Timeboxing – warum sollten Sie es verwenden?

Haben Sie jemals das Gefühl, dass es Tage gibt, an denen Aufgaben und Pflichten Sie im Kampf gegen die Zeit erdrücken, während Sie versuchen, einen Fokus aufrechtzuerhalten, der mit dem Kick eines Morgenkaffees verblasst? Wir haben eine Lösung dafür, die Timeboxing heißt. Und keine Sorge, Sie müssen nicht mit dem großen Zeiger einer Uhr kämpfen, nun ja, nicht wörtlich. Alles, was es braucht, ist dieser kurze Artikel, also wenn Sie Rat zum Zeitmanagement benötigen und bereit sind, eine Technik namens Timeboxing zu lernen, suchen Sie nicht weiter.

Timeboxing – Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist Timeboxing?
2. Wie funktioniert Timeboxing?
3. Konzentration ist der Schlüssel
4. Es ist nicht wert, Ihre Zeit zu verschwenden
5. Nehmen Sie die Kontrolle zurück
6. Selbstdisziplin – sie kann erlernt werden
7. Wann ist der beste Zeitpunkt, diese Methode zu verwenden?

Was ist Timeboxing?

Timeboxing ist eine Technik, die von der IT-Branche entwickelt wurde, um das Zeitmanagement zu verbessern und die Effizienz bei der Arbeit zu steigern. Wenn dies Ihr Kampf ist, werden Sie diese Methode als nützlich empfinden. Die Idee ist, so viel wie möglich in einem vordefinierten Zeitrahmen zu erledigen und dennoch so wenig wie möglich – um Ihre Produktivität hoch zu halten.

Wie funktioniert Timeboxing?

In erster Linie geht es darum, ein konkretes Datum für den Abschluss eines Projekts festzulegen und es innerhalb dieses Zeitrahmens auszuführen. Wenn Sie es nicht schaffen, beenden Sie die Aufgabe und gehen Sie zur nächsten über. Kehren Sie an einem anderen Tag oder später zu ihr zurück und setzen Sie eine andere realistische Frist, die Sie einhalten können.

Wenn wir beispielsweise drei Aufgaben bei der Arbeit zu erledigen haben, schätzen wir, wie viel Zeit wir benötigen, um sie abzuschließen, und auf dieser Grundlage setzen wir Zeitrahmen. Wenn wir es nicht schaffen, Aufgabe A in einem bestimmten Zeitraum abzuschließen, verlängern wir unsere Arbeit daran nicht, sondern gehen gemäß der Annahme zu Aufgabe B über. Aufgabe A wird in die ‘To-Do’-Box gelegt und wir kehren zu ihr zurück, nachdem der Zyklus beendet ist.

Konzentration ist der Schlüssel

Wie macht es die Arbeit effizienter? Die entscheidende Fähigkeit, die es zu meistern gilt, besteht darin, sich nicht von den anstehenden Aufgaben ablenken zu lassen. Wenn wir eine vorgegebene Zeit haben, nutzen wir sie nicht für Kleinigkeiten wie das Überprüfen von E-Mails, das Schreiben einer Antwort an einen Kollegen im nächsten Raum oder einen Blick darauf, was in den sozialen Medien vor sich geht. Jedes kleine Detail kann von der Hauptaufgabe ablenken, während das Erstellen von Zeitboxen uns hilft, diese Fallstricke zu vermeiden und mit unserer Arbeit fortzufahren.

Es ist nicht wert, Ihre Zeit zu verschwenden

Ein weiterer Vorteil ist nicht zu viel Zeit mit einer bestimmten Aufgabe zu verschwenden. Es gibt Tage, an denen wir nicht in Topform sind, weniger kreativ als gewöhnlich oder einfach einen schlechten Tag haben. Oft verbringen wir beispielsweise eine Stunde mit etwas, das normalerweise 15 Minuten dauern würde. Das ist ineffizient und selten sind die Ergebnisse solcher Aktionen zufriedenstellend. Dann kommt Timeboxing zur Rettung.

Haben Sie Ihre Aufgabe in den 40 Minuten, die Sie festgelegt haben, nicht abgeschlossen? Kein Problem, die gleiche Zeit (oder weniger, wenn Sie das Projekt begonnen haben) kann am nächsten Tag dafür aufgewendet werden – Sie werden wahrscheinlich dann in besserer Form sein und das Problem, mit dem Sie heute gekämpft haben, wird morgen ein Kinderspiel sein.

Nehmen Sie die Kontrolle zurück

Mit der Timeboxing-Methode sind Sie besser gerüstet, um größere Projekte zu kontrollieren. Sie kennen wahrscheinlich das Gefühl, wenn Sie an einer großen Aufgabe arbeiten und anfangen, sich auf Details zu konzentrieren, möglicherweise sogar zu sehr. Wenn Sie so tief in ein Projekt eintauchen, entfernen Sie sich gleichzeitig zu sehr, um das Gesamtbild des Projekts noch zu sehen, und verlieren den Überblick über Ihre Aufgabe.

Es gibt keine Schwierigkeiten damit, wenn Sie etwas tun, das Sie selbst geplant haben – Sie haben das Recht, Ihre Pläne zu ändern und vom ursprünglichen Plan abzuweichen. Bedenken entstehen, wenn Sie beispielsweise etwas im Auftrag eines Kunden vorbereiten, der eine bestimmte Vorstellung von einem bestimmten Projekt hat. Dann besteht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie etwas erstellen, das Ihr Kunde ablehnen wird.

Warum Zeit verschwenden, um etwas zweimal zu tun, wenn Sie es vermeiden können? Indem wir nach der Timeboxing-Technik arbeiten, setzen wir jede Phase des Projekts von Anfang an um, was uns hilft, an den ursprünglichen Annahmen festzuhalten und dennoch einen Gesamtüberblick über die anstehende Aufgabe zu behalten.

Selbstdisziplin – sie kann erlernt werden

Diese Technik hat neben den zuvor genannten Vorteilen einen praktischen Bonus im Alltag. Das liegt daran, dass sie nicht nur unsere Effizienz verbessert, sondern auch Selbstdisziplin und richtiges Zeitmanagement lehrt, sodass wir sie nicht mit unnötigen oder irrelevanten Dingen verschwenden, wenn wir das nicht wollen.

Wann ist der beste Zeitpunkt, diese Methode zu verwenden?

Timeboxing funktioniert am besten bei mehrstufigen Projekten oder Aufgaben, die wenig Zeit in Anspruch nehmen und die Sie in denselben Zeitrahmen einpassen können. Es ist auch sinnvoll, es bei Aufgaben zu implementieren, die absehbare Zeitrahmen für den Abschluss haben.

Man sollte jedoch daran denken, dass das Wissen über die Technik allein nicht alles ist. Aus der Erfahrung, die ich für diesen Artikel gesammelt habe, kann ich schreiben, dass Sie ohne den richtigen Fokus die Zeitbox nicht einhalten können. Sie müssen sich um das richtige Maß an Fokus kümmern und sich nicht von externen Faktoren ablenken lassen, wie einer Benachrichtigung auf Ihrem Telefon, einer Kaffeeinladung von einem Kollegen oder einem schnellen Blick auf Ihre E-Mails. Vergnügungen und andere Kleinigkeiten können nach Abschluss der Zeitbox erledigt werden – Zufriedenheit garantiert (und empirisch vom Autor dieses Textes bestätigt)!

Wenn Sie in Kontakt bleiben möchten, treten Sie unserer Facebook-Community bei.