Arbeitsorganisation: 10 Tipps zur Beherrschung der Arbeitsorganisation

Fragst du dich, was das Geheimnis erfolgreicher Menschen in ihren Jobs ist? Natürlich fällt dir sofort auf, dass dies eine völlig individuelle Angelegenheit ist, da jeder Mitarbeiter über ein einzigartiges Set an harten und weichen Fähigkeiten sowie Persönlichkeits- oder Charaktereigenschaften verfügt. Es gibt jedoch ein Element, um das du dich kümmern kannst, um die Leistung deiner täglichen Aufgaben zu verbessern und die Erreichung der erwarteten Ergebnisse zu steigern – eine gute Arbeitsorganisation. Wie? Unten findest du unsere Liste von 10 Organisationstipps, die das möglich machen können.

Arbeitsorganisation – Inhaltsverzeichnis:

1. Plane deine Arbeit
2. Konzentriere dich auf ein Ziel (und eine Aufgabe) zur Zeit
3. Denke daran, regelmäßige Pausen einzulegen
4. Setze Prioritäten
5. Schätze und kontrolliere die Zeit
6. Etabliere individuelle Produktivitätszyklen
7. Befreie dich von Ablenkungen
8. Arbeite mit Kanban-Boards
9. Nutze Werkzeuge zur Optimierung deiner Arbeit
10. Setze Grenzen für Kollegen
11. Bessere Arbeitsorganisation – jetzt weißt du, was zu tun ist

Plane deine Arbeit

Du kannst deinen Zeitplan in einem speziellen Online-Tool, in einem Online-Notizbuch oder traditionell auf Papier organisieren (je nachdem, was für dich am besten funktioniert) – du darfst nicht vergessen, deine Arbeit zu planen, wenn du daran interessiert bist, deine Organisation zu verbessern. Alle To-Do-Aufgaben für einen bestimmten Tag oder eine Woche aufzuschreiben, ist die Grundlage für die nächsten Schritte, die wir erwähnt haben. Denke jedoch daran, dir nur 80% der Zeit bei der Arbeit einzuplanen – der Rest sollte für unvorhergesehene Ereignisse reserviert werden.

Konzentriere dich auf ein Ziel (und eine Aufgabe) zur Zeit

Du wirst nicht alles, was du dir vornimmst, sofort erreichen können – ebenso wirst du nicht alle Aufgaben, die du dir für den Tag vorgenommen hast, vor dem Nachmittag erledigen können. Konzentriere dich auf das, was im Moment am wichtigsten ist, und du wirst positive Ergebnisse sehen.

Denke daran, regelmäßige Pausen einzulegen

Es ist am besten, deine Pausen jeden Tag zur gleichen Zeit zu planen (so weit wie möglich, natürlich) – auf diese Weise wird dein Körper in einen bestimmten Arbeitsrhythmus kommen, was es einfacher macht, deine Ziele zu erreichen.

Setze Prioritäten

Welche Aufgabe ist wichtig und dringend, und welche kann warten? Sobald du deine Arbeit geplant hast, solltest du die Reihenfolge bestimmen, in der du die verschiedenen Aufgaben erledigen solltest (die Eisenhower-Matrix wird dir dabei helfen). So weißt du genau, was zu tun ist und wie du reibungslos von einer Aufgabe zur nächsten übergehen kannst, ohne dir einen Moment des Zögerns zu erlauben.

Schätze und kontrolliere die Zeit

Um deine Zeit bei der Arbeit bestmöglich zu organisieren, solltest du auch darauf achten, wie lange es dauern wird, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Auf diese Weise gewinnst du die Kontrolle über die Zeit und steigerst deine Motivation, sie zu erledigen. Das ständige Überprüfen des Tempos deiner Aufgaben wird dir wiederum ermöglichen, Engpässe vorherzusehen und Lehren für die Zukunft zu ziehen (z.B. in Bezug darauf, dass eine bestimmte Art von Aufgabe eine längere Frist erfordert). Diese beiden Maßnahmen verbessern die Arbeitsorganisation erheblich.

