Vorteile der Verwendung eines Bewerbermanagementsystems (ATS)

Wie kann der Rekrutierungsprozess in Ihrem Unternehmen verbessert und beschleunigt werden? Welche Vorteile hat die Automatisierung des Talentfindungsprozesses für Recruiter und das Unternehmen als Ganzes? Neugierig, mehr zu erfahren? Lesen Sie unseren Artikel über ATS.

Vorteile der Nutzung eines ATS – Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist ATS
2. Vorteile von ATS für HR und das Unternehmen
3. Rekrutierungs-KPIs
4. Welche Funktionen sollte ein gutes ATS beinhalten?
5. FAQ

Was ist ATS

Der Rekrutierungsprozess – der aus der Vorbereitung und Veröffentlichung einer Stellenanzeige, dem Sammeln von Bewerbungen, dem Screening und der Befragung von Kandidaten sowie der Auswahl des idealen Kandidaten für die Position besteht – ist oft eine Herausforderung für Recruiter.

Belastet mit administrativen Aufgaben und unter Zeit- und Budgetdruck sind sie nicht in der Lage, Fachkräfte effektiv zu suchen und den richtigen Kandidaten zu finden. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich, den Rekrutierungsprozess mithilfe des ATS-Tools zu automatisieren.

Das Applicant Tracking System ist eine Rekrutierungs- und Kandidatenmanagement-Software, die HR bei routinemäßigen Einstellungsaktivitäten unterstützt.

Vorteile von ATS für HR und das Unternehmen

Die Nutzung von ATS unterstützt die Aktivitäten von Recruitern und bringt Vorteile für das gesamte Unternehmen. Es spart in erster Linie Zeit und entlastet HR von administrativen Arbeiten.

Recruiter können Stellenanzeigen-Vorlagen verwenden, Multiposting anstelle von manuellem Veröffentlichen von Anzeigen auf verschiedenen Portalen nutzen, ihre eigenen Nachrichtenvorlagen erstellen oder bereits vorbereitete verwenden und schnell mit Kandidaten kommunizieren.

ATS ermöglicht auch eine schnelle Vorauswahl von Kandidaten basierend auf individuell definierten Kriterien und den Vergleich der Bewerberdaten mit den Anforderungen einer bestimmten Position – dadurch verschwendet ein Recruiter keine Zeit mit dem Durchsehen aller eingegangenen Bewerbungen, sondern konzentriert sich nur auf die vom System ausgewählten, die zu den Profilanforderungen passen und die Anforderungen erfüllen.

Dank dieser Automatisierung ist die Rekrutierung viel schneller, und die Zeit vom Beginn der Suche bis zur Einstellung eines Mitarbeiters wird erheblich verkürzt.

Das ATS-System stellt auch eine zentrale Datenbank dar – es enthält gesammelte Bewerbungsunterlagen, Nachrichten, die mit Kandidaten ausgetauscht wurden, die Historie bereits durchgeführter Interviews sowie die Meinung des Recruiters. Diese Lösung ermöglicht autorisierten Personen den Zugriff auf alle notwendigen Informationen. In einer Situation, in der beispielsweise der für die jeweilige Einstellung zuständige Recruiter während des Prozesses wechselt, ist es nicht notwendig, eine zweite Person einzusetzen, da alle relevanten Informationen über den Stand der Rekrutierung und die Kandidaten in der Datenbank zu finden sind.

Rekrutierungs-KPIs

ATS ermöglicht auch die Überwachung und Berichterstattung aller wichtigen Rekrutierungsindikatoren (KPIs). Diese Indikatoren messen und überwachen die Qualität und Ergebnisse der Rekrutierungsaktivitäten, was eine effektive Analyse und Optimierung Ihrer Rekrutierungsprozesse ermöglicht. Detaillierte Berichte ermöglichen unter anderem die Identifizierung der effektivsten Quellen für den Eingang von Bewerbungen.

Ein weiterer Vorteil der Nutzung eines ATS ist die Kosteneinsparung – da die meisten administrativen Arbeiten automatisiert sind, müssen wir unser Rekrutierungsteam nicht vergrößern. Eine effiziente Nutzung des Rekrutierungsbudgets führt zu schnelleren und produktiveren Rekrutierungen.

Einfache Bewerbung, Transparenz während des gesamten Rekrutierungsprozesses, automatisch versendete Bestätigungen der eingereichten Bewerbung, Neuigkeiten und Informationen über den Rekrutierungsstand, schnelles Feedback und die Möglichkeit, den Status der Bewerbung online zu überprüfen sind alles Aspekte von ATS, die das Kandidatenerlebnis verbessern. Es ist das Erlebnis während des gesamten Rekrutierungsprozesses und das Feedback über das Unternehmen. Ein großer Vorteil des ATS ist, dass es unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Branche, in der es tätig ist, gut funktioniert.

Welche Funktionen sollte ein gutes ATS beinhalten?

Das ATS-System sollte die Aktionen des Recruiters unterstützen, ohne ihm etwas aufzuzwingen. Daher sollte es die Möglichkeit der Personalisierung bieten, die Lösungen an die eigenen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen, die Option zur Erstellung benutzerdefinierter Vorlagen oder die Definition von Karrierewegen je nach Position und Branche ist wichtig.

Damit sich das System in einer bestimmten Organisation bewährt, ist es ratsam, es vorher zu testen, um zu überprüfen, ob es klar, intuitiv, einfach und komfortabel zu bedienen ist.

Ob es in einer bestimmten Organisation nützlich sein wird und die Arbeit des Recruiters verbessert. Daher ist ein weiterer unverzichtbarer Aspekt die DEMO-Version, d.h. die Möglichkeit, das ATS kostenlos für einen bestimmten Zeitraum zu testen.

Schneller, kostenloser und kompetenter Kundendienst ist ein weiteres wichtiges Merkmal, auf das man achten sollte. Sie sollten in der Lage sein, das Support-Center über verschiedene Kanäle zu kontaktieren – wie z.B. über ein praktisches Kontaktformular, einen schnellen Chat oder telefonischen Kontakt.

Das ATS sollte aktuelle Informationen und Daten in der Cloud speichern, auf die jederzeit bequem online zugegriffen werden kann. Dadurch ist die IT-Abteilung des Unternehmens von der Last der Installation oder Wartung der Software befreit – dies wird zur Verantwortung des Dienstanbieters. Dies spart sowohl Kosten, Zeit als auch IT-Ressourcen.

Das Letzte, was man bei der Auswahl von ATS-Software beachten sollte, ist die Gesetzgebung. Die Rekrutierung umfasst sensible Kandidatendaten, daher sollte die Software beispielsweise mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) konform sein, wenn sie in den EU-Ländern und anderswo gemäß den lokalen Vorschriften durchgeführt wird. Sie sollte die Möglichkeit bieten, die automatische Löschung von Bewerbungen nach einer bestimmten Zeit zu programmieren, um die persönlichen Daten ehemaliger Kandidaten nicht unnötig zu speichern.

ATS hat Vorteile für Recruiter, Kandidaten und die Organisation als Ganzes. Es lohnt sich, die Implementierung in jeder Organisation, unabhängig von der Branche, in Betracht zu ziehen, um die Rekrutierungsprozesse zu beschleunigen und zu optimieren. Es spart Kosten, Zeit und personelle Ressourcen und macht die Rekrutierung effizienter.

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