Was sollte eine Rechnung enthalten? – 12 wesentliche Elemente

Jeder, der ein Unternehmen gründet, wird früher oder später Rechnungen für verkaufte Waren und Dienstleistungen ausstellen müssen. Was sollte eine Rechnung enthalten? Da es sich um ein offizielles Dokument handelt, ist der Inhalt gesetzlich streng geregelt. Mit den hier gegebenen Tipps werden Sie sicherlich in der Lage sein, Rechnungen korrekt auszustellen.

Was sollte eine Rechnung enthalten? – Inhaltsverzeichnis:

1. Das Wort RECHNUNG
2. Eindeutige Rechnungsnummer
3. Name und Adresse des Verkäufers
4. Name und Adresse des Käufers
5. Rechnungsdatum
6. Lieferdatum
7. Beschreibung der gelieferten Produkte und Dienstleistungen
8. Preis und Menge für jedes gelieferte Produkt oder jede Dienstleistung
9. Gesamtbetrag
10. Fälligkeitsdatum
11. Zahlungsmethoden
12. Anwendbare Steuern

Das Wort RECHNUNG

Was sollte eine Rechnung enthalten? Wenn Sie eine Rechnung ausstellen möchten, dann muss das Wort “Rechnung” darauf erscheinen. Dies zeigt Ihnen, dass es sich um ein offizielles Dokument handelt, das den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen bestätigt. Dieses Wort unterscheidet die Rechnung von anderen Dokumenten, die in Unternehmen verwendet werden, wie z.B. einem Lagerfreigabeformular oder einem Handelsangebot, die ebenfalls einige Elemente enthalten können, die für Rechnungen typisch sind.

Eindeutige Rechnungsnummer

Jede Rechnung sollte eine eigene eindeutige Nummer haben. Die Nummern sollten fortlaufend vergeben werden und es sollte keine Lücken in der Reihenfolge geben. Um es einfacher zu machen, können Sie verschiedene Serien von Rechnungsnummern verwenden. Dies ist besonders in großen Unternehmen nützlich. Jede Serie kann ihre eigene Nummerierung haben und für Verkäufe aus verschiedenen Lagern und Handelsplattformen gelten. Dank der Gruppierung Ihrer Rechnungen wird es Ihnen leichter fallen, die Einnahmequellen Ihres Unternehmens zu identifizieren.

Name und Adresse des Verkäufers

Auf der Rechnung müssen Sie Angaben machen, die Sie als Verkäufer identifizieren. Je nach Art des Unternehmens kann dies Ihr Name oder der vollständige Name Ihres Unternehmens sein. Hier geben Sie auch Ihre Geschäftsanschrift und Ihre Steueridentifikationsnummer an.

Name und Adresse des Käufers

Die Rechnung muss klar angeben, an wen Sie Ihre Waren oder Dienstleistungen verkauft haben. An dieser Stelle geben Sie einen ähnlichen Datensatz an wie im Fall Ihres Unternehmens. Wenn der Käufer eine Privatperson ist, müssen Sie in der Regel keine Rechnung ausstellen. Sie könnten jedoch auf Wunsch des Käufers ein solches Dokument erstellen müssen. In einem solchen Fall reicht es aus, den Namen und Nachnamen des Käufers im dafür vorgesehenen Feld für die Käuferdaten einzutragen.

Rechnungsdatum

Sie haben eine bestimmte Frist, um die Rechnung auszustellen. Wie wissen Sie, wann Sie sie ausstellen sollen? Dies wird durch die Steuervorschriften bestimmt. Da Rechnungen unter anderem zur Berechnung der fälligen Steuern verwendet werden, dürfen Sie nicht zu lange warten, um sie auszustellen. Warum? Rechnungen, die nach der Frist ausgestellt werden, können als absichtliche Steuervermeidung angesehen werden. Wenn Sie nicht riskieren möchten, dies zu verpassen, fragen Sie Ihren Buchhalter oder verwenden Sie ein Tool, das Ihnen mitteilt, wie viel Zeit Sie haben, um Ihre Rechnung auszustellen.

