Was ist eine Stellenanalyse? 7 Top-Techniken zur Durchführung einer Stellenanalyse im Personalmanagement

Was ist eine Stellenanalyse? Haben Sie jemals diesen Begriff gehört, wissen Sie, was Sie tun müssen, um die Position eines Mitarbeiters zu analysieren? Wenn Sie nichts über die Stellenanalyse wissen – es ist eine gute Zeit, um aufzuholen – lesen Sie den Artikel und erfahren Sie mehr über die Definition der Stellenanalyse und die bekanntesten Techniken, die für die Stellenbewertung verwendet werden.

Was ist eine Stellenanalyse? – Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist eine Stellenanalyse?
2. Analyse der Stellenbeschreibung
3. Techniken der Stellenanalyse
4. Fähigkeitsanalyse
5. Analyse der Kompetenzen
6. Zusammenfassung

Was ist eine Stellenanalyse?

Die Stellenanalyse ist ein Bewertungsprozess, der die Rolle und die Kompetenzen umfasst, die für eine bestimmte Stelle erforderlich sind. Sie ist eine der wichtigsten Methoden des Personalmanagements in jeder Organisation. Das Ziel der Analyse hat mehrere Aspekte und Ziele: Beschreibung der Stellenposition, Planung des Karriereentwicklungswegs, Arbeitsplatzorganisation, Auswahl und Rekrutierung, Bewertung von Stellen und Vorbereitung der Vergütungsstruktur im Unternehmen.

Die Stellenanalyse umfasst die systematische Sammlung von Informationen zu der betreffenden Stellenbeschreibung, wobei der Fokus auf den Vorteilen liegt, die sich aus einer solchen Position im Unternehmen ergeben. Darüber hinaus konzentriert sich die Stellenanalyse auf die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse, die die Person, die in dieser Position arbeitet, benötigt.

Analyse der Stellenbeschreibung

Die Analyse der Stellenposition sollte Informationen in Bezug auf detaillierte Fragen wie folgt bereitstellen:

• Wofür ist die Stellenposition?
• Was ist der Umfang der Aufgaben?
• Wofür ist der Mitarbeiter verantwortlich?
• Wie hoch ist der Effektivitätsgrad der laufenden Aktivitäten?
• Wie ist die Struktur der Berichtslinien?
• Was sind die motivierenden Faktoren?
• Wie sind die Arbeitsbedingungen, die Arbeitsplatzausstattung und die Ergonomie?

Die Analyse der Stellenbeschreibung ist eine Praxis, die darauf abzielt, spezifische Informationen zu sammeln. Der erste Schritt der Analyse erfordert die Nutzung der Unternehmensdokumentation, um mehr über das Geschäft, seine Ziele, Verfahren und die organisatorische Struktur zu erfahren.

Im nächsten Schritt werden die Stellenposition, die Aufgaben, die laufenden Aktivitäten und das allgemeine Ziel der Position einer Prüfung unterzogen. In dieser Phase ist es hilfreich, ein Gespräch mit dem Manager der Abteilung oder Sektion und den Mitarbeitern zu führen. Es ist vorteilhaft, die Mitarbeiter zu bitten, ein Tagebuch über die laufenden Aktivitäten für eine Woche oder zwei zu führen. Die Beobachtung des Arbeitsplatzes ist nützlich, ebenso wie das Job-Shadowing während des Tages.

Techniken der Stellenanalyse

Es gibt viele Techniken der Stellenanalyse, die helfen, Daten schnell und effektiv zu sammeln.

• Gespräch – wird normalerweise mit Mitarbeitern geführt. Alle gesammelten Daten müssen mit dem Manager oder Teamleiter verifiziert werden. Die wichtigsten Punkte sind: der Grad der Unabhängigkeit, typische Probleme, Schwierigkeitsgrad, erforderliche Qualifikationen, benötigte Fähigkeiten. Vorteile: Flexibilität, Einfachheit. Nachteile: zeitaufwendig, mühsame Analyse der Informationen.

• Fragebögen – werden von den Mitarbeitern ausgefüllt und vom Manager oder Teamleiter überprüft. Hier ist die Formulierung des Fragebogens entscheidend, die einfache, transparente, verständliche Fragen enthalten muss. Vorteile: nützlich für die Analyse vieler Stellen, spart viel Zeit. Nachteile: Die Vorbereitung des Fragebogens ist zeitaufwendig, die Genauigkeit der Ergebnisse hängt von der Qualität des Fragebogens und der Interpretationsfähigkeit der Befragten ab.

• Checkliste – bei dieser Methode wird eine spezifische Art des Fragebogens verwendet. Der Fragebogen ist stark strukturiert und enthält nur solche Fragen, die den Befragten auffordern, entweder „ja“ oder „nein“ anzukreuzen. Die Befragten können nur die Merkmale der Stelle überprüfen oder bewerten. Die Checkliste kann auf einer langen Liste von Fragen-Aufgaben basieren, die die Mitarbeiter nur für die markieren müssen, die mit ihrer Arbeit zu tun haben. Vorteile: Einfachheit, gut für viele verschiedene Stellen. Nachteile: Die Vorbereitung der Checkliste ist zeitaufwendig, nicht geeignet für kleine Gruppen von Teilnehmern.

