Individuelle Kompetenzgrundlage im Praxisbereich – Teil 6 IPMA-Zertifizierungsleitfaden

Der Kompetenzbereich “Praxis” befasst sich mit den Kernkompetenzen des Portfolios. Er definiert vierzehn Kompetenzelemente. Diese bestimmen die technischen Aspekte des Managements von Projekten, Programmen und Portfolios. Lassen Sie uns heute einen genaueren Blick darauf werfen. Lesen Sie weiter.

Individuelle Kompetenzbasis im Praxisbereich – Inhaltsverzeichnis:

1. Praxis 1: Design
2. Praxis 2: Ziele, Vorgaben und Nutzen
3. Praxis 3: Umfang
4. Praxis 4: Zeit
5. Praxis 5: Organisation und Information
6. Praxis 6: Qualität
7. Praxis 7: Finanzen
8. Praxis 8: Ressourcen
9. Praxis 9: Beschaffung und Partnerschaft
10. Praxis 10: Planen und Steuern
11. Praxis 11: Risiko und Chancen
12. Praxis 12: Stakeholder
13. Praxis 13: Veränderung und Transformation
14. Praxis 14: Auswählen und Ausbalancieren

Praxis 1: Design

Design beschreibt, wie die Anforderungen, Wünsche und Einflüsse einer oder mehrerer Organisationen von einer Person interpretiert und bewertet werden und dann in ein hochrangiges Design des Projekts übersetzt werden, um die höchste Erfolgswahrscheinlichkeit zu gewährleisten. Aus der Analyse des externen Kontexts skizzieren wir einen vorläufigen Plan der Gesamtarchitektur, wie das Projekt eingerichtet, entwickelt und verwaltet werden sollte.

Dies umfasst Ressourcen, Mittel, Ziele der Stakeholder, Nutzen und organisatorische Veränderungen, Risiken und Chancen, Governance, Endprodukt, Prioritäten und dringendste Themen. Da sich alle externen Faktoren und Erfolgskriterien (und/oder deren wahrgenommene Relevanz) im Laufe der Zeit oft ändern, sollte dieser ursprüngliche Plan regelmäßig überprüft werden, um ihn aktuell zu halten. 

Praxis 2: Ziele, Vorgaben und Nutzen

Jedes Projekt wird initiiert, weil interne und externe Stakeholder einen Gewinn erzielen möchten. Dieses Kompetenzelement beschreibt die Gründe, warum das Projekt existiert – welche Ziele und Nutzen erreicht werden müssen, welche Aufgaben zu erledigen sind und welche Anforderungen der Stakeholder erfüllt werden müssen.

All diese Fragen ergeben sich aus den Bedürfnissen, Erwartungen, Anforderungen und strategischen Zielen der Organisation, die die Stakeholder vertreten. Das Ziel dieses Kompetenzelements ist es, dem Einzelnen zu ermöglichen, eine Verbindung zwischen dem, was die Stakeholder suchen, und dem, was das Projekt liefern soll, herzustellen.

Praxis 3: Umfang

Der Umfang definiert den spezifischen Fokus oder Inhalt des Projekts. Er beschreibt Ergebnisse, Resultate, Nutzen und die Arbeit, die erforderlich ist, um sie zu produzieren. Darüber hinaus beschreibt er, was nicht Teil des Projekts ist. Im Wesentlichen definiert der Umfang seine Grenzen. Dieses Kompetenzelement soll dem Einzelnen helfen, zu verstehen, wo die Projektgrenzen liegen, um es zu verwalten und zu steuern, und zu lernen, wie es Entscheidungen beeinflusst (und von ihnen beeinflusst wird), wenn es um das Management und dessen Ausführung geht.  

Praxis 4: Zeit

Dieses Kompetenzelement umfasst die Planung aller Phasen und Aufgaben eines Projekts über die Zeit, um dessen Ausführung zu optimieren. Der Zweck der Planung besteht darin, zu bestimmen, wann bestimmte Aufgaben ausgeführt werden sollen, damit die Umsetzung eines bestimmten Projekts so effizient wie möglich erfolgt. Aufgaben sollten daher analysiert, vorzugsweise grafisch in einem Diagramm oder Zeitplan dargestellt und den entsprechenden Personen oder Teams zugewiesen werden. Die Dauer jeder Aufgabe sollte geschätzt und zeitlich eingeordnet werden. Dies stellt sicher, dass die Reihenfolge der Aktivitäten eingehalten wird und der gesamte Prozess optimiert ist.

Praxis 5: Organisation und Information

Es umfasst die Definition, Implementierung und Verwaltung der temporären Projektorganisation. Es definiert erforderliche Rollen und Pflichten sowie eine effektive Kommunikation in einer Organisation. Dieses Kompetenzelement umfasst auch die Erstellung und Speicherung von Dokumentationen sowie die Planung von Kommunikationsprozessen und Personalressourcen. Es sorgt für einen effizienten Informationsfluss zwischen den Menschen und eine qualitativ hochwertige Entscheidungsfindung. 

