Was ist ein Team-Charter? 5 wichtige Gründe, warum Sie ihn erstellen sollten

Was ist ein Team-Charter?

Ein Team-Charter ist ein Dokument, das zur Organisation und Koordination der Arbeit von Mitarbeitern verwendet wird. Es kann verschiedene Formen annehmen – ein einfacher Text in Microsoft Word, eine Tabelle in Excel oder ein Blatt, das in einem komplexen Projektmanagement-Tool erstellt wurde. Es enthält alle Informationen über die Aufgaben, die die Teamkollegen erledigen sollen, und gibt die Verantwortlichkeiten jeder Person, den Arbeitszeitplan und die verfügbaren Ressourcen an. Es sollte klar und transparent erstellt werden. Außerdem muss es während des Arbeitsprozesses aktualisiert werden, um den Fortschritt der Aktivitäten oder Änderungen im Zeitplan oder in den Anforderungen widerzuspiegeln.

Wie erstellt man einen Team-Charter?

Die Komponenten eines Team-Charters hängen von den Bedürfnissen der spezifischen Organisation ab, beinhalten jedoch häufig die folgenden Informationen:

• Name des Teams,
• zu erfüllende Ziele,
• zu erledigende Aufgaben,
• Fristen,
• Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter,
• benötigte Ressourcen (Werkzeuge, Software, Mittel),
• Kommunikationsplan (Meetings, Kommunikationsmittel),
• potenzielle Risiken und Korrekturmaßnahmen,
• Schlüssel-Leistungsindikatoren (KPIs).

Die Vorteile der Erstellung eines Team-Charters

Ein Team-Charter ist ein Werkzeug zur Planung und Organisation individueller Aktivitäten – er ermöglicht es, klar zu definieren, wann und wie die zugewiesenen Aufgaben erledigt werden. Dies ist jedoch nicht die einzige Funktion, die diese Lösung bieten kann. Zu seinen Zielen gehören auch:

• Koordination – ein gut ausgearbeitetes Dokument hilft jedem zu verstehen, was von ihm erwartet wird und welche Aufgaben erledigt werden müssen,
• Verantwortlichkeiten zuweisen – definiert klar, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, wodurch Verwirrung und Mehrdeutigkeit beseitigt werden, die manchmal zu Konflikten oder Verzögerungen führen können,
• Fortschritt überwachen – dieses Dokument ermöglicht es, zu überwachen, welche Aufgaben bereits abgeschlossen sind und welche in Bearbeitung sind. Auf diese Weise können potenzielle Engpässe, die Ihr Projekt verzögern könnten, schnell identifiziert werden,
• Kommunikation – dieses Dokument kann als Rahmen für die interne und externe Kommunikation dienen,
• Risikomanagement – kann Informationen über potenzielle Risiken und Korrekturmaßnahmen enthalten, die im Notfall zu ergreifen sind.

Wie Sie sehen können, gibt es mehrere Vorteile, die ein Team-Charter Ihnen und Ihren Kollegen bringen kann. Zunächst verbessert es die Arbeitseffizienz, da es Ziele, Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten identifiziert. Es verbessert auch die Kommunikation innerhalb eines Teams, da es Regeln am Arbeitsplatz definiert. Es hilft auch, potenzielle Konflikte zu lösen und eine positive Atmosphäre zu schaffen, was sich in höherem Engagement und Produktivität niederschlägt.

Zusammenfassung

Eines der Schlüsselelemente erfolgreichen Projektmanagements ist zweifellos die Schaffung einer soliden Grundlage zur Organisation und Planung bestimmter Aufgaben. Obwohl es wie eine recht triviale Lösung erscheinen mag, hat ein gut ausgearbeiteter Team-Charter das Potenzial, die Dynamik der durchgeführten Aufgaben und die Beziehungen innerhalb eines Teams perfekt widerzuspiegeln.

Aus genau diesem Grund wird er ständig als eines der Werkzeuge verwendet, um sicherzustellen, dass ein Projekt oder eine Aufgabe die erwarteten Ergebnisse liefert. Es ist besonders sinnvoll, ihn zu verwenden, wenn Sie Kommunikationsprobleme innerhalb Ihres Teams feststellen, wenn die Kollegen nicht wissen, was ihre Verantwortlichkeiten sind, und wenn Sie Schwierigkeiten haben, ihren Fortschritt zu verfolgen.

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