4 einfache Tipps zur Organisation Ihres Arbeitslebens

Haben Sie sich jemals von der Anzahl der Verantwortlichkeiten bei der Arbeit überwältigt gefühlt? Haben Sie sich jemals nachts wegen eines angespannten Magens und Angst vor den Aufgaben von morgen wach gehalten? Haben Sie bei der Arbeit nervös immer wieder auf Ihre Uhr geschaut und sich gewünscht, die Zeit würde nicht so schnell vergehen? Wenn ja, sollten Sie nach einer Lösung suchen, um sicherzustellen, dass solche negativen Situationen nicht wieder auftreten. Schauen Sie sich unsere 4 einfachen Tipps zur Organisation Ihres Arbeitslebens an. Lesen Sie weiter.

Tipps zur Organisation Ihres Arbeitslebens – Inhaltsverzeichnis:

1. Mit der Planung beginnen
2. Priorisieren
3. Zeit schätzen
4. Fortschritt verfolgen
5. Zusammenfassung

Mit der Planung beginnen

To-Do-Listen und einen Zeitplan (wöchentlich, stündlich – je nach Bedarf) zu erstellen, ist zweifellos eine Grundlage der Organisation, auf die Sie einfach nicht verzichten können. Wenn Sie produktiv und effizient bei der Arbeit bleiben möchten, sollten Sie Ihren Tag planen. So können Sie reibungslos von Aufgabe zu Aufgabe wechseln, ohne Zeit zu verschwenden.

Sie können Ihre Arbeit planen und Ihren täglichen Zeitplan in einem Planer, Kalender oder einer speziellen Zeitmanagement-Software erstellen, die Wahl liegt bei Ihnen! Denken Sie daran, die 60:40-Regel anzuwenden – Sie sollten nur 60 % Ihres Arbeitstags für wertvolle Aktivitäten einplanen, damit die verbleibenden 40 % für Notfälle, Pausen oder Last-Minute-Aufgaben genutzt werden können.

Wenn ein Mitarbeiter alle Aufgaben als wichtig und dringend erachtet, lebt er unter ständigem Stress und kann die meisten seiner Pflichten nicht erfüllen. Aus diesem Grund ist es entscheidend, die Prioritäten richtig zu setzen und Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu erledigen.

Priorisieren

Allerdings ist es nicht genug, Aufgaben festzulegen, da dies das grundlegende Problem nicht löst: Wo sollten Sie anfangen? Aus diesem Grund werden wir als zweiten Schritt zur besseren Organisation die Priorisierung erwähnen, das heißt, zu bestimmen, welche Aufgaben wichtiger sind und zuerst erledigt werden sollten und welche warten können.

Die Eisenhower-Matrix wird Ihnen sicherlich bei der Priorisierung helfen. Laut Eisenhower können Aufgaben in vier Gruppen unterteilt werden:

• wichtig und dringend – Aufgaben, die so schnell wie möglich erledigt werden müssen (z. B. eine Notfallsituation, eine Frist für die Übergabe eines externen Projekts),
• wichtig, aber nicht dringend – Aufgaben, die strategisch wichtig sind, aber zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden können (solche Aufgaben werden von den meisten Mitarbeitern gerne erledigt),
• dringend, aber nicht wichtig – beziehen sich normalerweise darauf, anderen bei der Erledigung ihrer Aufgaben zu helfen (was nicht unsere Verantwortung ist) und ungeplante Pflichten,
• nicht wichtig und nicht dringend – dies sind Aktivitäten, die Zeitfresser sind und Prokrastination fördern.

Eine weitere Sache, die Ihnen helfen wird, die Organisation Ihres Arbeitslebens zu verbessern, ist die Schätzung, wie lange es dauern wird, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Wie wird das funktionieren? Zunächst einmal wird es Sie motivieren – Sie werden die ersten Aufgaben in der vorgegebenen Zeit (oder sogar schneller) erledigen wollen, um Ihren gesamten Plan für den Tag zu verwirklichen. Zweitens wird es Ihnen ermöglichen, realistisch einzuschätzen, wie viele Pflichten Sie an einem bestimmten Tag erledigen können. Es kann sich herausstellen, dass die wichtigste Aufgabe Ihren gesamten Tag in Anspruch nehmen wird und kein Platz bleibt, um andere Aufgaben zu erledigen.

Die Pomodoro-Technik, eine Zeitmanagementmethode, die von Francesco Cirillo in den späten 1980er Jahren entwickelt wurde, kann hilfreich sein, um die Zeit zu schätzen und sich an einen Plan zu halten. Sie besteht darin, im 25:5-Modell zu arbeiten – 25 Minuten für Aufgaben, 5 Minuten für Pausen (wiederholt in aufeinanderfolgenden Zyklen) – und ermöglicht es Ihnen, die Kontrolle zu behalten, Pausen einzulegen und sich auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren.

Fortschritt verfolgen

Der vierte Schritt zu einer besseren Organisation Ihres Arbeitslebens besteht darin, das Tempo der Erledigung von Aufgaben zu kontrollieren und Punkte von Ihrer To-Do-Liste abzuhaken. Dies ist entscheidend, um erstens den nächsten Tag zu planen und zweitens zu überprüfen, wie viel Zeit für eine bestimmte Aufgabe aufgewendet wird und in Zukunft Anpassungen vorzunehmen. (z. B. untersuchen, warum wir so viel Zeit mit etwas verbracht haben, von dem wir dachten, es sei einfach). Dies wird Ihnen helfen, Ablenkungen zu minimieren und die Zeiten zu bestimmen, in denen Sie am besten arbeiten.

Zusammenfassung

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 20 % Ihrer Anstrengungen 80 % Ihrer Ergebnisse produzieren. Dies bezieht sich perfekt auf den Arbeitsplatz, aber nur, wenn Sie sicherstellen, dass Ihr Tag gut organisiert ist. Wenn Sie Ihre Produktivität steigern, Stressfaktoren minimieren und sich besser auf die bevorstehenden Aufgaben fühlen möchten, ignorieren Sie nicht die Bedeutung der Techniken, die wir erwähnt haben. Planen, Priorisieren, Schätzen und Verfolgen – diese Aktivitäten sind nicht schwer zu erledigen und können Ihnen eine Reihe positiver Ergebnisse in Bezug auf die Organisation Ihres Arbeitslebens bringen.

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