Ständiger Zeitmangel und Überarbeitung gelten sowohl für Freiberufler als auch für Unternehmen. Dies wirkt sich nicht nur auf die Produktivität und Motivation, sondern auch auf die Gesundheit aus. Glücklicherweise gibt es einige Auswege. In dem heutigen Artikel werden Sie entdecken, was die Produktivität in jedem Unternehmen verringert. Sie werden auch einige effektive Methoden des Zeitmanagements kennenlernen und nützliche Workflow-Tools und Apps entdecken.
Heutzutage wird immer mehr Zeit bei der Arbeit verbracht. Überstunden und sich stapelnde Aufträge sind zur neuen Norm geworden. Polen und Griechen gehören zu den Beschäftigsten der Welt – laut der OECD verbringen sie fast 2000 Stunden im Jahr bei der Arbeit, weit vor den Deutschen, die jährlich sechshundert Stunden weniger arbeiten. Leider bedeutet hart arbeiten nicht unbedingt Produktivität. Dies wird durch die Tatsache veranschaulicht, dass Polen in Tests zur Arbeitseffizienz 70 % schlechter abschnitten als die Deutschen.
Was stört die Arbeit? Zuerst 9 kleine Dinge, die Zeit kosten und jedes Unternehmen behindern:
Das ist das Fazit einer Studie von Matt Krzysiak, die in seinem Unternehmen durchgeführt wurde, als er Präsident des National Motor Club wurde. Hinzu kommt unnötige Verwaltungsarbeit, das Kümmern um Dinge, die nicht zu unserem Aufgabenbereich gehören, persönliche Telefonate, Zeitungslesen und Besorgungen.
Homeoffice-Modus macht es mit all dem häuslichen Trubel nicht einfacher. Soziale Netzwerke, Essen und Kaffeetrinken, Freunde besuchen und Aufgaben auf “gleich in einem Moment” verschieben. Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie können mit diesen belastenden Themen umgehen, indem Sie einfache Gewohnheiten entwickeln und einen freundlichen Arbeitszeitplan aufstellen.
Eine der bekanntesten Techniken, die helfen kann, ist die Pomodoro-Methode, abgeleitet von dem klassischen tomatenförmigen Küchentimer. Die Methode besteht darin, alle Aufgaben, die Sie erledigen müssen, auf ein Stück Papier zu schreiben, eine auszuwählen, den Timer auf 25 Minuten zu stellen und während dieser gesamten Zeit an der Aufgabe zu arbeiten. Sie müssen sich vollständig konzentrieren, ohne Ablenkungen durch Facebook oder Textnachrichten.
Wenn die Aufgabe nach 25 Minuten noch nicht erledigt ist, machen Sie eine 5-minütige Pause und kehren dann zurück, indem Sie Ihre Uhr auf weitere 25 Minuten einstellen.
Nach 2 Stunden solcher Arbeit (4 Pomodoros) benötigt das Gehirn jedoch eine Pause, also machen Sie eine 30-minütige Pause, gehen Sie spazieren, machen Sie sich eine Tasse Tee oder schauen Sie sich eine Serie an. Dies ist eine einfache und effiziente Methode zur Verbesserung des Zeitmanagements. Sie ist weltweit beliebt.
Eine weitere empfohlene Technik ist 5S, die hilft, den Arbeitsplatz zu organisieren und die Produktivität zu steigern. Sie senkt auch die Betriebskosten des Unternehmens und verbessert die Qualität der hergestellten Waren und Dienstleistungen.
5S ist seit Jahrzehnten bei japanischen Unternehmen beliebt und besteht aus fünf Prinzipien:
Haben Sie ein Whiteboard und farbiges Papier zur Hand? Lernen Sie Scrum kennen, eine Methode des Zeitmanagements zur Organisation von Arbeit, die oft von Startups und Entwicklern verwendet wird. Scrum ist eine Methode, bei der Projekte und Aufgaben auf Stücke Papier geschrieben und an Spalten auf einem Whiteboard geheftet werden. Die Spalten kennzeichnen aufeinanderfolgende Elemente des Prozesses (z. B. “geplant”, “in Bearbeitung”, “getestet”, “dringend zu erledigen”, “erledigt”).
In der ersten Spalte erstellen Sie eine Warteschlange von Aufgaben, die priorisiert sind. Dann schreiben Sie neben jede Aufgabe, wie viele Stunden dafür erwartet werden (mit verschiedenen Farben von Karten können Sie sie in Kategorien unterteilen). Die Karten werden dann von links nach rechts geheftet, während die Arbeit voranschreitet, zur Sektion “erledigt”.
Scrum ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen, neue Herausforderungen zu erkennen, Fristen zu überwachen und zu beobachten, wie viele Aufgaben noch übrig sind. Dies ist sehr praktisch sowohl bei der Organisation der Zeit als auch im Umgang mit dem Kunden.
