Wie kann das Projektmanagementsystem beim Eventmarketing helfen?

Egal, ob Sie zum ersten Mal oder zum nächsten Mal eine bestimmte Veranstaltung organisieren, Sie sollten immer die Durchführung spezifischer Aktivitäten erleichtern – um eine bessere Kontrolle über das Budget zu gewährleisten oder die Kommunikation zwischen den einzelnen Teammitgliedern, die für einen gemeinsamen Erfolg arbeiten, zu erleichtern. Spezielle Projektmanagement-Software wird Ihnen helfen, ein solches Ergebnis zu erzielen. Neugierig, wie diese Art von System Ihre Marketingaktivitäten für Veranstaltungen unterstützen wird? Lesen Sie weiter.

Projektmanagementsystem und Eventmarketing – Inhaltsverzeichnis:

1. Ein Projekt und eine Veranstaltung
2. Projektmanagementsystem
3. Firmbee – Funktionen und Vorteile
4. Zusammenfassung
5. Sehen Sie sich unser Video über Projektmanagementsoftware für das Eventmanagement an

Ein Projekt und eine Veranstaltung

Wenn wir wollen, dass die Veranstaltung ein Werkzeug zur Unterstützung der wichtigsten Ziele des Unternehmens wird, müssen wir sie umfassend betrachten – wie ein Projekt, das mit der Planung beginnt und mit der Umsetzung und Bewertung der erzielten Ergebnisse endet. Hilfreich dabei kann es sein, einen ähnlichen Rahmen für das Projekt und die Veranstaltung zu haben: ein Enddatum, ein festgelegtes Budget, die Anzahl der beteiligten Personen, die Dauer, eine Reihe von Aufgaben, die zu erledigen sind. Auf diese Weise können wir einen reibungslosen Ablauf aller Aktivitäten gewährleisten, was sich in einem positiven Endergebnis niederschlagen wird.

Projektmanagementsystem

Gute Projektplaner erleichtern ihre tägliche Arbeit, indem sie spezielle Systeme verwenden, in denen unter anderem die Planung eines Zeitplans, das Setzen von Aufgaben, die Verteilung von Arbeiten oder die Verfolgung des Fortschritts sowie die Speicherung aller wichtigen Informationen an einem Ort mit Zugang für jede autorisierte Person möglich ist. Ein richtig gestaltetes Programm ermöglicht es auch, Ziele festzulegen, die innerhalb eines Projekts/einer Veranstaltung erreicht werden sollen, wodurch Sie einen ganzheitlichen Überblick über die Situation gewinnen.

Projektmanagement-Tools sind darauf ausgelegt, Projektmanagern (sowie Veranstaltungsorganisatoren) zu helfen, zu planen, zu überwachen und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Wenn wir eine Veranstaltung wie ein Projekt behandeln, können wir sofort sehen, welchen Nutzen wir aus der Wahl des richtigen Systems in unserer täglichen Arbeit ziehen können.

Firmbee – Funktionen und Vorteile

Auf dem Markt finden Sie eine Reihe von Projektmanagementprogrammen, die Sie auch zur Organisation Ihrer Veranstaltung nutzen können. Wir empfehlen insbesondere Firmbee, die Software, die wir entwickelt haben und die mit allen Funktionen ausgestattet ist, die Sie möglicherweise benötigen. Bei der Erstellung unserer Lösung haben wir berücksichtigt, dass ein Projekt und eine Veranstaltung gemeinsame Merkmale aufweisen, insbesondere im Bereich der Arbeitsplanung und der Kontrolle über den Fortschritt und den Informationsfluss – aus diesem Grund können wir Ihnen versichern, dass Firmbee all Ihre Bedürfnisse im Bereich Eventmanagement perfekt erfüllen wird.

Firmbee ermöglicht es Ihnen:

• alle zu erledigenden Aufgaben aufzulisten und sie bestimmten Teammitgliedern zuzuweisen (unter Verwendung von Kanban-Boards und der Option von Aufgabenstatus, Priorisierung oder Zeiterfassung),
• Kalender für verschiedene Zwecke zu führen,
• Erinnerungen für bevorstehende Meetings oder zu erledigende Aufgaben festzulegen,
• Belege und Ausgaben im Zusammenhang mit der Durchführung von Veranstaltungen zu überwachen und somit die volle Kontrolle über das Budget zu haben
• Die Daten aller Personen, die mit der Veranstaltung verbunden sind, zu speichern – von Organisatoren über Lieferanten bis hin zu Teilnehmern
• Mit anderen Personen über Slack zu kommunizieren
• Rechnungen auszustellen

Darüber hinaus wird das Zusammenstellen aller für eine Veranstaltung notwendigen Aufgaben an einem Ort es jeder Person, die am Projekt beteiligt ist, ermöglichen, einen Überblick über den Fortschritt der Arbeiten zu haben und angemessen zu reagieren, bevor ein Problem auftritt (z. B. indem sie eine bestimmte Aufgabe annimmt oder Prozesse und Personen unterstützt, die Gefahr laufen, ihre Pflichten nicht rechtzeitig zu erfüllen). Mit einem solchen Programm können Sie die zahlreichen Dokumente, Tabellen oder sogar handschriftlichen Notizen, in denen Sie bisher wichtige Informationen aufbewahrt haben, vergessen.

Zusammenfassung

In vielerlei Hinsicht unterscheidet sich das Eventmanagement nicht vom Projektmanagement. In beiden Fällen haben wir schließlich Teams, die zu einem bestimmten Zeitpunkt spezifische Aufgaben ausführen, die auf die Erreichung eines bestimmten Ziels ausgerichtet sind. So wie die Umsetzung eines Projekts (z. B. in einem IT-Unternehmen) eine Herausforderung sein kann, angesichts der technologischen Probleme, die auf dem Weg auftreten, kann es im Falle einer Konferenz oder Messe schwierig sein, den Veranstaltungsort oder die Agenda vorzubereiten. Aus diesem Grund kann Projektmanagementsoftware – wie Firmbee – auch für die Veranstaltungsplanung verwendet werden.

Sehen Sie sich unser Video über Projektmanagementsoftware für das Eventmanagement an:

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