Projekterwartungen und wie man sie erfüllt

Die Aufgabe, ein Projekt durchzuführen, trägt eine große Verantwortung. Egal, ob Sie als Projektmanager oder als Freiberufler arbeiten, Sie müssen mehrere definierte und hohe Projekterwartungen erfüllen. In vielen Fällen werden diese Anforderungen aufgrund mangelnder Kommunikation missverstanden und falsch interpretiert. Das Team verliert die Moral, da die Zeit darauf verwendet wird, das Projekt weniger chaotisch zu gestalten, anstatt voranzukommen. Wie kann man ein Projekt so gestalten, dass es alle Erwartungen erfüllt? In dem heutigen Artikel möchten wir Ihnen einige Hinweise geben, die, wenn sie in die Praxis umgesetzt werden, sicherstellen, dass Ihr Projekt fehlerfrei und mit Leichtigkeit durchgeführt wird.

Projekterwartungen – Inhaltsverzeichnis:

1. Projekterwartungen – warum sie oft zu Enttäuschungen führen
2. Die 5 Elemente des Managements von Projekterwartungen:
3. Für die Zukunft

Projekterwartungen – warum sie oft zu Enttäuschungen führen

Es ist Ihnen wahrscheinlich schon passiert, dass Ihr Kunde mit dem Ergebnis Ihrer Arbeit nicht zufrieden war. Sie haben sich immer wieder gefragt, warum Ihre Visionen nicht übereinstimmten und inwieweit dies die gesamte Agenda unklar machte. Wenn Sie es schließlich herausfinden, ist es viel zu spät, manchmal sogar schlimmer – das gesamte Projekt wurde beendet. Dennoch zerbrechen Sie sich den Kopf – was ist schiefgelaufen? Die Antwort in diesem Fall ist fast immer Kommunikation und die richtige Ausdrucksweise der Erwartungen beider Parteien. Glücklicherweise gibt es einen Weg, solche Katastrophen zu verhindern.

Erwartungen sind nichts anderes als starke Überzeugungen, dass etwas, das wir im Kopf haben, ein bestimmtes Aussehen, eine bestimmte Form, einen bestimmten Stoff usw. hat und dass die Dinge so geschehen werden, wie wir es uns vorstellen. Diese Angelegenheiten sind häufig schwer genau zu definieren, was insbesondere aus geschäftlicher Sicht problematisch sein kann. Es verwischt auch sowohl die Ziele des Projekts als auch die Möglichkeiten, seinen Erfolg zu messen.

Darüber hinaus kann das Problem der Mangel an definierten Prioritäten und Zeitrahmen für eine bestimmte Aufgabe oder die zu große Fokussierung auf die falschen Phasen sein. Am Ende bleibt uns nur verschwendete Zeit, niedrige Moral und reduzierte Arbeitseffizienz. Solches organisatorisches Chaos führt zu einem Mangel an Engagement innerhalb des Teams, aber noch wichtiger ist der schwere Vertrauensverlust zwischen dem Kunden und dem Team von Personen, die an einem bestimmten Projekt arbeiten, einschließlich Ihnen.

Die 5 Elemente des Managements von Projekterwartungen:

Wie Sie sehen können, kann ein richtiges Management der Erwartungen Ihnen helfen, viele unnötige Probleme zu vermeiden und den gesamten Prozess der Durchführung des Projekts von Anfang bis Ende so zu gestalten, wie es der Kunde beabsichtigt hat. Es gibt 5 grundlegende Elemente des Managements von Projekterwartungen:

1. Projektplanung

Es kommt häufig vor, dass die an einem Projekt interessierten Parteien bereits vor der Erstellung des Entwurfs eine bestimmte vorgefertigte Vision haben. Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, den Kunden bereits in der Anfangsphase, d.h. der Planung, einzubeziehen. Bestimmen Sie zusammen mit dem Kunden und den Mitarbeitern den Umfang der Aktivitäten, Prioritäten und Ziele, identifizieren Sie die Beziehungen zwischen den Aufgaben. Wenn etwas unklar ist – zögern Sie nicht zu fragen. Vergessen Sie auch nicht, einen Risikobewertungsplan zu formulieren, um einen Ausweg im Falle unvorhergesehener Umstände zu haben.

Die Erwartungen beider Parteien stimmen möglicherweise nicht immer überein – diese Methode wird alle Annahmen für ein bestimmtes Projekt klären und das gesamte Team mehr einbeziehen.

2. Durchführung des Projekts

Die Projektplanung ist wichtig, aber nicht so entscheidend wie die Ausführung. Um dies zu tun, müssen Sie Meetings mit dem Kunden und dem Team abhalten, um zu bestimmen, wie Sie die Entwicklung Ihres Vorhabens umsetzen und überwachen.