Etabliere individuelle Produktivitätszyklen

Zu welchen Zeiten arbeitest du am besten? Herauszufinden, ob du morgens, mittags oder nachmittags produktiver bist (und wie dieser Fakt mit deinen Mahlzeiten bei der Arbeit korreliert) ist der Ausgangspunkt für eine bessere Organisation deiner täglichen Arbeit. Schließlich ist es am besten, dir die herausforderndsten Aufgaben für die Zeiten aufzuheben, in denen du am produktivsten bist, damit deren Erledigung zumindest ein wenig leichter fällt. In Zeiten geringster Produktivität solltest du hingegen automatische und repetitive Aufgaben erledigen, die nicht viel Engagement erfordern. Dieser Ansatz wird dir helfen, das Gefühl von verschwendeter Zeit bei der Arbeit loszuwerden.

Befreie dich von Ablenkungen

Beachte, dass nichts so schlecht für die Erledigung täglicher Aufgaben ist wie das ständige Nachgeben an Ablenkungen aller Art – das Überprüfen von sozialen Medien, das Besuchen von Kollegen oder das Durchsehen von E-Mails. Warum? Weil es eine Weile dauert, bis unser Geist sich auf die jeweilige Aufgabe konzentriert, und jede Ablenkung dazu führt, dass unsere Konzentration nachlässt und wir von vorne beginnen müssen. Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, bestimmte Seiten während deiner Arbeitszeit zu blockieren oder die Pomodoro-Technik (die das Arbeiten in Zyklen unterstützt) zu verwenden, um nicht den Ablenkungen nachzugeben.

In dieser Hinsicht solltest du auch beachten, dass du sowohl im Büro als auch beim Arbeiten von zu Hause aus Ablenkungen begegnest – identifiziere, was dich am häufigsten von deiner Arbeit ablenkt, und versuche dann, diese Probleme zu beseitigen, um deinen Arbeitsablauf zu verbessern.

Arbeite mit Kanban-Boards

Die Visualisierung deiner To-Do-Aufgaben auf dem Kanban-Board (Spaltenaufteilung ist zu tun – am tun – erledigt) verbessert die Kontrolle über die Arbeitsabläufe. Darüber hinaus ermöglicht es anderen zu sehen, ob sie derzeit deine Ressourcen nutzen können, oder ob du dich vielleicht auf eine wichtige Aufgabe konzentrierst und keinen Platz findest, um zu helfen.

Nutze Werkzeuge zur Optimierung deiner Arbeit

Denke über diese Art von Software nach (wie unsere Firmbee-Projektmanagement-Software), wenn du im Team arbeitest und das Bedürfnis verspürst, die Kommunikation zwischen den einzelnen Teammitgliedern zu verbessern. Lösungen, die es dir ermöglichen, alle notwendigen Informationen über die laufenden Prozesse an einem Ort zu speichern, können sehr schnell und effektiv die Organisation der Arbeit der Beteiligten verbessern. Du musst jedoch daran denken, sie entsprechend den Bedürfnissen deines Teams auszuwählen (indem du die Bereiche analysierst, die Probleme verursachen).

Setze Grenzen für Kollegen

Der letzte Ratschlag ist einer, den nur wenige Menschen annehmen wollen, da man glaubt, dass man sich damit den Stempel eines „unhilfsbereiten Freundes“ aufdrückt. Dennoch ist es manchmal besser, den Kollegen zu vermitteln, dass du ihnen im Moment nicht helfen kannst, als anderen gewaltsam zu helfen und später mit Verzögerungen bei deinen Aufgaben konfrontiert zu werden, was sowohl dir (körperliche und psychische Gesundheitsfolgen im Zusammenhang mit Stress und Überstunden) als auch der Organisation (aufgrund verpasster Fristen) schaden kann.

Bessere Arbeitsorganisation – jetzt weißt du, was zu tun ist

Du magst denken, dass die oben aufgeführten Tipps „trivial“ sind und sicherlich nicht ausreichen, um das Chaos in deinem Arbeitsleben zu beseitigen. Versuche jedoch, einige davon in deine täglichen Aktivitäten zu integrieren, und du wirst schnell feststellen, dass die Ergebnisse deine Erwartungen bei weitem übertreffen werden. Natürlich ist es nicht so, dass alle oben genannten Tipps genau in deiner Situation funktionieren werden (es hängt alles davon ab, welche Probleme du bisher bei der Organisation deiner Arbeit hattest), aber sie sind zweifellos ein geeigneter Ausgangspunkt, um über eine Veränderung nachzudenken, diese umzusetzen und dann – die Ergebnisse zu genießen.

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