Wann sollten Sie eine Rechnung ausstellen?

Rechnungen auszustellen gehört zu den angenehmeren Aufgaben eines Unternehmers. Warum? Weil es der letzte Schritt ist, um bezahlt zu werden. Aber die Frage stellt sich – wann sollte man eine Rechnung ausstellen, damit sie rechtlich gültig ist? Es stellt sich heraus, dass es keine eindeutige Antwort auf diese Frage gibt. Es hängt alles von den Umständen ab. Am häufigsten wird eine Rechnung nach der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen ausgestellt. Es gibt jedoch einige Ausnahmen. Dieser Artikel erklärt, wann Sie Rechnungen ausstellen sollten. Es hängt hauptsächlich von der Art der Rechnung ab, daher werden wir hier die am häufigsten vorkommenden besprechen.

Wann sollten Sie eine Rechnung ausstellen? – Inhaltsverzeichnis:

1. Verkaufsrechnung
2. Endrechnung
3. Teilrechnung
4. Vorausrechnung
5. Proforma-Rechnung
6. Wiederkehrende Rechnung
7. Erfahren Sie, wie Sie Rechnungen mit Firmbee ausstellen

Verkaufsrechnung

Dies ist eine recht gängige Art, Rechnungen auszustellen. Sie wird besonders häufig in Geschäften angetroffen. Wenn Sie als Verkäufer die gekauften Artikel persönlich an den Kunden übergeben, können Sie auch sofort eine Rechnung ausstellen. In diesem Fall ist dies normalerweise mit der Annahme der Zahlung verbunden, entweder in bar oder per Kreditkarte. Es kann jedoch auch außerhalb Ihres Unternehmens vorkommen, dass Sie Waren direkt an den Kunden liefern.

Es würde scheinen, dass Sie, wenn Sie nicht im Büro sind, Ihren Kunden nicht sofort eine Rechnung ausstellen können. Glücklicherweise können Sie eine mobile Rechnungs-App nutzen. Damit können Sie mit Ihrem Smartphone Rechnungen ausstellen. Und was ist mit dem Drucken? Das müssen Sie nicht, denn Sie können die Rechnung per E-Mail senden. Eine elektronische Rechnung hat den gleichen rechtlichen Wert wie eine Papierrechnung.

Endrechnung

Bei Dienstleistungen ist es üblich, Rechnungen nach Abschluss der Arbeit auszustellen. Wie unterscheiden sie sich von Rechnungen, die am Tag des Verkaufs ausgestellt werden? Theoretisch können Sie die Rechnung ausstellen, sobald Sie Ihre Dienstleistung abgeschlossen haben. Dies ist eine gute Möglichkeit, wenn Sie persönlichen Kontakt mit dem Kunden haben. In diesem Fall sieht der Kunde sofort die Ergebnisse Ihrer Arbeit und kann die Rechnung akzeptieren und genehmigen.

Wenn der Kunde jedoch die Arbeit, die Sie für ihn geleistet haben, noch nicht gesehen hat, ist es besser zu überprüfen, ob er mit dem Endergebnis zufrieden ist. Wenn er Anmerkungen hat, können Sie Korrekturen vornehmen, bevor Sie eine Rechnung ausstellen. Andernfalls könnte es passieren, dass der Kunde die Rechnung nicht akzeptiert, weil er Anmerkungen zum Projekt hat. Dies würde den Zahlungsprozess verlängern. Sie können dies vermeiden, indem Sie dem Kunden eine Nachricht senden, in der Sie fragen, ob er die geleistete Arbeit akzeptiert, und wenn nicht, welche Korrekturen noch erforderlich sind.

Teilrechnung

Teilrechnungen können insbesondere bei größeren Projekten vorkommen. In diesem Fall kann die Arbeit in Phasen unterteilt werden. Nach deren Abschluss wird eine Rechnung ausgestellt, die die abgeschlossene Arbeit abdeckt. Wo können Sie diese Art der Rechnungsstellung antreffen? Jedes Mal, wenn die gesamte Arbeit über einen längeren Zeitraum gestreckt ist.

