Wie erstellt man ein Projektbudget? | #42 Einstieg in das Projektmanagement

Laut einem Bericht des Project Management Institute wurden im Jahr 2021 62 % der Projekte innerhalb des ursprünglichen Budgets abgeschlossen. Der beste Performer in diesem Ranking war China mit 66 %, während Europa mit 57 % den letzten Platz belegte. Schlecht erstellte Projektbudgets sind für einen fairen Anteil an Misserfolgen in dieser Hinsicht verantwortlich. Wie schätzt man also die Kosten in einem Projekt, um die Wahrscheinlichkeit seines Erfolgs zu erhöhen?

Projektbudget – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Was ist ein Projektbudget und woraus besteht es?
3. Wie schätzt man die Kosten des Projekts?
4. Werkzeuge und Methoden zur Schätzung des Projektbudgets
5. Zusammenfassung

Einführung

Eine unsachgemäße Projektdurchführung führt zu einem Verlust von 19 Millionen Dollar für jede Milliarde Investition (PMI 2019), und nur 34 % der Organisationen beenden normalerweise oder immer Projekte innerhalb des Budgets (Wellington 2021). Um herauszufinden, wie man zu dieser Gruppe gehört, werfen wir einen genaueren Blick darauf, was ein Projektbudget ist und welche Wege und Werkzeuge es gibt, um eines zu erstellen.

Was ist ein Projektbudget und woraus besteht es?

Das Projektbudget ist der grob genehmigte Betrag, den die Organisation für das Projekt ausgeben möchte. Es basiert auf geschätzten Projektkosten und ist Teil des Budgets der gesamten Organisation.

Der Projektmanager sollte im Projektbudget alle mit dem Projekt verbundenen Kosten einbeziehen, wie:

• Direkte Kosten – Ausgaben, die erforderlich sind, um Aufgaben auszuführen, die direkt zur Verwirklichung des Projektziels führen, d.h. Material-, Arbeits- und Werkzeugkosten, Ausrüstungen und Vorräte,
• Indirekte Kosten – Kosten, die nicht direkt dem Projekt zugeordnet werden können, die jedoch im Zusammenhang mit dessen Durchführung anfallen, wie z.B. Verwaltungskosten oder beispielsweise Projektmanagementkosten.
• Investitionsausgaben – Kosten, die mit dem Erwerb sogenannter langfristiger Vermögenswerte verbunden sind, wie z.B. Gebäude, Ausrüstungen oder Maschinen.
• Betriebskosten – wiederkehrende Kosten, die mit dem Betrieb und der Wartung des Projekts verbunden sind, wie z.B. Versorgungsleistungen, Versicherungen zusammen mit Wartung,
• Rücklagen für unvorhergesehene Ereignisse – Mittel, die zurückgelegt werden, um unvorhergesehene Ereignisse oder Änderungen im Umfang des Projekts abzudecken.

Wie schätzt man das Projektbudget?

Die geschätzten Kosten der geplanten Arbeiten werden als Budgetierte Kosten der Geplanten Arbeiten (BCWS) oder Geplante Werte (PV) bezeichnet. Beide Indikatoren bezeichnen die Summe der Mittel, die benötigt werden, um die innerhalb eines bestimmten Zeitraums geplanten Arbeiten abzuschließen.

Um das Projektbudget zu schätzen, sollte der Projektmanager mehrere Aktivitäten durchführen, um die genauesten Angebote zu erhalten. Zunächst sollte der Projektmanager alle Anforderungen des Projekts kennen, wie den Arbeitsumfang, Fristen und Ressourcen, die zur Durchführung des Projekts benötigt werden.

Der nächste Schritt besteht darin, die Marktpreise für die Ressourcen und Dienstleistungen zu untersuchen, die in das Projekt einfließen sollen, d.h. die Preise für Materialien, Lieferantendienste sowie Gehälter für das Projektteam.

Nachdem die Anforderungen und Preisdaten vorliegen, kann der Projektmanager mit dem Prozess der ersten detaillierten Budgetschätzung beginnen. Sobald dies abgeschlossen ist, sollte er das Budget jedoch sofort mit dem Projektteam überprüfen. Dies stellt sicher, dass alle Kosten berücksichtigt wurden und dass das Budget so realistisch wie möglich ist.

Darüber hinaus muss das Projektbudget regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um es auf Kurs und im Budget zu halten.

Werkzeuge und Methoden zur Schätzung des Projektbudgets

Bei der Schätzung eines Projektbudgets ist ein unverzichtbares Werkzeug das bekannte und beliebte Microsoft Excel. Sein Hauptvorteil ist die Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit sowie die Möglichkeit, viele Berechnungen und Analysen durchzuführen. Der Nachteil ist jedoch, dass Excel keine Funktion hat, um das Budget in Echtzeit automatisch zu aktualisieren.

Es eignet sich jedoch gut zur Schätzung des Budgets vor der Umsetzung. Für eine laufende Überprüfung der Ausgaben empfehlen wir Projektunterstützungswerkzeuge wie Firmbee. Das System ermöglicht es den Teammitgliedern, die Einnahmen und Ausgaben, die mit einem bestimmten Projekt verbunden sind, in Echtzeit zu überwachen.

Um ein genaues Budget zu erstellen, können Sie die folgenden Methoden verwenden:

1. Bottom-up-Schätzung. Diese Methode beinhaltet die Schätzung der Kosten jeder Projektaktivität und das Addieren ihrer Kosten, um die Gesamtkosten des Projekts zu bestimmen. Es ist zeitaufwendig und erfordert detaillierte Kenntnisse der Projektaktivitäten. Dennoch bietet es ein hohes Maß an Genauigkeit und hilft, alle notwendigen Kosten zu identifizieren.
2. Parametrische Schätzung. Diese Methode beinhaltet die Verwendung statistischer Daten zur Schätzung der Kosten von Projektaktivitäten. Sie ist viel schneller als die Bottom-up-Schätzung, sodass sie nützlich sein kann, um das Budget großer Projekte zu schätzen, solange die Organisation eine Quelle zuverlässiger Daten hat. Dennoch kann sie möglicherweise nicht das erforderliche Maß an Genauigkeit bieten.
3. Expertenbewertung. Die dritte Methode besteht darin, das Wissen und die Erfahrung der Projektbeteiligten, einschließlich des Projektmanagers und der Teammitglieder, zu nutzen, um die Kosten der Projektaktivitäten zu schätzen. Sie kann ein hohes Maß an Genauigkeit bieten, was bei komplexen Projekten praktisch ist. Allerdings beruht sie auf dem Fachwissen einzelner Beteiligter, sodass sie voreingenommen sein und Konflikte erzeugen kann. Darüber hinaus ist es schwierig, sich ändernde Geschäftsbedingungen, wie Inflation oder Änderungen im Gesetz, zu berücksichtigen.

Zusammenfassung

Die Erstellung eines genauen Projektbudgets ist zeitaufwendig und erfordert Erfahrung. Deshalb ist es eine gute Idee, verschiedene Werkzeuge auszuprobieren und die verfügbaren Methoden zur Budgeterstellung zu nutzen, wie z.B. Bottom-up-Schätzung, parametrische Schätzung oder Expertenbewertung.

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