Die Quadratsystem-Methode basiert auf der Priorisierung der zugewiesenen Aufgaben. Nach dieser Technik wird ein Blatt Papier in vier gleich große Kästchen unterteilt. Jedes Kästchen entspricht vier Kategorien von Aufgaben:
Dringende und nicht dringende Aufgaben sind solche, um die man sich so schnell wie möglich kümmern sollte, aber ohne einen bestimmten Termin einzuhalten (z. B. einen Anruf tätigen). Dringende und wichtige Aufgaben sind Fristen, die schnell eingehalten werden müssen (z. B. eine Abonnementgebühr bezahlen).
Dank dieses Systems wissen wir, welche Aufgaben zuerst zu erledigen sind und welche warten können. Dies ist eine perfekte Ergänzung zur Liste der Aktivitäten, die jeden Tag erledigt werden sollen. Diese Kombination ermöglicht ein noch effektiveres Zeitmanagement.
Eine weitere Technik besteht darin, Aufgaben gemäß dem Pareto-Prinzip (auch bekannt als 80/20) zu erledigen. Vor fast einem Jahrhundert beobachtete Vilfredo Pareto, dass 80 % der Güter in den Händen von nur 20 % der Bevölkerung sind. Es wurde bald entdeckt, dass diese Verhältnisse in verschiedenen Lebensbereichen gelten. Beispiele: 80 % des Umsatzes werden von 20 % der Kunden generiert, 20 % der Dienstleistungen eines Unternehmens generieren 80 % des Umsatzes, 80 % der Zeit tragen wir 20 % der Kleidung, die wir im Schrank haben, und so weiter.
Nach dieser Methode reicht es aus, 20 % der Aufgaben zu erledigen, um 80 % der Ergebnisse zu erzielen. Der Trick besteht darin, genau zu erkennen, welche Aufgaben das sind und “die Spreu vom Weizen zu trennen”. Natürlich ist dieses Prinzip nicht fehlerfrei – die Verhältnisse können 90/10, 70/30, 97/3 usw. variieren.
Das Pareto-Prinzip ist eine Methode des Zeitmanagements, die Ihnen hilft, sich auf die wesentlichen Themen zu konzentrieren, indem Sie sich an Ihre Agenda halten und vermeiden, um den heißen Brei herumzureden.
Die letzte und einfachste Technik ist die 2-Minuten-Regel von David Allen. Sie ist großartig für Arbeits- und Alltagsaufgaben. Nach diesem Prinzip sollte, wenn eine Handlung nicht länger als 2 Minuten dauert, sie sofort erledigt werden. Wenn Sie es aufschieben, kann es in Zukunft zu einer großen Belastung werden. Diese Methode ist die einfachste von allen, bietet jedoch in kürzester Zeit die besten Ergebnisse.
Außerdem erhöht sie das Zufriedenheitsniveau. Mehrere Aufgaben an einem Tag zu erledigen, selbst kleine, ist belohnend und verstärkt das Abrunden aufeinanderfolgender Aufgaben.
Darüber hinaus gibt es zwei praktische Richtlinien, die es wert sind, befolgt zu werden:
Zusätzlich zur Verwendung von Techniken des Zeitmanagements ist es auch eine gute Idee, alle Arbeitsmanagement-Tools zu nutzen, die entwickelt wurden, um unsere alltäglichen Prozesse zu optimieren.
Es ist ein kostenloses Google-Tool zum Erstellen, Teilen und Bearbeiten von Dateien (Textdateien, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Formulare), sowohl offline als auch online. Es funktioniert auf Ihrem Telefon, Tablet oder Computer. Darüber hinaus ist das Tool mit Word-Dateien kompatibel – Sie müssen also keine Software kaufen – und ist in Google Drive integriert (15 GB).
Die kostenlose Version von Microsoft Office ist eine Fortsetzung eines leistungsstarken Online-Management-Tools, mit dem Sie Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und Notizbücher erstellen, speichern und teilen können. Office Online umfasst Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), Outlook.com-Postfach, Kalender und Kontakte.
Dropbox ist ein sicheres System zum Teilen und Speichern von Dateien, zur Sicherung und Synchronisierung von Dateien zwischen Computern. Es ermöglicht Ihnen, Daten sowohl über einen regulären Browser als auch über eine dedizierte Anwendung, die auf Ihrem Computer installiert ist, hochzuladen, anzuzeigen und herunterzuladen.
Die einfache Android-App – ColorNote ermöglicht es Ihnen, schnell und einfach Notizen, Erinnerungen, E-Mails, Nachrichten, Einkaufs- und Aufgabenlisten zu bearbeiten. Diese App ermöglicht es Ihnen, Ihre Notizen nach Farben zu organisieren, Passwörter zu sperren und Backups zu erstellen.
Im Trubel des modernen Lebens kann es unglaublich schwierig sein, alles im Griff zu behalten, was Sie erledigen müssen. Eine effektive Zeitverfolgungs-App hilft Ihnen nicht nur, die Kontrolle über Ihren Tag zu übernehmen, sondern macht auch Ihr Team produktiver und verbessert dessen Verantwortlichkeit.
Und was sind Ihre Möglichkeiten, um Zeit erfolgreich zu managen? Kennen Sie andere interessante Tipps, Regeln oder Anwendungen zum Zeitmanagement? Fühlen Sie sich frei, Kommentare zu lesen und zu teilen.
Als Projektmanagerin ist Caroline eine Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.
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