Dies geschieht beispielsweise beim Bau eines Hauses. Das Unternehmen, das die Arbeiten ausführt, kann Rechnungen nach Abschluss der einzelnen Phasen ausstellen. Diese Art der Rechnungsstellung sichert den Cashflow und vermeidet Zahlungsspitzen sowie eine hohe Rechnung, nachdem alles abgeschlossen ist. Bei langfristigen Projekten ist es eine gute Idee, zu Beginn einen Zahlungsplan festzulegen. Dieser kann bestimmte Meilensteine angeben, nach denen Teilrechnungen ausgestellt werden.

Vorausrechnung

Wenn die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen erfordern, dass Sie erhebliche Mittel für den Kauf von Komponenten aufwenden, die zur Durchführung der vertraglich vereinbarten Arbeiten erforderlich sind, können Sie anbieten, im Voraus zu zahlen. In diesem Fall stellen Sie eine Rechnung aus, bevor die Arbeit erledigt ist.

Diese Lösung erweist sich als nützlich, wenn Ihre Dienstleistungen recht teuer sind und die unerwartete Stornierung Ihrer Dienstleistungen durch den Kunden negative finanzielle Auswirkungen auf Sie hätte. Wann kann eine solche Situation auftreten? Zum Beispiel, wenn Sie Hochzeitsfotograf sind und der Auftrag darin besteht, eine Hochzeitszeremonie an einem vom Kunden angegebenen Ort festzuhalten. Wenn ein Kunde den Service einen Tag vor der Veranstaltung storniert, werden Sie höchstwahrscheinlich keine andere Person finden, die an diesem Tag dort fotografieren möchte. Eine Vorauszahlung sichert Ihre Interessen, sodass Sie in einem solchen Fall nicht auf der Strecke bleiben.

Proforma-Rechnung

Eine vorläufige Rechnung ist auch als Proforma-Rechnung bekannt. Auf den ersten Blick können eine Proforma-Rechnung und eine Vorausrechnung ähnlich erscheinen. Sie sind jedoch nicht dasselbe. Eine Vorausrechnung verpflichtet Sie zur Zahlung, während eine Proforma-Rechnung keine solche Verpflichtung schafft. Sie ist eher eine Einladung zur Vertragsunterzeichnung.

Sie stellen eine solche Rechnung als Preisvorschlag für den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen aus, noch bevor der Kunde der Lieferung zustimmt. Kunden fragen nach solchen Rechnungen, um beispielsweise Angebote von mehreren Unternehmen zu vergleichen oder zu überprüfen, ob eine bestimmte Ausgabe in ihr Budget passt. Wenn der Kunde Ihren Bedingungen zustimmt, können Sie die Bestellung bearbeiten und dann eine reguläre Rechnung ausstellen, die im Gegensatz zu einer vorläufigen Rechnung eine Zahlungspflicht für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen nach sich zieht.

Wiederkehrende Rechnung

In einigen Geschäftsarten sind wiederkehrende Rechnungen üblich. Es ist beliebt, dass sie in Form einer Pauschalrechnung erfolgen, das heißt, einer Rechnung, die im Voraus einen festen Satz hat, unabhängig von der geleisteten Arbeit. Wo finden Sie solche Rechnungen? Zum Beispiel, wenn Sie ein Reinigungsunternehmen betreiben und Sie sich mit Ihrem Kunden auf einen festen Satz für die wöchentliche Büroreinigung geeinigt haben, berechnen Sie Ihrem Kunden jede Woche den gleichen Betrag, egal wie lange es dauert.

In einem solchen Fall kann ein Rechnungsprogramm eine große Hilfe bei der Ausstellung wiederkehrender Rechnungen sein. Sie müssen nur die Daten Ihrer Kunden eingeben, den Tag angeben, an dem die Rechnung ausgestellt werden soll, und den Betrag eingeben, und das Programm wird zyklische Rechnungen ausstellen und an Ihre Kunden senden.

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Erfahren Sie, wie Sie Rechnungen mit Firmbee ausstellen:

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