Wie können Zeitschätzung und Zeitverfolgung Ihnen helfen, Ziele schneller zu erreichen?

Haben Sie sich jemals gefragt, was die Hauptgründe sind, warum wir unsere Ziele bei der Arbeit nicht erreichen? Natürlich hängt alles von der einzelnen Person und der Art der Aufgabe ab, aber unter den häufigsten Gründen können wir zweifellos das Nichteinhalten von Fristen erwähnen. Glücklicherweise gibt es eine einfache Lösung für ein solches Problem – alles, was Sie tun müssen, ist, Ihren Aufgabenmanagementprozess bei der Arbeit zu verbessern, damit Sie Ihre Ziele schneller und mit größerer Leichtigkeit erreichen. Wie können Sie das tun? Indem Sie sich selbst Disziplin auferlegen, wenn es darum geht, Ihre Arbeitszeit zu schätzen und zu verfolgen. Lesen Sie weiter.

Zeiterfassung – Inhaltsverzeichnis:

1. Zeitschätzung – warum ist sie so wichtig?
2. Zeiterfassung – für mehr Kontrolle
3. Zusammenfassung

Zeitschätzung – warum ist sie so wichtig?

Viele Menschen, die im Projektmanagement tätig sind, glauben, dass die Schätzung der benötigten Zeit für die Erledigung bestimmter Aufgaben der Schlüssel zum Erfolg ist. Warum? Weil genaue Berechnungen es ermöglichen, die gesamte Arbeit richtig zu planen, Aufgaben auf Einzelpersonen zu verteilen und früher zu reagieren, wenn Probleme auftreten.

Die Schätzung der Arbeitszeit ist jedoch nicht nur wichtig, wenn Sie Mitglied eines Projektteams sind und Ihre Arbeit von einem Manager kontrolliert wird. Ihr Ziel ist es, Ihnen zu helfen, Vertrauen in die fristgerechte Erledigung aller Aufgaben zu gewinnen und zu verhindern, dass Sie Zeit mit unnötigen Aktivitäten verschwenden.

Darüber hinaus, wenn Sie sich an Ihren Plan halten und in den meisten Fällen in der Lage sind, die Anzahl der benötigten Stunden richtig zu schätzen, schaffen Sie Raum, um Aufgaben zu erledigen, für die Sie zuvor einfach keine Zeit hatten. Auf diese Weise helfen Sie sich selbst, Ihre Ziele schneller zu erreichen, während Sie neue Möglichkeiten entdecken.

Zeiterfassung – für mehr Kontrolle

Was ist der Hauptzweck der Zeiterfassung? Zunächst einmal gewinnen Sie auf diese Weise Kontrolle über die Aufgaben, die Sie erledigen, was Ihnen das Vertrauen gibt, dass sie pünktlich abgeschlossen werden. Diese Aktivität hilft auch, wenn unerwartete Probleme auftreten – sie macht Sie sich bewusst, dass Sie Änderungen an Ihren Annahmen vornehmen und Schritte unternehmen müssen, um deren Auswirkungen auf Ihre Verantwortlichkeiten zu minimieren. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Zeiterfassung, herauszufinden, was genau Ihre Aufmerksamkeit beansprucht, was Ihnen auch hilft, die Art und Weise, wie Sie Ihre Aufgaben verwalten, zu verbessern.

Durch die Zeiterfassung erwerben Sie Daten, aus denen Sie zukünftige Schlussfolgerungen ziehen können, um Ihre Arbeit besser zu planen und die benötigte Zeit für die Erledigung von Aufgaben eines bestimmten Typs zu schätzen. Diese Informationen können sich beispielsweise auf Ihre Produktivität beziehen – vielleicht entdecken Sie auf diese Weise, zu welchen Tageszeiten Sie besser (also auch schneller) arbeiten, und planen in Zukunft die schwierigsten Aufgaben für diesen Zeitraum, was es Ihnen erleichtert, sie zu erledigen.

Es ist auch erwähnenswert, dass die ständige Zeiterfassung, genau wie die Zeitschätzung, ein motivierender Faktor ist, um sich auf eine bestimmte Aufgabe zu konzentrieren (insbesondere wenn wir das Gefühl haben, dass “wir es schon längst hätten erledigen sollen”) und schützt uns davor, nach einfachen Ablenkungen zu greifen. Dank der Zeiterfassung (z. B. durch die Verwendung einer bestimmten App oder sogar spezieller Projektmanagement-Software wie Firmbee) konzentrieren wir uns mehr auf die Arbeit, respektieren die vergehende Zeit und sparen manchmal sogar Zeit. Folglich können wir die gewonnenen Ressourcen für Aufgaben von strategischer Bedeutung für uns nutzen.

Zusammenfassung

Indem Sie sich darauf konzentrieren, die benötigte Zeit für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe richtig zu schätzen, werden Sie verhindern, dass Sie Überstunden machen und Stress erleben, was negative Folgen sowohl für Ihre körperliche als auch für Ihre geistige Gesundheit haben kann. Indem Sie Ihre Arbeitszeit im Auge behalten, können Sie feststellen, ob das Risiko besteht, eine Frist zu verpassen, und ob Änderungen vorgenommen werden müssen.

Gleichzeitig werden Ihnen diese beiden Methoden ermöglichen, Ihre eigenen Fähigkeiten zu entdecken, Ihre Leistung zu überprüfen, das Tempo der Erledigung von Aufgaben zu analysieren – all dies wird Ihnen helfen, Ihre Ziele schneller zu erreichen (dank eines besseren Verständnisses dafür, wie Sie arbeiten). Zweifellos würden solche Vorteile Sie dazu ermutigen, diese beiden Aktivitäten in Ihre tägliche Routine einzuführen.

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