Ist ein Projektmanagement-Tool in Ihrer Organisation wirklich notwendig?

Wird ein Projektmanagement-Tool für jede Organisation funktionieren? Definitiv ja. Im Falle von großen Organisationen beschleunigt die Nutzung solcher Software alle Prozesse erheblich, erleichtert den Austausch von Informationen und sorgt für ständige Kontrolle über die durchgeführten Aufgaben. Andererseits können kleine Teams, die kleine Projekte durchführen, auf eine Reihe nützlicher Werkzeuge im System zugreifen – nicht nur für das Projektmanagement, sondern auch für CRM und HR – die verschiedene Bereiche des Unternehmensbetriebs verbessern.

Projektmanagement-Tool – Inhaltsverzeichnis:

1. Projektmanagement-Software – wann sollte man sie implementieren?
2. Mangelnde Kontrolle über die Ausführung von Aufgaben
3. Mangelnde ordnungsgemäße Kommunikation zwischen den Teammitgliedern
4. Projektverzögerungen
5. Mangelnde Kontrolle über das Budget
6. Zusammenfassung
7. Entdecken Sie unser All-in-One-Projektmanagement-System

Projektmanagement-Software – wann sollte man sie implementieren?

Im Verlauf eines Projekts treten oft Probleme aufgrund sowohl externer als auch interner Situationen auf. Während externe Faktoren in der Regel außerhalb unserer Kontrolle liegen, können interne Faktoren beseitigt werden – vorausgesetzt, wir verstehen, dass sie ein dauerhaftes und nicht nur ein einmaliges Problem darstellen. Die 4 häufigsten Beispiele für Situationen mit negativen Konsequenzen für das gesamte Projekt – für die die Implementierung eines geeigneten Werkzeugs eine Lösung sein könnte – sind unten aufgeführt.

Mangelnde Kontrolle über die Ausführung von Aufgaben

Können Sie sich nicht erinnern, wann Ihr Untergebener die zugewiesene Aufgabe abschließen soll? Haben Sie das Notizbuch verloren, in dem Sie die Aufgaben für die laufende Phase des Projekts verteilt haben? Wissen Sie nicht, was Ihre Mitarbeiter gerade tun? Wenn Sie in irgendeiner Weise das Gefühl haben, dass Sie die Kontrolle über das Projekt nicht aufrechterhalten können, sollten Sie definitiv auf die Implementierung eines Projektmanagement-Tools setzen.

Alle Aufgaben zusammen mit den dafür verantwortlichen Personen hinzuzufügen, ihre Prioritäten und Fälligkeitstermine festzulegen, Statusänderungen (z. B. zu tun – in Arbeit – erledigt) – das sind nur einige der Funktionen, die Ihnen helfen werden, das Problem der mangelnden Aufsicht zu beseitigen. Ständige Überwachung ist schließlich der beste Weg, um die erwarteten Vorteile zu erzielen.

Mangelnde ordnungsgemäße Kommunikation zwischen den Teammitgliedern

Bemerkten Sie, dass andere Teammitglieder nicht wissen, was ihr Kollege gerade tut? Während es so erscheinen mag, dass jeder nur für seine eigenen Aufgaben verantwortlich sein sollte, ist dies eine falsche Denkweise, die zu einer ineffizienten Nutzung der Ressourcen führt – und folglich zu Fehlern. Die Arbeit im Team an einem gemeinsamen Projekt bedeutet, dass die Einzelnen voneinander abhängig sind, was eine ordnungsgemäße Kommunikation notwendig macht. Mit allen Informationen im System und jedem, der Zugang dazu hat, können Sie den Status der Arbeiten anderer jederzeit überprüfen und Ihre Aktivitäten planen.

Darüber hinaus ermöglicht ein Projektmanagement-Tool, dass Sie der Person, die am wahrscheinlichsten ihre Frist nicht einhalten kann, Hilfe anbieten (nachdem Sie Ihre Aufgaben abgeschlossen haben). Die Möglichkeit, alle Dokumente an einem Ort zu speichern, trägt ebenfalls zur Verbesserung der Kommunikation zwischen verschiedenen Teammitgliedern bei. Den Zugang zu ihnen für jede Person in einem System bereitzustellen, ist der einfachste Weg, effizient miteinander zu kooperieren.

Projektverzögerungen

Verzögerungen können aus verschiedenen Gründen und in jeder Phase der Umsetzung auftreten – und die Kontrolle über alle Prozesse ohne die Hilfe geeigneter Software kann erheblich schwierig sein. Ein Projektmanagement-Tool ermöglicht es Ihnen, solche Situationen, die das Endergebnis der Umsetzung beeinträchtigen, zu vermeiden, indem es Ihnen eine ständige Kontrolle über Engpässe bietet. Wenn Sie alle Informationen in einem System haben und neben jeder Aufgabe eine Frist steht, wird die Möglichkeit unerwarteter Verzögerungen minimiert.

Mangelnde Kontrolle über das Budget

Finanzen sind oft der größte Schmerzpunkt eines Projekts, und das Fehlen einer ständigen Kontrolle über Einnahmen und Ausgaben kann zu katastrophalen Folgen führen, die die finanzielle Situation des Unternehmens erheblich verschlechtern. Natürlich kann es im Verlauf des Projekts vorkommen, dass wir die ursprünglichen Annahmen nicht einhalten (zum Beispiel aufgrund erheblicher Preiserhöhungen der benötigten Waren), aber indem wir alle Informationen in einem System im Auge behalten, können wir das Problem früher erkennen und entsprechend reagieren. Wenn Sie jemals Probleme hatten, sich an das Budget zu halten, riskieren Sie nicht, eine solche Situation zu wiederholen.

Zusammenfassung

Denken Sie darüber nach, ob die oben genannten Situationen jemals in Ihrer Organisation aufgetreten sind und ob ihre Häufigkeit hoch genug war, um ein Problem zu werden, das das reibungslose Funktionieren Ihres Unternehmens verhindert. Wenn die Antwort ja ist, wissen Sie genau, welchen Schritt Sie als Nächstes unternehmen sollten. Einfache Planung von Aufgaben, Terminvereinbarungen, Kontaktaufnahme mit Kollegen, Ausübung von Kontrolle, Verfolgung von Ereignissen in Ihrem Kalender – wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie solche Funktionen benötigen, zögern Sie nicht länger, wählen Sie einfach das beste Projektmanagement-Tool für sich aus.

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