Wie stellt man als Freiberufler eine Rechnung aus?

Immer mehr Menschen beginnen ihr Abenteuer mit dem Freelancing. Dieses Kooperationsmodell wird zunehmend beliebter. Allein in den Vereinigten Staaten arbeiten laut den Daten der Freelancer Union mehr als 56 Millionen Menschen auf diese Weise und leisten mehr als eine Milliarde Arbeitsstunden. Weltweit war dieser Markt im Jahr 2021 etwa 3,5 Billionen Dollar wert. Wenn Sie darüber nachdenken, zum Freelancing zu wechseln, müssen Sie die Antwort auf eine entscheidende Frage kennen – wie stellt man als Freelancer Rechnungen aus? In diesem Artikel werden wir versuchen, darauf zu antworten.

Freelancer und Rechnungsstellung – Inhaltsverzeichnis:

1. Warum ist eine Rechnung eine gute Lösung für einen Freelancer?
2. Wann sollten Sie Ihre erste Rechnung ausstellen?
3. Kann man eine Rechnung von Hand erstellen?
4. Warum sollten Sie eine Freelancer-Rechnungs-App haben?
5. Was sind die Vorteile einer elektronischen Rechnung?
6. Eine smarte Möglichkeit, Rechnungen auszustellen

Warum ist eine Rechnung eine gute Lösung für einen Freelancer?

Aus der Sicht des Kunden ist die Abrechnung auf Basis von Rechnungen die beste Form der Zusammenarbeit mit einem Freelancer. Wenn ein Unternehmer von Ihnen eine Rechnung für die erbrachten Dienstleistungen erhält, kann er diese problemlos in die Kosten für die Unternehmensführung einbeziehen.

Dies führt nicht zu zusätzlichen Steuer- oder Versicherungsverpflichtungen seinerseits. Er leitet eine solche Rechnung an die Buchhaltungsabteilung weiter, veranlasst die Zahlung der Vergütung, und das ist das Ende seiner Verpflichtungen Ihnen gegenüber.

Deshalb werden Freelancer, die Rechnungen ausstellen können, bei Vertragsabschlüssen besonders belohnt. Diese Art der Abrechnung mit dem Kunden erhöht erheblich die Chancen, einen interessanten und lukrativen Auftrag zu erhalten. Wie geht man also an die Rechnungsstellung heran?

Wann sollten Sie Ihre erste Rechnung ausstellen?

Zuerst müssen Sie sicherstellen, dass die von Ihnen gewählte Form der Unternehmensführung Sie berechtigt, Rechnungen auszustellen. Es ist ratsam, dies zu überprüfen, bevor Sie den ersten Auftrag annehmen. Das Fehlen rechtlicher Möglichkeiten zur Ausstellung einer Rechnung kann dazu führen, dass Sie für Ihre Arbeit nicht bezahlt werden. Warum?

Ein Unternehmer, der Ihnen einen Auftrag erteilt, muss ein Dokument haben, auf dessen Grundlage er Ihnen den vereinbarten Betrag zahlt. Unter anderem ist eine Rechnung ein solches Dokument. Wenn er diese nicht von Ihnen erhält, kann er kein Geld von seinem Geschäftskonto abheben.

Offensichtlich gibt es auch andere Möglichkeiten, mit dem Kunden abzurechnen, aber sie müssen im Voraus über die Abrechnungsform informiert werden, die Sie ihnen als Freelancer anbieten können. Daher ist die Selbstständigkeit das am häufigsten gewählte Geschäftsmodell von Freelancern. In diesem Fall haben Sie keine Einschränkungen, wenn es um die Rechnungsstellung geht.

Kann man eine Rechnung von Hand erstellen?

Sie können fertige Vorlagen verwenden, um Rechnungen auszustellen. Sie finden diese in Schreibwarengeschäften und Großhändlern, die Büromaterial anbieten. Solche Formulare sind selbstkopierend, sodass Sie gleichzeitig zwei identische Kopien der Rechnung ausstellen können, eine für jede der Parteien des Geschäfts.