• Beobachtung – erfordert ständige Präsenz während der Arbeit, wenn alle Informationen über die Stelle gesammelt werden: Dauer der Aufgaben, Methoden, Verfahren – all dies kann während der Beobachtung überwacht werden. Vorteile: nützlich für Schlüsselpositionen, Objektivität. Nachteile: sehr zeitaufwendig, nicht geeignet für alle Positionen, die geistige Aktivitäten beinhalten, die nicht beobachtbar sind.

• Selbstbeschreibung – schriftliche Beschreibung der Stellenposition und aller Aufgaben, die vom Mitarbeiter erstellt werden. Vorteile: keine Vorbereitungsphase, umfangreiches Vergleichsmaterial. Nachteile: Schwierigkeiten beim Schreiben der Beschreibung, Subjektivität, Notwendigkeit, eine Schulung anzubieten oder Richtlinien vor der Aufgabe bereitzustellen.

• Tagebücher und Berichte – werden täglich geführt und beschreiben einen typischen Tag, Stunde für Stunde. Solche Tagebücher können nach jedem Arbeitstag erstellt werden. Tagebücher sind besonders nützlich für Führungspositionen. Vorteile: keine Vorbereitungsphase, umfangreiches Vergleichsmaterial. Nachteile: Schwierigkeiten beim Schreiben der Beschreibung, Subjektivität, Notwendigkeit, eine Schulung anzubieten oder Richtlinien vor der Aufgabe bereitzustellen.

• Hierarchische Analyse der Aufgaben – unterteilt die Aufgaben in hierarchische Sets von Aufgaben und Unteraufgaben. Diese Methode zeigt alle Aufgaben auf klare und transparente Weise und beschreibt die Standards für die Durchführung und die Arbeitsbedingungen. Sie wird normalerweise für Positionen im gewerblichen Bereich verwendet. Vorteile: detaillierte Analyse der Ziele mit einem klaren Weg zu deren Erreichung. Nachteile: zeitaufwendig, erfordert hohe Kompetenzen des Analytikers.

Fähigkeitsanalyse

Die nächste Phase der Stellenanalyse ist die Untersuchung der Fähigkeiten, die für die gegebene Stellenposition erforderlich sind. Das Hauptziel einer solchen Untersuchung ist die Information über die Fähigkeiten, die erforderlich sind, um ein bestimmtes Maß an Effektivität zu erreichen. Die Position wird hauptsächlich in Bezug auf die Fähigkeiten und Fertigkeiten analysiert, die für die Position erforderlich sind. Die Fähigkeitsanalyse wird hauptsächlich für Büro- und manuelle Arbeiten unter Verwendung von Techniken wie:

• Aufgabenteilung – Positionsanalyse durch Aufteilung aller Aufgaben, Prozesse und Pflichten.
• Analyse der manuellen Fähigkeiten – Beobachtung erfahrener Mitarbeiter während ihrer Arbeit, detaillierte Beschreibung der Bewegungen und Körperhaltungen.
• Aufgabenanalyse – Ziel der Analyse ist es, mögliche Schwierigkeiten zu finden und entsprechende Schulungstechniken zu entwickeln.
• Fehleranalyse – Analyse typischer Fehler, die in Bezug auf die gegebene Position auftreten, insbesondere solche, die finanzielle Auswirkungen haben.
• Analyse der Lernfähigkeiten – Bewertung der Lernfähigkeiten, die helfen, zufriedenstellende Ergebnisse zu erzielen.

Analyse der Kompetenzen

Die Analyse der Kompetenzen bezieht sich auf die Verhaltens- und Funktionsfähigkeiten des Mitarbeiters. Die Analyse konzentriert sich auf die für die gegebene Stellenposition erforderlichen Kompetenzen. Es gibt mehrere Techniken, die für die Analyse der Kompetenzen verwendet werden:

• Rat von einem Experten – sehr breite und nicht sehr effektive Technik, die das Suchen nach Rat von erfahrenen Personen umfasst, die gebeten werden, eine Liste von Kompetenzen zu erstellen.
• Strukturiertes Gespräch – das Gespräch, das mit vielen Mitarbeitern geführt wird, basiert auf einer Liste von Kompetenzen und ermöglicht eine detaillierte Schätzung der positiven und negativen Verhaltensindikatoren, die die Effektivität der Arbeit beeinflussen.
• Workshop – Workshops werden von Personen durchgeführt, die über Fachwissen und Berufserfahrung verfügen. Die Schlüsselkompetenzen der Organisation werden mit dieser Technik bewertet.
• Funktionale Analyse – ist eine Beschreibung des Hauptziels der Position mit der Definition ihrer strategischen Funktion.
• Analyse kritischer Ereignisse – Analyse der Kompetenzen basierend auf realen, auftretenden kritischen Ereignissen.

Stellenanalyse – Zusammenfassung

Effektives Personalmanagement in der Organisation erfordert die regelmäßige Durchführung von Stellenanalysen. Die Ergebnisse der Analyse sind der Ausgangspunkt für die Verwirklichung vieler Ziele. Analysen ermöglichen die Erstellung von Stellenbeschreibungen, die Bewertung von Stellen und die Festlegung der Vergütungsstruktur im Unternehmen. Die Stellenanalyse ist ein unschätzbares Werkzeug für die Motivation, Bewertung und Belohnung von Mitarbeitern. Die gewonnenen Ergebnisse können die Richtung der zukünftigen Entwicklung anzeigen und mögliche Wege zur effektiven Nutzung der Humanressourcen aufzeigen. Das Managementteam kann solche Informationen nutzen, um die Ziele der Organisation zu erreichen.

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