Praxis 6: Qualität

Qualität in einem Projekt kann auf zwei Arten verstanden werden. Erstens bedeutet es die Qualität des Prozesses selbst – das heißt, die Art und Weise, wie das Projekt organisiert ist. Es bezieht sich auf die Einführung, Implementierung und Überprüfung von Standards, um die Qualität in jeder Phase des Projekts aufrechtzuerhalten. Andererseits bedeutet es, die Qualität der Produkte und Ergebnisse des gesamten Projekts zu verwalten und zu kontrollieren. Der Begriff Qualität bezieht sich auf das gesamte Projekt von seiner Initiierung bis zur Übergabe der fertigen Lösung.

Praxis 7: Finanzen

Der Begriff Finanzen umfasst alle Aktivitäten, die mit der Schätzung, Planung, Ausgaben und Kontrolle der Mittel verbunden sind, die in ein Projekt fließen und aus ihm herausfließen. In der Anfangsphase des Projekts muss der Einzelne bestimmen, welche Kosten für das Projekt erforderlich sind – dies wird als Budgetdefinition bezeichnet. Der Einzelne muss auch Maßnahmen in Bezug auf die Art und Weise ergreifen, wie das Projekt finanziert oder gefördert wird. 

Praxis 8: Ressourcen

Dieses Kompetenzelement umfasst die Definition, Beschaffung, Kontrolle und Entwicklung aller Ressourcen, die erforderlich sind, um die Ziele des Projekts zu erreichen. Diese Ressourcen können Menschen sein, aber auch deren Wissen und Erfahrung, Einrichtungen, Ausrüstung, Materialien oder Werkzeuge usw. – alle Güter, die notwendig sind, um die geplanten Aufgaben auszuführen und die festgelegten Ziele zu erreichen. Diese Kompetenz definiert, wie Ressourcen beschafft und genutzt, optimiert und kontrolliert werden, um die bestmögliche Effizienz des Projekts zu gewährleisten.

Praxis 9: Beschaffung und Partnerschaft

Es umfasst alle Prozesse von der Beschaffungsplanung bis zum Einkauf und der Vertragsverwaltung. Es ermöglicht, den besten verfügbaren Wert von einem bestimmten Anbieter oder Partner zu erhalten, was hilft, den besten Wert für den Käufer und die Organisation zu liefern. 

Praxis 10: Planen und Steuern

Basierend auf dem Design bilden alle seine Elemente einen ausgewogenen Plan. Seine Umsetzung sollte kontrolliert und regelmäßig aktualisiert werden, um Änderungen, die im Projekt oder dessen Kontext auftreten, zu berücksichtigen. Diese Kompetenz kombiniert alle notwendigen Informationen und ermöglicht die Entscheidungsfindung. Der wesentliche zyklische Prozess umfasst nacheinander: Planen, Ausführen, Überwachen und Korrigieren des Plans oder seiner Umsetzung.

Praxis 11: Risiko und Chancen

Es befasst sich mit der Identifizierung, Bewertung, Strategieplanung und Kontrolle von Risiken, die innerhalb eines Projekts auftreten. Eine ordnungsgemäße Verwaltung von Risiken und Chancen kann Entscheidungsträgern helfen, informierte Entscheidungen auf der Grundlage verfügbarer Informationen zu treffen und Prioritäten für bestimmte Aktivitäten zu setzen. Risikomanagement ist ein fortlaufender Prozess – es findet also während des gesamten Lebenszyklus des Projekts statt.

Praxis 12: Stakeholder

Dieses Kompetenzelement umfasst die Identifizierung, Analyse, Einbindung und Verwaltung der Einstellungen und Erwartungen der Stakeholder. Das Hauptziel dieses Kompetenzelements ist es, sicherzustellen, dass der Einzelne das Engagement der Stakeholder aufrechterhält, indem er die Erwartungen und Interessen der Stakeholder sowie deren Einfluss auf das Projekt effektiv verwaltet.

Praxis 13: Veränderung und Transformation

Veränderung (d.h. Verbesserung der aktuellen Situation unter Berücksichtigung der Vergangenheit) und Transformation (d.h. Entwicklung neuer Situationen, basierend auf einer Vision der Zukunft) ermöglichen die Prozesse, Werkzeuge und Techniken, durch die eine Organisation und ihre Mitarbeiter Änderungen vornehmen können, die zur Annahme und Umsetzung einer Veränderung führen. Dies ermöglicht es, die erwarteten Ergebnisse und den Erfolg des gesamten Projekts zu erreichen.

Praxis 14: Auswählen und Ausbalancieren

Dies ist das letzte Kompetenzelement. Es beschreibt das Auswählen und Ausbalancieren von Komponenten von Portfolios. Es konzentriert sich auf die Bewertung, Auswahl und Überwachung der Leistung von Projekten und Programmen und stellt sicher, dass das Portfolio als Ganzes optimale Vorteile für die Organisation bringt.

Sie haben gerade einen Artikel über die individuelle Kompetenzbasis im Praxisbereich gelesen. Lesen Sie auch: Wie man große Probleme im Projektmanagement angeht.

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