Was ist HRIS? Wichtige Informationen

Was ist HRIS? Neue Technologien werden zunehmend auf allen organisatorischen Ebenen eines Unternehmens eingesetzt. Sie unterstützen die Implementierung und das ordnungsgemäße Funktionieren von Prozessen und verbessern damit die Effizienz des Unternehmens. Etablierte Standards entwickeln sich mit der sich verändernden Umgebung und den Bedingungen weiter, um ein hohes Maß an Wettbewerbsfähigkeit in einem dynamischen Markt aufrechtzuerhalten. Dies bezieht sich auch auf das Personalmanagement und HR-Systeme, die die Personalpolitik unterstützen. Eines dieser Systeme ist HRIS, das zur Kontrolle der Umsetzung von HR-Plänen und -Zielen sowie zur Unterstützung der Arbeit der Personalabteilung verwendet wird. Lesen Sie weiter.

Was ist HRIS? – Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist HRIS?
2. Zwei Säulen von HRIS
3. Funktionen von HRIS
4. Zusammenfassung

Was ist HRIS

HRIS (Human Resources Information System) ist ein Werkzeug, das Mitarbeiterinformationen und Personalverfahren sammelt und verarbeitet. Es ist ein Werkzeug, das Management, Kontrolle und Analyse ermöglicht. Das System organisiert Personalaufgaben und -prozesse und führt Aufzeichnungen und Dateien, die die Erstellung verschiedener Arten von Berichten ermöglichen.

Informationen werden auf zwei Arten übertragen, von der Organisation zu den Mitarbeitern und zurück. Das System reduziert die Bürokratie erheblich, indem es manuelle und papierbasierte HR-Prozesse eliminiert. HRIS hat Funktionen zur Unterstützung der Rekrutierung und Akquisition wertvoller Mitarbeiter, Gehaltsmanagement und Zeiterfassung (kurze Abwesenheiten, Urlaube, Geschäftsreisen).

Zwei Säulen von HRIS

HRIS basiert auf zwei wesentlichen Elementen, die die Säule und Grundlage des Personalmanagements einer Organisation bilden und somit die Gesamt-effizienz verbessern. Diese sind: die organisatorische Struktur und das Management von Mitarbeiterdaten.

In Bezug auf die organisatorische Struktur umfasst das HRIS Rollen, Funktionen und Berichtshierarchien. Das System bestimmt Verantwortlichkeiten und gewährleistet Funktionalität und betriebliche Konsistenz. Die wertvollste Ressource jeder Organisation ist das Humankapital.

Mit automatisierten Prozessen, die eine effiziente Rekrutierung, Auswahl und Anpassung unterstützen, ist es möglich, professionelle und qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen. Die Besetzung von Mitarbeitern in den richtigen Positionen und in der richtigen Struktur ermöglicht es, die geplanten strategischen Ziele zu erreichen.

Das zweite Element des HRIS-Systems ist das Management von Mitarbeiterdaten. Auf dieser Ebene ähnelt HRIS einem CRM-System, das sich mit dem Management von Kundenbeziehungen befasst. In diesem Fall bezieht es sich jedoch auf das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

HRIS ist eine Art Wissensdatenbank über Mitarbeiter, die alle notwendigen Informationen in Bezug auf sensible Daten wie persönliche Daten, Wohnadresse, Einstellungsdatum, Beschäftigungshistorie, Gehalt, erhaltene Belohnungen und Strafen sammelt. Die gesammelten Informationen sind der Ausgangspunkt für die berufliche Entwicklung und die Karriereplanung einzelner Mitarbeiter.

Es hilft, Schulungen an den tatsächlichen Bedarf anzupassen und damit die Leistung zu verbessern. Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung von Prozessen die Standardisierung von Dokumentation, Berichterstattung und die Nutzung von Self-Service-Funktionen durch die Mitarbeiter.

Funktionen von HRIS

HRIS besteht aus den zuvor genannten zwei Säulen. Innerhalb jeder dieser Säulen können jedoch verschiedene Funktionen und Werkzeuge genutzt werden. Die optimale Auswahl der Funktionen hängt von der Größe der Organisation und ihren HR-Bedürfnissen ab. Bei der Auswahl eines Systems sind zwei Schlüsselfaktoren zu berücksichtigen:

• Alle Aspekte des Personalmanagements sollten im gewählten System abgebildet sein. Es muss eine vollständige und ergänzende Lösung für Rekrutierung, Einarbeitung von Mitarbeitern, Schulung, Entwicklung und Zugang zu HR-Informationen geben.
• Das System sollte Konsistenz zwischen den HR- und Finanzabteilungen gewährleisten. Die Kombination der HR- und Finanzmodule reduziert die Arbeitskosten erheblich. Es bietet ein klares Bild der erreichten Leistung im Verhältnis zum Gehalt. Die Funktionsweise und Nutzung des Systems wird einfacher, wenn die genannten Module auf einer Plattform und auf einer Technologie basieren.

Zusammenfassung

Der technologische Fortschritt und die Entwicklung der Digitalisierung haben einen enormen Einfluss auf moderne Organisationen. Neue IT-Lösungen zielen darauf ab, Geschäftsabläufe zu optimieren und strategische Ziele zu erreichen. Die Automatisierung von HR-Managementprozessen verändert die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, senkt die Kosten und erleichtert die Kontrolle.

Dies hat viele Vorteile, bringt jedoch auch Risiken in Bezug auf zwischenmenschliche Beziehungen mit sich, insbesondere die Dehumanisierung am Arbeitsplatz. Nur auf der Grundlage eines computerisierten Systems zu arbeiten, kann zu einer subjektiven Behandlung der Mitarbeiter führen, ohne ihnen die Möglichkeit zu geben, ihre Gefühle auszudrücken, was wiederum stressige Situationen verursachen kann. Deshalb ist es so wichtig, das HRIS-System richtig zu implementieren, wobei die Anpassungsphase und die Überzeugung der Mitarbeiter von den Vorteilen der Automatisierung der Arbeit zu berücksichtigen sind.

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