Wie kann man Routineaufgaben automatisch erledigen?

Jeden Tag haben Mitarbeiter viele Aufgaben zu erledigen. Viele von ihnen sind repetitiv, werden fast automatisch ausgeführt und enden damit, dass sie langweilige oder belastende Routinen werden, die zum Kinderspiel werden. Wie kann man also Routineaufgaben automatisch erledigen?

Routineaufgaben – Inhaltsverzeichnis:

1. Zeitmanagement
2. Die häufigsten Aufgaben – automatisch
3. Wie man automatisch auf E-Mails antwortet
4. Soziale Medien – Beiträge
5. Zugang zu Informationen
6. Recherche
7. Routineaufgaben – Zusammenfassung
8. Routineaufgaben – Schlüsselfragen

Zeitmanagement

Das Hauptproblem betrifft einen sinnvollen Ansatz für Routineaktivitäten im Rahmen angemessener Zeitmanagementmaßnahmen. Es stellt sich als entscheidend heraus, den Arbeitstag so zu planen, dass Aufgaben zu geeigneten Zeiten erledigt werden. Automatisierung (oder kurz gesagt, bestimmte Dinge “als Selbstverständlichkeit” zu erledigen) ermöglicht es Ihnen, sich besser auf Aufgaben zu konzentrieren, die mehr Arbeit und Aufmerksamkeit erfordern.

Die häufigsten Aufgaben – automatisch

Die häufigsten wiederkehrenden Aufgaben sind administrative Angelegenheiten. Dazu gehören beispielsweise das Ausfüllen von Bürozeiten, das Überprüfen von E-Mails oder das Verfassen kurzer Beiträge in sozialen Medien.

Wie man automatisch auf E-Mails antwortet

Echtzeitkommunikation verdrängt das tägliche Schreiben und Beantworten von E-Mails. Leider bringt das Schreiben an Kunden oder Geschäftspartner, mit denen der Grad der Verbundenheit gering ist, die Unfähigkeit mit sich, Instant Messaging zu nutzen. Aber das ist nicht ganz der Punkt. Wichtig ist, so viele Kontakte wie möglich in Ihren Kommunikations-Apps zu haben. Die Personen, mit denen Sie die meiste Zeit sprechen, direkte Vorgesetzte/Untergebene, regelmäßige Kollegen. Es ist auch eine gute Idee, Gruppengespräche zu erstellen, die nur Personen umfassen, die speziell an dem Projekt beteiligt sind. Auf diese Weise wird das Wesentliche – das Beantworten von Nachrichten – automatisch und integraler Bestandteil Ihrer täglichen Aufgaben.

Soziale Medien – Beiträge

Wenn Ihre Aufgaben das Posten auf beliebten Plattformen umfassen, stellen Sie sicher, dass die Arbeit organisiert ist. Oft besteht die Notwendigkeit, das Board Ihres Unternehmens täglich zu füllen. Daher sollten Sie, wenn möglich, einige Beiträge im Voraus planen. Auf diese Weise werden Sie zwar zunächst mehr Zeit aufwenden, können aber diese tägliche Routine für einige Tage aufschieben und sich wichtigeren Angelegenheiten widmen.

Natürlich ist das nicht immer möglich. Die Ereignisse, auf die Sie in sozialen Medien reagieren sollten, sind unvorhersehbar. Dennoch können Dinge, die periodisch und routinemäßig wiederkehren, leicht gut im Voraus geplant werden.

Zugang zu Informationen

In einigen Branchen sind Mitarbeiter verpflichtet, über weltweite Ereignisse informiert zu bleiben. Die Vielzahl an Nachrichtenwebsites kann überwältigend sein. Deshalb ist es eine gute Idee, einige Websites auszuwählen, die die für Sie relevantesten Informationen bieten, und Push-Benachrichtigungen zu aktivieren. Dies hilft Ihnen, eine Flut unnötiger Inhalte zu vermeiden.

Recherche

Es besteht oft die Notwendigkeit, Recherchen durchzuführen. Wie Sie wissen – Sie können Stunden damit verbringen. Daher lohnt es sich, auf einen virtuellen Assistenten zurückzugreifen, wie Google Alerts, der uns über wichtige Dinge informiert, verschiedene Änderungen überwacht und uns automatisch Informationen in unser E-Mail-Postfach sendet.

Routineaufgaben – Zusammenfassung

Natürlich können Beispiele für Vereinfachungen und Automatismen vervielfacht werden. Der Einsatz nützlicher Werkzeuge und die Konzentration auf bedeutendere Aufgaben werden uns sicherlich helfen, unsere Ziele schneller zu erreichen.

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