Ständige Beschäftigung, Hektik und das Leben unter Zeitdruck sind die traurige Seite des 21. Jahrhunderts. Das ständige Hetzen zusammen mit wenig Schlaf macht uns letztendlich müder und weniger effektiv. Auf Höchstgeschwindigkeit zu arbeiten, ist auf lange Sicht keine gute Option. Es gibt jedoch einen Weg, die Zeit zu Ihrem Verbündeten und nicht zu Ihrem Feind zu machen. Es heißt die Pomodoro-Methode, und heute werden wir sie vorstellen und zeigen, wie sie Ihre Produktivität steigern kann.
Die Ursprünge dieser einfachen, aber erfolgreichen Zeitmanagement-Methode reichen zurück ins Italien der 1990er Jahre, als Francesco Cirillo sie erfand. Während er an einer Universität arbeitete, hatte er Schwierigkeiten, sich zu konzentrieren und mit den sich häufenden Aufgaben Schritt zu halten. Um seine Produktivität zu verbessern, kam er auf die Idee, seine Arbeit in kurze Zeitabschnitte zu unterteilen, die ihm halfen, sich auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren. Interessanterweise war es eine tomatenförmige Küchenuhr, die er spontan als Modell nahm, und nicht die Tomate, nach der er die Methode benannte.
Es dauerte fast zwei Jahrzehnte, bis Cirillo ein Buch über die Pomodoro-Methode veröffentlichte, in dem er die Gründe und die Umsetzung der Pomodoro-Technik darlegte. Obwohl die Methode in den 1990er Jahren entstand, wurde sie 2008 veröffentlicht. In seinem Buch beschreibt Cirillo die Pomodoro-Technik im Detail und erklärt, was das Phänomen ihrer Anwendung ist und warum es wichtig ist, spezifische Ziele zu setzen.
Das Kernpostulat von Pomodoro ist, größere Aufgaben in kleinere zu unterteilen, die realistisch in kurzer Zeit erreicht werden können. Jede solche Episode intensiver Arbeit wird von einer Pause gefolgt, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Gedanken zu lösen und Ihrem Gehirn eine Ruhepause zu geben.
Pomodoro ist ein wiederholendes System, sodass sich das Gehirn schnell an diese Art der Arbeit gewöhnt, und relativ kurze Phasen intensiver Arbeit sorgen für eine konstante Produktivität.
Der größte Vorteil dieser Methode ist ihre Einfachheit und leichte Umsetzbarkeit. Sie ist ideal für eine Person, die nach einem Weg sucht, die Produktivität oder die effiziente Nutzung der Zeit zu steigern. Gerade wegen der einfachen Umsetzung kann jeder diese Methode an sich selbst testen und beurteilen, ob sie für ihn geeignet ist.
Der erste Schritt besteht immer darin, eine Liste von Aufgaben für einen bestimmten Zeitraum, wie den aktuellen Arbeitstag, zu erstellen. Am besten schreiben Sie sie auf ein Stück Papier oder in eine Aufgabenplanungs-App. So haben Sie eine bessere Vorstellung davon, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen können, und es wird einfacher, sie bestimmten “Tomaten” zuzuordnen. Kleinere Aufgaben können kombiniert werden. Es ist am besten, ähnliche Aktivitäten zusammenzufassen, z.B. einen Kunden zurückrufen und E-Mails überprüfen. Wenn die Aufgabenliste fertig ist und den Blöcken zugeordnet ist – los geht’s.
Es kann ein klassischer Timer oder eine Stoppuhr auf Ihrem Telefon sein. Wie bereits erwähnt, gibt es auch spezielle Apps zum Herunterzählen der Arbeitszeit und Pausen.
Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, markieren Sie sie als erledigt. Dies kann mit einem einfachen “Erledigt” neben der Aufgabenliste geschehen. Für visuelle Lernende wäre eine bessere Lösung, Kästchen auszumalen oder Pompons zu zeichnen. Die zunehmende Anzahl abgeschlossener Blöcke vermittelt ein Gefühl der Effizienz.
Eine längere Pause sollte zwischen 15 und 30 Minuten dauern, je nachdem, wie viel Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen. Es ist wichtig, während dieser Zeit eine Pause vom Bildschirm zu machen (sofern die Blöcke mit der Arbeit am Computer verbunden waren). Schalten Sie Facebook oder andere soziale Medien während dieser Zeit nicht ein. Nutzen Sie diese Zeit, um zu gehen, sich zu dehnen oder eine Mahlzeit zuzubereiten und zu essen. Geben Sie Ihren Augen und Ihrem Gehirn eine Ruhepause.
Obwohl es einige strenge Richtlinien in Pomodoro gibt, können Sie einige Regeln an Ihre Bedürfnisse anpassen und die Methode noch effektiver machen. 25 Minuten Arbeit sind Ihnen zu lang? Arbeiten Sie ununterbrochen für 15 Minuten. Dies ist eine großartige Möglichkeit für die Tage, an denen Sie das Gefühl haben, sich auf nichts konzentrieren zu können, und Ihre Gedanken außergewöhnlich schnell abschweifen. Das Gleiche gilt für die Erholungszeit. Wenn Sie feststellen, dass eine 5-minütige Pause zu kurz ist, verlängern Sie sie auf 7 oder 8 Minuten.
