8 Phasen eines guten Offboardings von Mitarbeitern

Sowohl das Onboarding als auch das Offboarding sind wesentliche Werkzeuge für das Management von Humanressourcen in einer Organisation. Die ordnungsgemäße Durchführung der Prozesse im Zusammenhang mit der Anpassung neu eingestellter Personen (Onboarding) und dem Ausscheiden von Mitarbeitern (Offboarding) sind entscheidend für die Gestaltung von Beschäftigung und die effektive Nutzung des Potenzials der Mitarbeiter. Ein gut geplantes und durchgeführtes Offboarding von Mitarbeitern verbessert das Image sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation erheblich. Deshalb ist es so wichtig, angemessene Einstellungen und Verfahren im Zusammenhang mit der Entlassung von Mitarbeitern zu entwickeln, unabhängig von der Form der Kündigung.

Offboarding von Mitarbeitern – Inhaltsverzeichnis:

1. Woraus besteht Offboarding?
2. Phasen eines guten Offboardings von Mitarbeitern
3. Zusammenfassung

Woraus besteht Offboarding?

Offboarding ist ein Regel- und Verfahrenssatz, der mit der Entlassung eines Mitarbeiters verbunden ist, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter selbst kündigt oder von der Organisation entlassen wird. Es ist ein komplexer und schwieriger Prozess für beide Parteien, mit vielen Aspekten, die zu beachten sind. Wir sollten das Offboarding-Verfahren unter Berücksichtigung der Aspekte durchführen, die mit der Aufrechterhaltung guter Beziehungen und der Unterstützung der scheidenden Person, der Identifizierung von Risiken für das Unternehmen und der Entwicklung einer angemessenen internen Kommunikation verbunden sind.

Das Ziel des Offboardings ist es, die Auswirkungen, die mit dem Verlust der Arbeitskontinuität verbunden sind, zu minimieren, sowie dem scheidenden Mitarbeiter zu ermöglichen, alle aktuellen Angelegenheiten in einer freundlichen Atmosphäre und mit Unterstützung durch das Management und die Kollegen abzuschließen.

Phasen eines guten Offboardings von Mitarbeitern

Man kann das Offboarding von Mitarbeitern nicht darauf beschränken, nur mit dem Mitarbeiter über seinen Austritt aus dem Unternehmen zu sprechen. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass dies ein Prozess ist, der aus mehreren Phasen besteht, und innerhalb dieser Phasen eine Reihe von Maßnahmen und Aktivitäten umfasst. Es ist wichtig, keine der Phasen auszulassen und sie korrekt durchzuführen.

1. Phase 1 – Kündigung, Gespräch mit dem Mitarbeiter, Festlegung der Austrittsbedingungen.

Stellen Sie sicher, dass das Gespräch in freundlicher Weise und ohne unnötige Spannungen geführt wird. Es ist entscheidend, das Austrittsdatum zu bestimmen, wie die Aufgaben übertragen werden, wie der Urlaub berücksichtigt wird und die Kündigung während der Kündigungsfrist zu berücksichtigen.

2. Phase 2 – Kommunikation der Änderungen an das Team.

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, spielt die Kommunikation dieser Nachricht an den Rest des Teams eine wichtige Rolle. Das gesamte Team sollte Informationen vom Manager über Personaländerungen, die Gründe für das Ausscheiden, wichtige Termine, wie die Verantwortlichkeiten übertragen werden und welche Schritte für die vakante Position unternommen werden.

3. Schritt 3 – Übertragung von Verantwortlichkeiten.

Um die Kontinuität der Arbeit aufrechtzuerhalten, sollte der scheidende Mitarbeiter gebeten werden, Verantwortlichkeiten und wichtige Angelegenheiten zu übergeben. Dazu gehört insbesondere der Umfang laufender Projekte, unerledigte Aufgaben, wichtige interne und externe Auftragnehmer sowie der Zugang zu Systemen, Ressourcen, Berechtigungen und Dokumenten.

4. Phase 4 – Exit-Interview.

Dies ist ein Abschlussgespräch, das mit dem entlassenen Mitarbeiter geführt wird. Es sollte nicht vom direkten Vorgesetzten durchgeführt werden, da persönliche Beziehungen die Qualität und Wahrhaftigkeit der Informationen beeinflussen können. Das Interview kann jederzeit während der Kündigungsfrist durchgeführt werden. Wenn der Mitarbeiter aus seinem Job entlassen wurde, ermöglicht dieses Interview, Informationen über etwaige Unregelmäßigkeiten in der Organisation zu erhalten und diese zu korrigieren. Der Zweck eines solchen Interviews besteht hauptsächlich darin, Informationen über die Gründe für die Entlassung, den Grad der Arbeitszufriedenheit, Motivationsinstrumente, zwischenmenschliche Beziehungen, Entwicklungsmöglichkeiten und die Bewertung des Unternehmensimages zu sammeln.

5. Phase 5 – administrative Aktivitäten.

Durchführung von Formalitäten im Zusammenhang mit der Abrechnung von Urlaub, Arbeitszeugnis, Rückgabe von Geschäftsausrüstung, Entfernung persönlicher Gegenstände sowie dem Zugang zu Datenbanken und Programmen.

6. Phase 6 – Abschied vom Team.

Es ist immer eine gute Idee, sich in einer freundlichen Atmosphäre zu trennen. Für den Mitarbeiter wird der Abschied stressig, während der Arbeitgeber seinen guten Namen und Ruf bewahrt.

7. Phase 7 – Schlussfolgerungen und Korrekturprogramm.

Fassen Sie die Gründe für das Ausscheiden zusammen und identifizieren Sie Maßnahmen, um zukünftige Mitarbeiterkündigungen zu reduzieren. Entwickeln und implementieren Sie basierend auf den gesammelten Informationen einen Maßnahmenplan.

8. Schritt 8 – Kommunikation mit dem ehemaligen Mitarbeiter.

Die Aufrechterhaltung einer positiven Beziehung zum entlassenen Mitarbeiter kann sich in einem verbesserten Unternehmensimage und effektiveren Rekrutierungsbemühungen zur Anwerbung neuer Talente niederschlagen.

Zusammenfassung

Wir sollten Offboarding nicht als Misserfolg, sondern als Lektion und Hinweis zur Verbesserung der bestehenden Unzulänglichkeiten in der Organisation betrachten. Auch im Falle einer Entlassung durch den Arbeitgeber minimiert ein ordnungsgemäß durchgeführter Offboarding-Prozess Groll oder negative Äußerungen ehemaliger Mitarbeiter und verstärkt positive Erinnerungen und Erfahrungen. Darüber hinaus führt es dazu, positive Einstellungen zum Ausscheiden zu schaffen, indem es anzeigt, dass ein Wechsel der Beschäftigung den Beginn einer neuen Phase im Berufsleben darstellt.

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