Effektives Vertragsmanagement. 3 unverzichtbare Elemente für Ihre Organisation

Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement ist der Prozess der Planung, Verhandlung, Unterzeichnung, Ausführung und Überwachung verschiedener Arten von Verträgen, deren Ziel es ist, Beziehungen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern aufzubauen. Der Zweck dieses Prozesses, der von einem einzelnen Mitarbeiter oder einer gesamten Abteilung durchgeführt werden kann, abhängig von der Größe der Organisation, besteht darin, sicherzustellen, dass alle Verträge effektiv und gemäß ihren Bedingungen ausgeführt werden. Er beginnt mit der Identifizierung der Bedürfnisse der Organisation, der Auswahl von Lieferanten und der Definition der Vertragsbedingungen und endet mit der Bewertung des Fortschritts des Vertrags und, falls erforderlich, mit der Ergreifung von Maßnahmen zur Lösung auftretender Probleme.

Vorteile des Vertragsmanagements

Vertragsmanagement hilft der Organisation, ihre Geschäftsziele zu erreichen. Dies ist jedoch nicht der einzige Vorteil, der mit einer sorgfältig entwickelten Vertragsmanagementstrategie verbunden ist. Der Prozess hilft auch:

• Risiken zu mindern – das Hinzufügen von Vertraulichkeits- oder Datenschutzbestimmungen kann das Risiko für Unternehmen erheblich reduzieren,
• Kosten zu optimieren – Organisationen können die Kosten für Dienstleistungen und Lieferungen erheblich senken, indem sie die Bedingungen und Konditionen der unterzeichneten Verträge sorgfältig analysieren und verhandeln,
• Die betriebliche Effizienz zu steigern – Unternehmen können ihre Produktivität erheblich verbessern, indem sie die Leistung von Lieferanten und Geschäftspartnern basierend auf den Bedingungen der unterzeichneten Verträge überwachen und bewerten,
• Starke Beziehungen zu den Stakeholdern aufzubauen – das Einhalten von Fristen und das Erfüllen der Vertragsbedingungen hat einen positiven Einfluss auf die Beziehungen zu Mitarbeitern, Partnern oder Lieferanten,
• Die Interessen eines Unternehmens zu schützen – das Erstellen von Verträgen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften schützt Unternehmen vor potenziellen rechtlichen Konsequenzen.

Schlüsselelemente des Vertragsmanagements

Es kann Organisationen mehrere langfristige Vorteile bringen. Aber das wird nicht ohne eine effektive Vertragsmanagementstrategie geschehen. Hier sind die drei Schlüsselelemente eines erfolgreichen Vertragsmanagementprozesses:

1. Klare Regeln und Verfahren festlegen

Sowohl kleine als auch große Unternehmen sollten eine Vertragsrichtlinie haben, die die Ziele, Verantwortlichkeiten und Verfahren für die Planung, Verhandlung, Unterzeichnung und Ausführung von Verträgen umreißt. Ein solches Dokument sollte klar und transparent sein, d.h. für alle Beteiligten verständlich. Es sollte auch aktualisiert werden, beispielsweise wenn Probleme bei der Umsetzung des Prozesses auftreten oder wenn neue Praktiken in der Branche entstehen.

2. Ein Vertragsmanagementsystem implementieren

Effektives Vertragsmanagement erfordert, dass eine Organisation eine zentrale Datenbank oder ein System hat, in dem alle Verträge gespeichert sind, vorzugsweise nach Typ, Ablaufdatum, Wert und anderen relevanten Kriterien kategorisiert. Eine solche Zentralisierung und Kategorisierung erleichtert die innerhalb der Organisation umgesetzten Prozesse erheblich.

In diesem Fall wird das in Firmbee verfügbare CRM-Tool hilfreich sein, das es Ihnen ermöglicht, Kunden- und Auftragnehmerdaten an einem einzigen, leicht zugänglichen Ort zu speichern und zu organisieren. Das System ermöglicht es Ihnen auch, den Status von Verträgen zu überwachen und Tags zu erstellen. Darüber hinaus bietet Firmbee eine kostenlose Rechnungsanwendung für jede Währung, Steuerquote oder Rabatt. Testen Sie Firmbee kostenlos!

3. Bedingungen und Fristen überwachen

Organisationen sollten ständig die Bedingungen unterzeichneter langfristiger Verträge überwachen und Möglichkeiten verfolgen, um günstigere Bedingungen zu sichern. Neuverhandlungen können helfen, Verträge an sich entwickelnde Bedürfnisse anzupassen (z.B. wenn sich die Wirtschaft ändert). Darüber hinaus ermöglicht es Unternehmen, die Ablaufdaten von Verträgen genau im Auge zu behalten, sodass sie planen und entsprechend handeln können, wenn sich diese Daten nähern.

Zusammenfassung

Effektives Vertragsmanagement ist entscheidend für die Abläufe von Unternehmen in jeder Branche. Einerseits ist es Teil des Tagesgeschäfts eines Unternehmens, und andererseits ist es entscheidend für die Erreichung festgelegter Geschäftsziele (auch wenn nicht direkt). In einem dynamischen Geschäftsumfeld sind Organisationen, die einen effektiven Vertragsmanagementprozess etabliert haben, in der Lage, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren, bestehende Risiken zu minimieren und eine höhere betriebliche Effizienz zu erreichen. Infolgedessen ist dieser Prozess ein leistungsstarkes Werkzeug, um ihren Wettbewerbsvorteil auszubauen.

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