Was ist ein RACI-Diagramm?

In einer Zeit, in der Projekte zunehmend komplex und vielschichtig sind und die beteiligten Teams viele Menschen mit unterschiedlichen Kompetenzen umfassen, wird die Gewährleistung einer klaren Aufgabenverteilung entscheidend. Ein Werkzeug wie das RACI-Diagramm kann in diesem Bereich hilfreich sein. Im Folgenden erörtern wir genau, was diese Lösung ist und wie sie Ihre Abläufe unterstützen kann.

RACI-Diagramm – was ist dieses Werkzeug?

Ein RACI-Diagramm ist ein Projekt- und Organisationsmanagement-Tool, das dazu dient, einer bestimmten Person spezifische Aufgaben oder Aktivitäten innerhalb eines Projekts oder Prozesses zuzuweisen. Seine Verwendung hilft, Verantwortlichkeiten effektiv zu verwalten – es sorgt für Klarheit in der Verteilung, minimiert das Risiko, Aktivitäten zu übersehen, und verbessert die Kommunikation (wenn eine Person von einer anderen in Bezug auf ihre Verantwortlichkeiten abhängig ist).

Somit erleichtert die Verwendung dieses Werkzeugs die Planung und Überwachung des Fortschritts und ermöglicht das Erreichen der festgelegten Ziele. Die beschriebene Lösung wird derzeit von Unternehmen in verschiedenen Branchen sowie von Organisationen des sogenannten dritten Sektors genutzt.

Wie sieht das RACI-Diagramm aus?

Wie genau die Verantwortungsmatrix aussieht, kann auf ein bestimmtes Team, Projekt oder eine Organisation zugeschnitten werden. Am häufigsten wird es jedoch in Form eines Diagramms präsentiert, mit Aufgaben oder Projektelementen in einer Dimension (z. B. in Spalten) und den ihnen zugewiesenen Personen oder Teams in der anderen (z. B. in Zeilen).

In größeren Projekten oder Organisationen kann die Tabelle ausführlicher sein (z. B. auch Entscheidungsebenen einbeziehen). Die unten angegebenen Bezeichnungen (die einen anderen Namen für dieses Werkzeug – RACI – erklären) werden verwendet, um die den einzelnen Personen zugewiesenen Rollen anzuzeigen:

• R – Verantwortlich – eine Person, die verpflichtet ist, eine Aufgabe zu erfüllen,
• A – Rechenschaftspflichtig – eine Person, die die Erfüllung einer bestimmten Aufgabe akzeptieren muss,
• C – Konsultiert – eine Person, die über spezialisiertes Wissen verfügt und helfen kann, eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen,
• I – Informiert – eine Person, die über den Fortschritt der Aufgabe informiert werden muss, aber nicht aktiv an deren Umsetzung beteiligt ist.

Vorteile der Verwendung des RACI-Diagramms

Der Hauptzweck der Verwendung des beschriebenen Werkzeugs besteht darin, genau zu definieren, wer für die Durchführung einer bestimmten Aufgabe verantwortlich ist, was Unklarheiten und Diskrepanzen im Verständnis von Verantwortlichkeiten beseitigt und das Risiko von Fehlern (insbesondere von Doppelarbeit oder deren Auslassung) verringert.

Dies ist jedoch nicht der einzige Vorteil dieses Ansatzes für laufende Projekte und Prozesse. Das RACI-Diagramm ermöglicht auch:

• die Kommunikation im Team zu verbessern – wenn jeder weiß, welche Rollen und Aufgaben ihm und anderen zugewiesen sind, wird die tägliche Kommunikation und Zusammenarbeit einfacher und reibungsloser,
• eine effektive Ressourcenverwaltung sicherzustellen – die Zuweisung einzelner Aufgaben an Personen mit den besten Kompetenzen zur Durchführung ermöglicht eine optimale Nutzung der Ressourcen (und sorgt gleichzeitig dafür, dass Aufgaben, wenn möglich, gleichmäßig verteilt werden). Gleichzeitig unterstützt es die Einhaltung des festgelegten Budgets,
• Risiken effektiv zu managen – durch die Zuweisung einer Genehmigerrolle (Rechenschaftspflichtig) für jede Aufgabe kann die Person, die die endgültige Entscheidung trifft, genau identifiziert werden, um potenzielle Probleme zu verhindern,
• Geschäftsprozesse zu optimieren – das Werkzeug ermöglicht es auch, Schlüsselaufgaben zu identifizieren, sodass Sie Ihre Geschäftsprozesse überdenken und unnötige Verzögerungen oder Lücken in den Abläufen vermeiden können.

RACI-Diagramm – Zusammenfassung

Das betreffende Werkzeug hilft, Transparenz in der Verteilung von Aufgaben zu gewährleisten, sodass Verzögerungen minimiert, Diskrepanzen im Verständnis der eigenen Rolle beseitigt und alle Projektteilnehmer harmonisch zusammenarbeiten können. Bei der Verwendung des RACI-Diagramms müssen jedoch die Aufgaben entsprechend den tatsächlichen Fähigkeiten und Kompetenzen der einzelnen Personen zugewiesen werden, damit jedes Teammitglied klar definierte Rollen hat und weiß, was während des Projekts von ihm erwartet wird.

Sie müssen auch sicherstellen, dass das Werkzeug regelmäßig aktualisiert wird, während die Arbeit fortschreitet und Änderungen am Projekt vorgenommen werden. Dies gewährleistet die Anpassung an die sich ändernde Situation, verhindert Konflikte und erhält die Kontinuität der laufenden Aktivitäten.

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