Sie müssen jedoch zugeben, dass diese Form der Rechnungsstellung ziemlich lästig, unpraktisch und sogar archaisch ist. Wenn Sie im Bereich neuer Technologien arbeiten, was unter Freelancern recht häufig ist, könnte die manuelle Ausstellung von Rechnungen Ihr Image negativ beeinflussen. Außerdem müssten Sie eine solche Rechnung per traditioneller Post versenden. Daher wäre die Verwendung einer Freelancer-Rechnungs-App die beste Lösung.

Warum sollten Sie eine Freelancer-Rechnungs-App haben?

Rechnungsprogramme ermöglichen es Ihnen, Rechnungen problemlos zu drucken. Es stehen in der Regel verschiedene Vorlagen zur Verfügung, die Sie an die Art des Geschäfts, das Sie betreiben, anpassen können. Sie können auch Ihr Logo auf eine solche Rechnung setzen, wodurch Sie sich um die visuelle Identität Ihres Unternehmens kümmern. Ein weiterer Vorteil ist die automatische Zusammenfassung aller auf der Rechnung aufgeführten Positionen. Dadurch können Sie sicher sein, dass es keine Fehler in den Berechnungen gibt.

Wenn Sie Ihr Geschäft in einem Land führen, in dem Mehrwertsteuer (MwSt.) gilt, wird das Rechnungsprogramm vorschlagen, welche MwSt.-Sätze Sie auf Ihrer Rechnung verwenden können. Es berechnet auch automatisch die Nettobeträge, Bruttobeträge und den Gesamtbetrag der MwSt. Dies ist eine große Erleichterung für eine Person, die MwSt.-Rechnungen ausstellt.

Die Ausstellung einer Rechnung ist jedoch nur die halbe Miete. Um für die erbrachten Dienstleistungen bezahlt zu werden, müssen Sie sie noch an den Kunden übermitteln. Wie macht man das? Obwohl sie ausgedruckt und per Post versendet werden könnte, wäre es viel einfacher, die Möglichkeiten der elektronischen Rechnungsstellung zu nutzen.

Was sind die Vorteile einer elektronischen Rechnung?

Wenn Sie eine Rechnung elektronisch senden, liefern Sie sie in Echtzeit. Sie müssen nicht auf den Postboten warten. Ihr Kunde erhält sie sofort. Mit den entsprechenden E-Mail-Einstellungen können Sie um eine Empfangsbestätigung bitten, um sicherzustellen, dass die Rechnung die richtige Person erreicht hat.

Ein weiterer Vorteil elektronischer Rechnungen ist, dass sie unmöglich verloren gehen können. Wenn das von Ihnen gewählte Rechnungsprogramm im SaaS-Modell (Software as a Service) arbeitet, werden solche Dokumente in der Cloud gespeichert. Dank dieser Lösung wird selbst ein möglicher Schaden an der Hardware nicht zum Verlust Ihrer Rechnungen führen.

Darüber hinaus sparen Sie Papier, Toner und die Umwelt, da Sie nicht jede ausgestellte Rechnung drucken müssen. Solche umweltfreundlichen Aktivitäten können sich positiv auf Ihr Image auswirken. Da elektronische Rechnungen so viele Vorteile haben, wie wähle ich die richtige Rechnungs-App für mich aus?

Eine smarte Möglichkeit, Rechnungen auszustellen

Es gibt mehrere Rechnungsprogramme auf dem Markt. Einige sind teurer, andere günstiger. Je nach gewähltem Paket bieten sie auch unterschiedliche Möglichkeiten. Muss ein Rechnungsprogramm viel kosten? Nein, das muss es nicht. Sie können eine kostenlose Rechnungs-App verwenden.

Sie fragen sich sicherlich, ob eine kostenlose Anwendung eine gute Idee ist. Keine Sorge. Sie bietet alle notwendigen Funktionen, z.B. die Zahlungsüberwachung. Unabhängig von der verwendeten Hardware haben Sie immer Einblick in Ihre Finanzen. Die Möglichkeit, wiederkehrende Rechnungen auszustellen, wird sicherlich diejenigen ansprechen, die auf Basis eines Pauschalbetrags abrechnen.

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