Wie führt man virtuelles Onboarding durch?

Onboarding ist wichtig, aber wie führt man es bei remote Arbeit durch? Die Antwort ist virtuelles Onboarding. In den letzten Jahren haben Online-Plattformen, die für Anpassung und Lernen entwickelt wurden, an Beliebtheit gewonnen, sodass Mitarbeiter auch außerhalb des Unternehmens durch remote Arbeit in ihre neuen Verantwortlichkeiten eingeführt werden können.

Wie führt man virtuelles Onboarding durch? – Inhaltsverzeichnis:

1. Die Rolle des Onboardings
2. Ziele und Phasen des Onboardings
3. Virtuelles Onboarding
4. Zusammenfassung

Die Rolle des Onboardings

Die wertvollste Ressource jeder Organisation sind die Menschen, ihre Fähigkeiten und Kompetenzen. Daher wird der ordnungsgemäße Rekrutierungsprozess im Rahmen des Personalmanagements, das darauf abzielt, die wertvollsten Mitarbeiter zu gewinnen, unerlässlich. Es gibt auch eine Phase nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags, die die Einführung und Schulung des neuen Mitarbeiters umfasst. Leider vernachlässigen Manager dies oft und vergessen, dass nur eine ordnungsgemäß durchgeführte Anpassung einer neu eingestellten Person ihr späteres organisatorisches Verhalten, ihre Einstellung und die Arbeitsqualität bestimmt.

Onboarding besteht aus einer Reihe von Aktivitäten, die einen neuen Mitarbeiter anpassen, und ist eines der effektivsten Instrumente zur Mitarbeiterbindung. Die Rolle des Onboardings besteht darin, die neu eingestellte Person mit den wichtigsten Themen im Zusammenhang mit der Funktionsweise der Organisation vertraut zu machen, sich mit der Unternehmenskultur, Werten, Normen und Regeln des Zusammenlebens vertraut zu machen. Gleichzeitig dürfen wir nicht vergessen, das Wissen und die Fähigkeiten zu vermitteln, die für die ordnungsgemäße Ausführung der Geschäftstätigkeiten erforderlich sind.

Die Anpassung eines Mitarbeiters in der Arbeitsumgebung funktioniert auf verschiedenen Ebenen: strukturell, organisatorisch, prozedural und sozial. Man muss sie planen und über einen längeren Zeitraum hinweg umsetzen. Es kann mehrere Monate dauern, bis ein Mitarbeiter eine Bindung zum Unternehmen aufbaut. Ein Mitarbeiter, der schlecht auf neue Verantwortlichkeiten vorbereitet ist, identifiziert sich nicht mit dem Unternehmen, was zu niedriger Produktivität und einem Rückgang der Arbeitseffizienz führt.

Der Anpassungsprozess sollte es dem Mitarbeiter ermöglichen, Folgendes zu lernen: die Strategie der Organisation, ihre Mission und Vision, ihre wichtigsten Ziele, die organisatorische Struktur und Kultur, formale Verfahren im Zusammenhang mit interner Kommunikation und Arbeitsabläufen, Verantwortlichkeiten und Rechte, Karrierewege, Gehalts- und Bonusregeln, den Betrieb von Büromaschinen und anderen Geräten, die zur Erledigung von Aufgaben verwendet werden.

Ziele und Phasen des Onboardings

Die Einarbeitung in eine Organisation ist ein Prozess, der vier Hauptziele hat. Das erste Ziel ist es, die Anfangsphasen der Arbeit zu erleichtern, “sich einzugewöhnen” an den neuen Ort, die Menschen und die Aufgaben. Das zweite Ziel ist es, die richtigen Einstellungen gegenüber dem Unternehmen zu entwickeln, die eine Identifikation mit ihm ermöglichen. Ein weiteres Ziel ist es, in kürzester Zeit hohe Effizienz und Qualität der Arbeit zu erreichen. Und das letzte Ziel ist es, die Möglichkeit zu reduzieren, dass ein Mitarbeiter seinen Job verlässt, um ihn in der Organisation zu halten.

Ein ordnungsgemäß geplanter Anpassungsprozess (Onboarding) sollte unter Berücksichtigung der folgenden Phasen durchgeführt werden:

• Compliance – Vertrautmachen mit Verfahren und Dokumentationsabläufen,
• Klärung – Festlegung von Zielen und Vorgaben für den Mitarbeiter,
• Kultur – Vertrautmachen mit der Unternehmenskultur: formal und informell,
• Verbindung – Integration des Mitarbeiters mit dem Rest der Organisation.

Virtuelles Onboarding

Onboarding kann auf verschiedene Weise mit unterschiedlichen Werkzeugen durchgeführt werden. Am häufigsten beinhaltet es, den neuen Mitarbeiter mit Verfahren und Vorschriften vertraut zu machen und eine Jobanweisung zu geben. Als Folge der Covid-19-Pandemie mussten viele Organisationen remote arbeiten. Daher ist die Durchführung von Onboarding virtuell über eine dedizierte Online-Plattform eine gängige Praxis. Die wichtigsten Funktionen einer solchen Lösung umfassen:

• Online-Aufgaben, Checklisten und Wissensdatenbank an einem Ort verfügbar,
• Möglichkeit, PDF-Dateien, Videos, Präsentationen, E-Learning-Schulungen, Tests zu teilen,
• Virtuelle Bürotour,
• Möglichkeit, spezielle Tracks für verschiedene Positionen zu erstellen,
• Verfügbarkeit des Systems auf jedem mobilen und Desktop-Gerät,
• Laufende Überwachung des Fortschritts, Erstellung von Berichten,
• Umfrage zur Bestimmung der Mitarbeiterzufriedenheit nach dem Onboarding.

Von Beginn des Onboarding-Prozesses an sollten wir auf zwischenmenschliche Beziehungen achten. Neue remote Mitarbeiter sind anfällig für Gefühle der Isolation und Einsamkeit. Um dies zu verhindern, stellen Sie die neue Person anderen Kollegen vor, indem Sie eine Nachricht im internen Intranet schreiben und sich während einer Videokonferenz kennenlernen.

Remote Onboarding stellt eine Herausforderung sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Mitarbeiter dar, dennoch können wir einige seiner Elemente erfolgreich und gewinnbringend in der stationären Mitarbeiteranpassung nutzen.

Zusammenfassung

Die dynamischen Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt zwingen Arbeitgeber, intensive Maßnahmen zu ergreifen, um Mitarbeiter in der Organisation zu halten. Ein ordnungsgemäß durchgeführtes Onboarding ist für Mitarbeiter ebenso wichtig wie das Gehalt oder ein geplanter Entwicklungspfad. Wenn wir diese erste Phase des Onboardings verpassen, werden die negativen Auswirkungen irreversibel. Im ersten Monat bilden neue Mitarbeiter ihre Einstellungen und ihr Engagement für die Arbeit. Daher werden eine ordnungsgemäße Einführung in die Organisation und die Gewährleistung transparenter Kooperationsbedingungen zu Schlüsselfaktoren. Effektives Onboarding wird nicht nur übermäßige Fluktuation reduzieren, sondern auch das Image des Unternehmens erheblich verbessern.

Jedes Onboarding, selbst virtuelles Onboarding, benötigt eine Strategie. Schauen Sie sich die effektivsten an.

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