Lieferdatum

Was sollte eine Rechnung enthalten? Sie müssen auch das Lieferdatum der Waren oder Dienstleistungen auf Ihrer Rechnung angeben. Dies ist oft ein bestimmtes Datum, kann aber für einige Dienstleistungen auch der Monat sein, in dem die Dienstleistung erbracht wurde. Wenn Sie Ihre Kunden im Voraus abrechnen, kann sich das Lieferdatum auf das geplante Lieferdatum der Waren oder Dienstleistungen beziehen und in der Zukunft liegen.

Beschreibung der gelieferten Produkte und Dienstleistungen

Rechnungen müssen genau beschreiben, was Sie verkauft haben. Dies gilt sowohl für Waren als auch für Dienstleistungen. Im Falle von Waren ist es etwas einfacher, da Sie beispielsweise die EAN (Europäische Artikelnummer) oder die GTIN (Globale Handelsartikelnummer) angeben können. Beim Verkauf von Dienstleistungen sollten Sie auch angeben, worum es bei der Dienstleistung geht, damit es keinen Zweifel daran gibt, dass Sie sie erbracht haben.

Preis und Menge für jedes gelieferte Produkt oder jede Dienstleistung

Ihre Rechnung muss den Preis und die Menge für jedes gelieferte Produkt oder jede Dienstleistung enthalten. Wenn der Kunde mehr als einen Artikel von Waren oder Dienstleistungen gekauft hat, sollten Sie ihren Wert angeben. Wie macht man das? Multiplizieren Sie einfach die Anzahl der gekauften Stücke mit ihrem Preis.

Gesamtbetrag

Dies ist zweifellos eines Ihrer Lieblingselemente auf der Rechnung. Es bestimmt, wie viel Geld Sie für verkaufte Waren und Dienstleistungen erhalten werden. Denken Sie daran, dass dies eine genaue Zusammenfassung der Preise für jeden Artikel sein muss. Hier gibt es keinen Raum für Fehler. Ein falsch eingegebener Gesamtbetrag erfordert eine Korrektur, die wahrscheinlich die Zahlung des Käufers verzögern wird.

Fälligkeitsdatum

Hier legen Sie das Datum fest, bis zu dem Ihr Kunde für die gekauften Waren und Dienstleistungen bezahlen muss. Dank dessen wissen Sie, wann Sie mit der Zahlung rechnen können. Offensichtlich kann es vorkommen, dass Ihr Auftragnehmer viel früher bezahlt. Allerdings halten Kunden manchmal die vereinbarten Zahlungsfristen nicht ein. Da die Rechnung ein rechtliches Dokument ist, können Sie durch Festlegung des Fälligkeitsdatums rechtliche Schritte einleiten, die es Ihnen ermöglichen, die fällige Zahlung zu erhalten.

Zahlungsmethoden

Was sollte eine Rechnung enthalten? Bei der Ausstellung von Rechnungen müssen Sie auch angeben, welche Zahlungsmethoden Sie akzeptieren. Es gibt eine Vielzahl von beliebten Zahlungsmethoden, die Geschäftsinhabern zur Verfügung stehen: Bargeld, Nachnahme, Banküberweisungen, PayPal usw.

Anwendbare Steuern

Wenn in dem Land, in dem Sie Ihr Unternehmen führen, Mehrwertsteuer (MwSt.) anfällt, dann müssen die MwSt.-Sätze und -Beträge auf der Rechnung angegeben werden. Es gibt jedoch einige Ausnahmen, da einige Unternehmen von der Zahlung der MwSt. befreit sind. In einem solchen Fall müssen Sie sich keine Sorgen um die Steuersätze machen. Die Situation kann anders aussehen, wenn Sie Waren und Dienstleistungen ins Ausland verkaufen. Dann, selbst wenn Ihr Unternehmen in einem Land registriert ist, in dem keine MwSt. anfällt oder Sie von der MwSt. befreit sind, müssen Sie möglicherweise dennoch MwSt. auf ausländische Transaktionen erheben.

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