Die Schätzung der benötigten Zeit für die Durchführung einer bestimmten Aktivität ist eines der wesentlichen Elemente für eine bessere Organisation unseres Lebens – sowohl bei der Arbeit als auch zu Hause (z. B. für Haushaltsaufgaben). Viele Menschen haben Vorbehalte gegenüber dieser Technik, da sie glauben, dass es in den meisten Fällen einfach unmöglich ist, die benötigte Zeit genau zu schätzen, da sie von zu vielen externen Faktoren abhängt. Es gibt jedoch Möglichkeiten, wie wir diesen Prozess besser durchführen können, was entscheidend sein kann, beispielsweise bei der Erstellung eines Projektzeitplans. Wir präsentieren sie Ihnen im Folgenden.
Um die Arbeitszeit richtig zu schätzen, reicht es nicht aus, einfach eine Liste von Aufgaben zu erstellen und die Anzahl der Stunden anzugeben, die für deren Abschluss benötigt werden. Es ist wichtig, für jede Aufgabe eine umfassende Liste von Aktivitäten anzugeben, die im Rahmen ihrer Erledigung durchgeführt werden.
Dann werden Sie feststellen, welche Aktivitäten Sie selbst durchführen können, wann Sie sich mit anderen Personen beraten müssen (und sich an deren Zeitpläne anpassen oder auf deren Genehmigung warten müssen) und welche Aktivität mehr Zeit in Anspruch nehmen wird (zum Beispiel kreative Aufgaben). Daher müssen Sie bei der Erstellung eines Projektzeitplans sowohl Ihre eigenen als auch die Fristen anderer Personen berücksichtigen.
Es ist immer gut, aus Fehlern zu lernen – sowohl aus Ihren eigenen als auch aus den Fehlern anderer – also fragen Sie sich als nächsten Schritt, ob Sie in der Vergangenheit ähnliche Aktivitäten durchgeführt haben und wie viel Zeit es Sie gekostet hat, diese zu erledigen, und ziehen Sie dann Schlussfolgerungen. Wenn Sie sich mit einer solchen Aufgabe nicht selbst beschäftigt haben, fragen Sie Ihre Teammitglieder – vielleicht gibt es jemanden in Ihrem Team, der diese Art von Aktivität bereits durchgeführt hat und Ihnen einen Hinweis geben kann, wie lange es dauern sollte, sie abzuschließen. Denken Sie daran, es ist immer besser zu fragen, als zu bedauern, dass Sie den Rat nicht eingeholt haben.
Bei der Vorbereitung des Projektzeitplans ist es eine gute Idee, ein Treffen aller Teammitglieder zu organisieren und gemeinsam Schätzungen vorzunehmen. Eine Mischung aus verschiedenen Fähigkeiten und Erfahrungen wird Ihnen sicherlich helfen, bessere Ergebnisse zu erzielen.
Haben Sie die benötigte Zeit für die Durchführung aller Schritte einer einzelnen Aufgabe geschätzt? Großartig – erweitern Sie diese Zeit jetzt um beispielsweise 10-20% (je nach Art der Aufgabe), um Spielraum für Unvorhergesehenes zu lassen (insbesondere wenn Sie nach dem ersten Schritt bereits wissen, dass Sie von anderen Personen abhängig sein werden).
Krankheitsfälle, geplante und ungeplante Urlaube, Verzögerungen bei Lieferungen, Beratungen oder Tests sind nur grundlegende Beispiele für Situationen, die unsere Aktivitäten beeinflussen und deren Durchführung erheblich verlängern können. Sie sind jedoch ein unveränderlicher Teil des Geschäfts, daher müssen Sie darauf vorbereitet sein, indem Sie die notwendige Zeit antizipieren. Wenn nichts passiert, werden Sie die Aufgabe einfach früher als erwartet abschließen – und alle werden damit zufrieden sein.
Der zuletzt genannte Schritt ist wichtig, da er Ihnen ermöglicht, die Situation vollständig zu kontrollieren, wodurch das Risiko von Engpässen und die Unfähigkeit, darauf zu reagieren, verringert wird. Aus diesem Grund sollten Sie, sobald Sie eine Schätzung der für eine bestimmte Aufgabe benötigten Zeit vorgenommen haben, regelmäßig den tatsächlichen Zeitplan mit den im Voraus vorbereiteten Prognosen vergleichen.
Auf diese Weise können Sie die Gründe entdecken, warum die Schätzungen nicht mit der Realität übereinstimmen, und Schlussfolgerungen ziehen, die Sie für Ihre nächste Aufgabe verwenden werden. Sie können den Fortschritt eines Projekts beispielsweise mithilfe spezieller Anwendungen zur Zeitmessung oder durch die Verwendung von Projektmanagement-Software – wie Firmbee – verfolgen.
Die angemessene Schätzung der für spezifische Aufgaben benötigten Zeit ist entscheidend, um die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters zu maximieren, aber auch um sicherzustellen, dass das Projekt gemäß dem vereinbarten Zeitplan abgeschlossen wird. Die Anwendung der oben skizzierten Methoden, zusammen mit der ständigen Überwachung der durchgeführten Aktivitäten (Überprüfung der Zielerreichung, Überprüfung auf Engpässe und gegebenenfalls Anpassungen), ist die Voraussetzung für den Erfolg des Projekts.
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Als Projektmanagerin ist Caroline eine Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.
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