitarbeiters ausgerichtet sein. Die Personalisierung moderner Werkzeuge kann dazu führen, dass das Wohlbefinden der Mitarbeiter eine Schlüsselrolle in der Zukunft des Teammanagements spielt, was zu größerer Effizienz, Arbeitszufriedenheit und Talentbindung beiträgt.

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