Unternehmensveranstaltungsplanung in 6 Schritten

Eine der beliebtesten und dynamischsten Marketingdisziplinen ist das Eventmarketing. Es befasst sich mit der Organisation verschiedener Veranstaltungen, deren Ziel es ist, die Unternehmensziele zu erreichen. Es gibt mehrere Arten von Veranstaltungen, und eine davon ist eine Firmenveranstaltung. Was ist das? Wie organisiert man sie gut? Lesen Sie den Artikel, um mehr über die Planung von Firmenveranstaltungen zu erfahren.

Planung von Firmenveranstaltungen – Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist eine Firmenveranstaltung?
2. Ziele definieren
3. Über die Zielgruppe nachdenken
4. Zeit und Ort wählen
5. Ein Budget festlegen
6. Einen Zeitplan erstellen
7. Veranstaltung bewerben

Was ist eine Firmenveranstaltung?

Eine Firmenveranstaltung ist eine Veranstaltung, die von einem Unternehmen für seine Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner organisiert wird. Je nachdem, an wen sich die Veranstaltung richtet, kann sie verschiedene Ziele haben. Zum Beispiel kann das Ziel einer Büroparty darin bestehen, arbeitsbedingten Stress abzubauen, die Zusammenarbeit zu stärken, die Beziehungen der Mitarbeiter zu verbessern und ein gutes Team zu bilden. Andererseits ist das Hauptziel von Veranstaltungen, die für Geschäftspartner organisiert werden, häufig die Präsentation eines neuen Produkts. Die Organisation einer Firmenveranstaltung ist ein komplexes Projekt. Um sie gut zu planen, müssen Sie an einige Dinge denken.

Ziele definieren

Der gesamte Verlauf der Veranstaltung hängt von ihren Zielen ab. Das erste, woran man bei der Organisation denken sollte, ist, zu definieren, für wen sie gedacht ist und was ihr Ziel ist. Dies könnte eine Markenpromotion, das Knüpfen neuer Geschäftskontakte, die Verbesserung der Kommunikation und die Steigerung der Mitarbeitermotivation sein. Bei der Definition Ihrer Ziele ist es hilfreich, sich folgende Fragen zu stellen: Warum organisiere ich eine Veranstaltung? Was sollten die Teilnehmer daraus mitnehmen und was sollten sie sich merken? Wie genau werde ich ihren Erfolg messen?

Über die Zielgruppe nachdenken

Bei der Organisation einer Firmenveranstaltung sollten wir immer im Hinterkopf behalten, für wen wir sie planen. Die Zufriedenheit der Teilnehmer ist der Schlüssel zu Ihrem Erfolg. Denken Sie an ihre Bedürfnisse und Erwartungen. Berücksichtigen Sie diese bei der Wahl des richtigen Datums, des Veranstaltungsorts und der Attraktionen.

Zeit und Ort wählen

Die Wahl der richtigen Zeit und des richtigen Ortes ist ebenfalls wichtig, wenn es um die Planung von Firmenveranstaltungen geht. Es ist ratsam, solche Elemente wie den einfachen Zugang zum Veranstaltungsort und ausreichend großen Platz für die Anzahl Ihrer Gäste zu berücksichtigen. Wenn die Veranstaltung im Freien organisiert wird, denken Sie an das Wetter und planen Sie, was zu tun ist, wenn es sich plötzlich ändert. Das Datum Ihrer Veranstaltung sollte an die eingeladenen Personen angepasst werden. Überprüfen Sie, ob es nicht mit anderen Feierlichkeiten kollidiert, die eine Ablenkung für Ihre Gäste darstellen könnten.

Ein Budget festlegen

Der nächste Schritt besteht darin, zu überprüfen, welches Budget Sie haben. Planen Sie Ihre Ausgaben sorgfältig und erstellen Sie eine Kostenaufstellung. Überlegen Sie, ob es sich lohnt, mit Sponsoren zusammenzuarbeiten. Eine solche Lösung wird Ihre Kosten senken, einen erheblichen Mehrwert für Ihre Veranstaltung bringen und sie noch attraktiver machen.

Einen Zeitplan erstellen

Eine präzise Planung von Firmenveranstaltungen ist der Schlüssel zu ihrem Erfolg. Bereiten Sie eine detaillierte Checkliste vor, die es Ihnen ermöglicht, alles im Griff zu behalten. Denken Sie sowohl an den Zeitplan der Veranstaltung als auch an Dinge, die im Voraus organisiert werden sollten, z. B. Besuche des Veranstaltungsorts, Rechnungszahlungen und das Versenden von Einladungen. Eine gute Idee ist es, einen Zeitplaner zu verwenden, um organisiert zu bleiben.

Veranstaltung bewerben

Die Teilnehmer sind das wichtigste Element Ihrer Veranstaltung. Schließlich organisieren Sie sie für sie. Deshalb sollten Sie etwas Zeit für die Werbung aufwenden. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Gäste darüber zu informieren. Sie können Einladungen entweder per traditioneller Post oder per E-Mail versenden. Um die Mitarbeiter zur Teilnahme an der Veranstaltung zu ermutigen, gehen Sie kreativer vor. Eine gängige Praxis ist es, kleine Geschenke, d. h. Geschenkboxen, zusammen mit der Einladung zu versenden. Wenn Ihr Projekt eine offene Formel hat, erstellen Sie die Veranstaltung auf Facebook. Dadurch wird die Nachricht eine große Gruppe von Empfängern erreichen. Sie sollten auch daran denken, Informationen über die Veranstaltung auf anderen sozialen Netzwerken zu teilen.

Planung von Firmenveranstaltungen – Zusammenfassung

Die Planung von Firmenveranstaltungen kann komplex werden. Es ist eine herausfordernde Aufgabe, die viel Arbeit und Engagement erfordert. Es gibt jedoch Software-Tools, die diesen Prozess vereinfachen können. Eines davon ist Firmbee.

Mit Firmbee können Sie jedes Detail Ihrer Veranstaltung einfach planen. Ein Kanban-Board hilft Ihnen, Aufgaben zu planen und sie unter Ihren Kollegen zu verteilen. Durch das Festlegen von Aufgabenstatus und den Austausch von Kommentaren können Sie auf dem Laufenden bleiben und überprüfen, ob die Arbeiten an der Veranstaltung vorankommen.

Eine weitere nützliche Funktion, die Sie in Firmbee finden, ist eine Kontaktdatenbank. Damit haben Sie Zugriff auf alle relevanten Daten zu den Veranstaltungsteilnehmern. Sie können sie an einem Ort speichern, sodass Ihnen nichts Wichtiges entgeht.

Wenn Ihnen unsere Inhalte gefallen, treten Sie unserer aktiven Community auf Facebook, Linkedin und Twitter bei.