Warum ist die Erstellung von Workflows wichtig?

Jede Organisation – sei es ein kleines Unternehmen, ein mittelständisches Unternehmen oder ein multinationaler Konzern – strebt ständig danach, die größtmögliche Effizienz zu erreichen. Dies wird besonders wichtig im aktuellen digitalen Zeitalter, in dem der Wettbewerb hart ist. Aus diesem Grund suchen Unternehmer nach Möglichkeiten, die täglichen Abläufe des Unternehmens zu optimieren – eine davon ist die Erstellung von Workflows. Warum ist es so wichtig für Organisationen, den Weg, wie die Arbeit von einer Person zur anderen fließt, umfassend zu gestalten?

Workflow – Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist ein Workflow?
2. Warum lohnt es sich, Workflows einzuführen?
3. Wie implementiert man einen Workflow?
4. Zusammenfassung

Was ist ein Workflow?

In den letzten Jahren ist ein Workflow zu einem Schlagwort in der Geschäftswelt geworden, von dem man oft hört (z.B. in Vorstellungsgesprächen), das aber nicht unbedingt in der Praxis umgesetzt wird. Geschäfts-Workflows sind sich wiederholende Verfahren, die aus einer Reihe von Aufgaben bestehen, die routinemäßig in einer bestimmten und konsistenten Reihenfolge ausgeführt werden müssen. Sie können so gestaltet werden, dass sie sowohl für eine einzelne Person als auch für eine Gruppe von abhängigen Personen funktionieren.

Richtig gestaltet ermöglichen sie die Ausführung zyklischer und repetitiver Aufgaben. Ein solches Verfahren führt zu einer effizienteren Arbeit des gesamten Teams und folglich zu einer besseren Produktivität und Effizienz des gesamten Unternehmens sowie zu einem geringeren Risiko von Fehlern. Workflows unterstützen auch die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und beschleunigen den Prozess der Erledigung einzelner Aktivitäten. Wichtig ist, dass der Einsatz automatisierter Lösungen eine größere Kontrolle über den aktuellen Status der Aufgaben bietet.

Warum lohnt es sich, Workflows einzuführen?

Richtig strukturierte Workflows stellen sicher, dass wichtige Prozesse jedes Mal auf die richtige Weise durchgeführt werden. Sie ermöglichen es, eine Reihe von Vorteilen zu erzielen, die aus geschäftlicher Sicht wichtig sind, wie:

• Beschleunigung der Aufgabenerledigung durch Festlegung von Standards, die während der Arbeit eingehalten werden müssen,
• effizientere Erreichung der gesetzten Ziele durch die Implementierung des Management-by-Objectives-Ansatzes und effektivere Ausführung der Aufgaben,
• bessere Kommunikation im Team durch Zuweisung spezifischer Rollen an jede Person (besseres Verständnis der Rolle im Team),
• ständiger Austausch von Wissen und Informationen zwischen einzelnen Mitarbeitern
• größeres Engagement bei der Arbeit durch erhöhte Verantwortung,
• bessere Aufgabenerledigung durch Auswahl der besten Personen für spezifische Aktivitäten, was folglich eine höhere Zufriedenheit des Endkunden garantiert,
• geringeres Risiko von Fehlern durch den Einsatz von Aufgabenautomatisierung,
• Optimierung laufender Prozesse und Konzentration auf wichtige Aktivitäten durch Erkennung und Beseitigung von Redundanzen (unnötige Aktivitäten),
• kontinuierliche Arbeit zur Verbesserung des Produkts, indem sichergestellt wird, dass jeder nachfolgende Workflow besser ausgeführt wird.

Darüber hinaus bietet die Implementierung eines Workflows den Mitarbeitern einen besseren Einblick in die einzelnen Geschäftsprozesse, sodass sie das Gesamtbild sehen und sicherstellen können, dass die durchgeführten Aufgaben ihnen helfen, die erwarteten Ziele zu erreichen. Es beseitigt auch das Problem der Transparenz in Bezug auf die von einzelnen Abteilungen durchgeführten Aktivitäten. Eine sorgfältige Dokumentation und das Teilen aller notwendigen Informationen auf einer gemeinsamen Plattform ist der einfachste Weg, um die Arbeit effizienter zu gestalten und das Risiko von Fehlern zu minimieren.

Wie implementiert man einen Workflow?

Um einen Workflow in Ihrer Organisation zu implementieren, können Sie Lösungen wie Firmbee nutzen, um Ihre Projekte besser zu verwalten.

Ein gut geplanter Workflow kann die Form eines Kanban mit sorgfältig ausgewählten Projektabschnitten, Aufgaben und Aufgabenstatus annehmen.

Quelle: Kanban-Board aus einem kostenlosen Projektmanagement-Tool: www.firmbee.com

Stellen Sie jedoch sicher, dass die von Ihnen gewählte Option auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter zugeschnitten ist. Die Auswahl des richtigen Tools zur Automatisierung von Workflows kann anfangs herausfordernd sein, aber eine gute Wahl wird Ihnen langfristig eine Reihe von Vorteilen bieten.

Zusammenfassung

Die Automatisierung des Prozesses zur Durchführung bestimmter Aufgaben wird Ihnen signifikante Veränderungen in der Arbeit der Mitarbeiter und ganzer Abteilungen zeigen. Langfristig wird dies zu einer höheren Effizienz führen, was folglich zu erhöhten Möglichkeiten für das Unternehmen führen wird, zu wachsen, neue Lösungen zu implementieren und seine Innovationen auszubauen. Wenn Sie also erhebliche Veränderungen in den wichtigsten Geschäftsprozessen Ihres Unternehmens sehen möchten, ziehen Sie in Betracht, Workflows für Ihre Mitarbeiter zu erstellen.

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