Es ist eine Methode, die darauf ausgelegt ist, Ihre Arbeit zu erleichtern und nur ein Werkzeug ist. Passen Sie es an Ihre Bedürfnisse an, dann wird es nützlicher sein. Denken Sie daran, dass Pomodoro dazu gedacht ist, zu helfen, nicht Ihre Aufgabe weiter zu komplizieren.
Viele Dinge gleichzeitig zu tun und Ablenkungen nachzugeben, führt dazu, dass wir nicht nur Produktivität, sondern letztendlich auch die Arbeitszufriedenheit verlieren. Viele von uns kennen das Szenario: Sie überprüfen E-Mails, antworten auf eine Nachricht eines Kunden, aber in der Zwischenzeit erscheint eine Werbung für ein Schuhgeschäft und Sie werden daran erinnert, dass Sie für die Kindergartenklasse Ihres Sohnes bestellen müssen. Sie gehen auf die Website des Geschäfts, geben die Bestellung auf und vergessen völlig, dass Sie in der zweiten Registerkarte eine E-Mail begonnen haben. Klingt vertraut?
Die Hauptaufgabe von Pomodoro besteht genau darin, uns zu lehren, uns auf eine bestimmte Aufgabe zu konzentrieren und sie ohne Ablenkung abzuschließen. Es ist eine Methode, um gegen allgegenwärtige Ablenkungen anzukämpfen. Wenn Sie anfangs immer noch Schwierigkeiten haben, sich zu konzentrieren, können Sie versuchen, die Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon oder Computer während Ihrer Arbeitszeit auszuschalten.
Große Aufgaben zu bewältigen, ist überwältigend. In den meisten Fällen wird das Gehirn nach einer Weile abgelenkt. Kurze Pausen verbessern die Konzentration erheblich und helfen uns, bei der Sache zu bleiben.
Wissen Sie, wie es ist, wenn Sie wissen, dass Sie etwas Wichtiges zu tun haben (ein großes Projekt zu bearbeiten, eine Präsentation oder für das Abitur zu lernen), aber Sie völlig ratlos sind, wie Sie damit anfangen sollen, und Sie sich zusätzliche Aktivitäten ausdenken, um nicht daran denken zu müssen? Diese Verpflichtungen zu vermeiden, ist überhaupt kein Einzelfall und stammt nicht aus Ihrer Faulheit. Es ist eine Art Verteidigung, die wir aus Angst vor dem Scheitern verwenden. Die Pomodoro-Methode hilft, das bedrohliche “Monster” in Stücke zu zerlegen. Alles, was Sie tun müssen, ist, das, was Sie aufschieben, in kleine Schritte zu reduzieren.
Im Strudel der Arbeit gefangen zu sein und viele Dinge gleichzeitig zu tun, führt oft dazu, dass wir das Gefühl haben, gegen die Zeit zu rasen. Leider gibt es keine Methode, um sie zu verwalten. Es gibt jedoch einen Weg, um zu lernen, sich effektiv in der Zeit zu managen und den damit verbundenen Stress zu beseitigen. Die Pomodoro-Technik führt Blöcke ein, die einen Zeitplan bilden. Eine solche fertige Abfolge von Ereignissen und ein vorbereiteter Plan verursachen keinen Stress. Sie vermitteln sogar ein Gefühl der Ruhe. Eine zusätzliche Motivation ist die wachsende Liste abgeschlossener Schritte. Auf diese Weise verwandeln Sie etwas Negatives wie das Gefühl, Zeit verloren zu haben, in ein konkretes Maß für Produktivität.
Obwohl es zunächst eher banal erscheinen mag, arbeiten unsere Gehirne besser, wenn sie durch das Streben nach einer bestimmten Belohnung motiviert werden. Im Fall der Pomodoro-Technik ist dies das Streben nach einer Pause. Kurze Arbeitsphasen machen uns motivierter, eine Aufgabe abzuschließen und die Belohnung der Ruhe zu verdienen. Darüber hinaus vermittelt das Abschließen der nächsten Aufgabe und das Erreichen des Blocks ein Gefühl der Erfüllung.
Pomodoro ist eine Methode, die hilft, Planungsfehler zu vermeiden. Durch das Ausführen spezifischer Aufgaben in Zeitblöcken können wir sie besser planen und abschätzen, wie viel Zeit wir benötigen, um sie abzuschließen. Mit der Pomodoro-Technik können Sie Ihren Tag besser planen und die Zeit, die Sie mit Arbeit oder Studium verbringen, effizienter gestalten. Im Laufe der Zeit können “Tomaten” die Einheit werden, mit der Sie Ihren Tag planen.
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Als Projektmanagerin ist Caroline eine Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.
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