Die massiven Veränderungen in der Arbeitsorganisation und im Geschäftsmanagement, die durch die Pandemie eingeleitet wurden, haben 2022 kein bisschen nachgelassen. Allerdings könnten die wirtschaftlichen Umwälzungen und Dynamiken tatsächlich förderlich für die reibungslose Umsetzung von Projekten sein. Heute wollen wir einen genaueren Blick auf die wichtigsten Themen im Projektmanagement werfen.
Laut dem Bericht Pulse of the Profession wurde ein höherer Prozentsatz an Projekten effizient abgeschlossen: die Ziele wurden erreicht, das Budget eingehalten und die geplante Fertigstellungszeit respektiert. Andererseits wurden 2021 mehr Projekte abgesagt als in den Vorjahren.
Daher werden wir die erfolgreichen Projekte untersuchen, um von den Besten zu lernen. Was waren die Hauptprobleme im Zusammenhang mit dem Management dieser Projekte? Und wie würden wir versuchen, sie heute zu lösen?
Heute konzentrieren wir uns auf drei Hauptanliegen im Projektmanagement. Diese sind:
Probleme bei der Definition des Projektumfangs beginnen normalerweise schon zu Beginn. Und sogar bevor die Annahmen vollständig geklärt sind. Deshalb ist es so entscheidend, den Entwurf des Projekts sorgfältig zu skizzieren. Eile ist nicht geboten, und man sollte sich viel Zeit nehmen, um das Ziel und den Aktionsplan sorgfältig zu klären, bevor man Aufgaben plant.
Es ist eine gute Idee, die richtigen Werkzeuge zu verwenden, wenn man den Umfang des Projekts plant, sowie ihn in Epics oder Threads zu unterteilen, die für alle Beteiligten verständlich sind.
Um den Erfolg eines Projekts sicherzustellen, ist seine Geburt entscheidend. Eine günstige Atmosphäre, eine überzeugende Präsentation der wichtigsten Annahmen sowie die Verhandlungs- und zwischenmenschlichen Fähigkeiten des Projektmanagers können darüber entscheiden, ob das Projekt abgelehnt oder umgesetzt wird.
Die anschließende Diskussion mit dem Kunden und anderen Entscheidungsträgern sind die verbindlichen Momente, die den ursprünglichen Umfang des Projekts definieren.
Aber warum sprechen wir vom „ursprünglichen“ Umfang eines Projekts? Weil der geplante Umfang niemals identisch mit dem endgültigen Umfang sein wird.
Die Annahme einer natürlichen Flexibilität des Projektumfangs ist ein Weg, um mit der Variabilität des Umfangs umzugehen und einfach ein realistischer Ansatz. Sie ermöglicht es dem Projektrahmen, sich an die tatsächliche Lieferfähigkeit und sich ändernde Geschäftsbedingungen anzupassen. Diese natürliche Variabilität darf jedoch nicht für die wesentlichen Annahmen des Projekts gelten.
Wenn sich wesentliche Annahmen ändern und der Umfang der auszuführenden Aufgaben erweitert wird, wird der Erfolg des Projekts in Frage gestellt. Dieses Problem wird als Umfangsveränderung bezeichnet. Der Begriff Umfangsveränderung bedeutet unkontrolliertes Projektwachstum. Und es ist das Unheil von bis zu einem Drittel der umgesetzten Geschäftsprojekte.
Ein weiteres Hindernis im Projektmanagement ist die Definition des Inhalts des Projekts. Ein Projektmanager muss ehrlich die Frage beantworten: Weiß ich genug über die Aufgaben, die ich ausführen möchte?
Wenn die Antwort auf diese Frage nein ist, dann ist es unabhängig davon, wie weit das Projekt fortgeschritten ist, notwendig, sich mit Spezialisten zu beraten. Zunächst mit denen, die das Projektteam bilden. Aber manchmal ist der Rat externer Experten erforderlich.
Selbst sehr erfahrene Projektmanager sind unverbesserliche Optimisten, wenn es um die Projektlaufzeit geht. Dies belegen die Statistiken über abgeschlossene Großprojekte. Im Jahr 2021 wurden weltweit 55 % der Projekte pünktlich abgeschlossen. Dies ist ein Anstieg von 4 % im Vergleich zum Vorjahr. Die Ergebnisse sind jedoch immer noch nicht sehr zufriedenstellend.
Die pünktliche Fertigstellung eines Projekts wird normalerweise durch die unrealistische Zeit, die für bestimmte Aufgaben eingeplant ist, behindert. Deshalb ist es sinnvoll, Werkzeuge zu verwenden, die eine statistische Messung der tatsächlichen Geschwindigkeit der Aufgabenausführung ermöglichen und diese mit der geplanten Zeit vergleichen.
Natürlich steht die Zeit der Projektdurchführung in engem Zusammenhang mit seinem Umfang und Budget. Häufig erweisen sich jedoch die Effizienz und Flexibilität des Teams als entscheidende Faktoren.
Die Teamleistung muss klare und verständliche Anforderungen erfüllen, durch einfache Delegation von Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Ebenso entscheidend ist die Transparenz der Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitsphasen sowie die Reihenfolge der Aufgaben. Diese Aspekte der Kommunikation zu berücksichtigen, um Rückschläge bei der Projektdurchführungszeit zu vermeiden.
Die Enge und die Quelle des Scheiterns im Projektmanagement ist der Mangel an Flexibilität, der sich aus dem Festhalten an bekannten, ausgetretenen Pfaden ergibt. Dies führt häufig zur Anwendung bewährter Managementmethoden und -werkzeuge, die für ein bestimmtes Projekt ungeeignet sind. Aber wie kann man seine Flexibilität – als Projektmanager – und die des gesamten Teams erhöhen?
Es ist kein Zufall, dass die Flexibilität in der Durchführung und Problemlösung, die kleinen, agilen Software-Design-Teams eigen ist, weltweit Anerkennung gefunden hat. Immer häufiger sind es die Projektmanagement-Tools aus der IT-Branche, die sich auf andere Branchen ausbreiten, wenn die Situation eine erhöhte Flexibilität in der Durchführung erfordert.
Agil geführte Teams können große Flexibilität ausüben. In ihnen sind die Manager häufig direkt in das Projekt involviert und geben und erhalten Feedback zu ihren Handlungen. Und die Teammitglieder wählen – zumindest teilweise – selbstständig die Aufgaben aus, die sie ausführen möchten. All dies lässt agile Teams dem Modell der Selbstorganisation ähnlich erscheinen.
Wir haben die Hauptprobleme im Projektmanagement in drei Gruppen kategorisiert. Die erste umfasst die Definition, das Verständnis und die Aufrechterhaltung des Projektumfangs während seiner Durchführung. Die zweite betrifft die zeitliche Planung der Projektaufgaben. Die dritte ist die Aufrechterhaltung der Flexibilität im Teammanagement und die ständige Anpassung an sich ändernde Bedingungen.
Der beste Weg, mit diesen Problemen umzugehen, besteht darin, auf dem Laufenden zu bleiben – mit Ihrem Zeitplan und Wissen, mit Ihren Managementmethoden, mit Ihrem Team und mit Software, die das Management selbst sehr komplexer Projekte erleichtert.
QUELLE DER STATISTIKEN: Pulse of the Profession 2021
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Als Projektmanagerin ist Caroline eine Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.
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