Wenn Sie sich mit Ihrem Team treffen, stellen Sie sicher, dass jeder seine Rolle versteht und weiß, was er tun soll. Legen Sie die Rollen, Aufgaben, die dafür benötigte Zeit, einen Kommunikationsplan und eine Möglichkeit zur Abrechnung von Meilensteinen fest. Es ist am besten, wenn Sie auch gleich KPIs einbeziehen, sowie die nächsten geplanten Meetings, bei denen Sie ein Update geben werden.

Kommunikation ist in dieser Phase entscheidend – kümmern Sie sich darum, indem Sie beispielsweise eine geeignete Kommunikationsplattform einführen. Firmbee ist eines dieser Tools, das neben der Möglichkeit, mit Kollegen zu kommunizieren, viele andere Funktionen bietet, die im Projektmanagement und in der Arbeit nützlich sind. Es ist eine der wenigen Projektmanagement-Plattformen, dank derer es nicht notwendig ist, mehrere Programme zu integrieren, und die sogenannte technische Ermüdung uns nicht mehr stört.

3. Kommunikation

Wie Sie sehen können, betrifft der Löwenanteil eines effektiven Arbeitsablaufs und damit das Erfüllen von Erwartungen die Fähigkeit, klar zu kommunizieren. Dies sollte in allen Projektphasen im Hinterkopf behalten werden, um unnötige Missverständnisse und folglich Zeit- und Motivationsverlust zu vermeiden.

Vor allem sollten Sie einfache und klare Sprache verwenden, die jeder versteht. Es sollte keine Mehrdeutigkeit oder Zweifel geben. Darüber hinaus ist es am besten, alle Meetings mit schnellem Feedback zusammenzufassen.

Sie können auch einen Kommunikationsplan erstellen, der Folgendes umfasst:

• die Kommunikationsmethode (E-Mails, Nachrichten, Kommunikationswerkzeuge),
• Häufigkeit der Kommunikation,
• eine bestimmte Person, die für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich ist,
• Risikobewertung und potenzielle Kommunikationsprobleme.

Dies wird sicherstellen, dass die Beteiligten wissen, was sie erwarten können, und dass selbst die schlimmsten Szenarien eher eine nachträgliche Überlegung als eine unangenehme Überraschung sind. Schlechte Nachrichten zu verbergen wird nicht helfen und kann zu einem Verlust des Vertrauens und des Engagements im Team führen.

4. Weniger versprechen und mehr liefern

Wörtlich bedeutet weniger versprechen, die eigenen Versprechen zu Beginn eines Vorhabens zu schmälern, und umgekehrt bedeutet mehr liefern, die Erwartungen bei der Lieferung zu übertreffen.

Es ist nicht schwer, sich von der Aufregung mitreißen zu lassen und zu Beginn des Planungsprozesses etwas zu versprechen, das sich im Laufe der Zeit und nachdem die Begeisterung nachgelassen hat, als schwierig oder sogar unmöglich herausstellen kann. Da der Würfel gefallen ist und Sie es nicht zurücknehmen können, was dann? Wahrscheinlich etwas Stress. Der Trick besteht darin, diese Situation von vornherein zu vermeiden. Wie?

Wir sollten etwas weniger vorschlagen, als wir liefern können. Auf diese Weise fühlt sich der Kunde zufrieden, wenn das Projekt abgeschlossen ist und wir es geschafft haben, seine Erwartungen zu übertreffen. Im Falle unvorhergesehener schwieriger Umstände, die einige Teile des Entwurfs beeinträchtigen, ist der Kunde immer noch froh, da wir hoffentlich unser Wort gehalten haben. Dennoch müssen wir, um während des gesamten Prozesses ruhig zu bleiben, die Ziele und Meilensteine so realistisch wie möglich festlegen, um unsere Unter- und Überstrategie zu kalibrieren.

5. Persönliche Erwartungen

Menschen können keine Gedanken lesen. Sie werden nicht erraten, was wir meinen, annehmen oder voraussehen, wenn wir die Dinge nicht klar und deutlich artikulieren. So erreichen wir das letzte, aber keineswegs das unwichtigste Element – das Ausdrücken unserer Erwartungen. Transparenz und Klarheit unserer Absichten, Handlungen und Erwartungen ermöglichen es unseren Kollegen und potenziellen Kunden, das vollständige Bild des Projekts, das wir übernehmen, zu verstehen und sich vorzustellen.

Für die Zukunft

Erwartungen sind ein integraler Bestandteil unseres Lebens, einschließlich seines beruflichen Aspekts. Ein proaktives Management dieser Erwartungen kann den Arbeitsablauf optimieren und zu einem engagierteren Team, zufriedenen Kunden und letztendlich zu persönlichem Erfolg führen! Behalten Sie dies im Hinterkopf, wenn Sie an Ihren Projekten arbeiten, und versuchen Sie, diese wenigen Prinzipien in die Praxis umzusetzen – Sie werden den Unterschied in kürzester Zeit sehen.

Lesen Sie: Welche neuen Projektmanagementfähigkeiten Sie 2021 und 2022 besitzen sollten.

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