Unbezahlte Rechnungen in 5 einfachen Schritten eintreiben

Wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen führen, werden Sie früher oder später auf eine Situation stoßen, in der Ihr Kunde Sie nicht rechtzeitig bezahlt. Dann könnten viele Fragen in Ihrem Kopf herumschwirren. Welche Schritte sollten Sie unternehmen, um bezahlt zu werden? Wird die Hilfe eines Anwalts notwendig sein? Oder gibt es etwas, das Sie selbst tun können? Keine Sorge. Im folgenden Artikel beantworten wir diese Fragen. Lesen Sie, wie Sie unbezahlte Rechnungen in 5 einfachen Schritten eintreiben können.

Unbezahlte Rechnungen eintreiben – Inhaltsverzeichnis:

1. Überprüfen Sie die Einzelheiten auf Ihrer Rechnung
2. Senden Sie eine freundliche Erinnerung
3. Senden Sie eine Zahlungsaufforderung
4. Senden Sie eine letzte Zahlungsaufforderung
5. Rechtliche Schritte einleiten

Überprüfen Sie die Einzelheiten auf Ihrer Rechnung

Bevor Sie Schritte unternehmen, um unbezahlte Rechnungen einzutreiben, stellen Sie sicher, dass Sie keine Fehler gemacht haben. Wir sind nur Menschen und jeder macht Fehler. Überprüfen Sie daher, ob Sie eine Rechnung korrekt ausgestellt haben. Ein Tippfehler in der Kontonummer könnte Ihren Kunden trotz seiner aufrichtigen Absichten davon abhalten, eine Rechnung zu bezahlen.

Das ist nicht das einzige, was Sie überprüfen müssen. Es ist wichtig zu prüfen, ob eine Rechnung gemäß der Bestellung ausgestellt wurde. Wenn der Betrag auf der Rechnung höher ist als im Vertrag, ist es kein Wunder, dass Ihr Kunde nicht bereit ist, dafür zu bezahlen. In einem solchen Fall müssen Sie eine Gutschrift ausstellen.

Eine ähnliche Situation tritt auf, wenn Ihr Kunde die geleistete Arbeit nicht akzeptiert. In diesem Fall müssen Sie Korrekturen vornehmen. Überprüfen Sie auch, ob Sie die richtigen Kundendaten auf der Rechnung angegeben haben und ob sie an die entsprechende Adresse gesendet wurde. Achten Sie auf das Rechnungsdatum und die Zahlungsmethode. Wenn Sie sicher sind, dass die in dieser Rechnung angegebenen Informationen vollständig und korrekt sind, können Sie zum nächsten Schritt übergehen.

Senden Sie eine freundliche Erinnerung

Ein Mangel an Zahlung könnte nur ein unglückliches Versehen und ein einfaches Missverständnis sein. Das kann jedem passieren. Daher sollte die erste Zahlungsaufforderung freundlich sein. Sie sollten nicht sofort die großen Geschütze auffahren. Kümmern Sie sich um gute Beziehungen zu Ihrem Auftragnehmer.

Was sollten Sie in eine solche Erinnerung aufnehmen? Geben Sie klare und sachliche Informationen an. Präsentieren Sie die Fakten höflich, aber bestimmt. Schreiben Sie, welche Arbeiten erledigt wurden oder welche Waren Sie an Ihren Kunden verkauft haben. Sie können auch eine Kopie der Rechnung an Ihre Erinnerung anhängen, da Ihr Kunde sie möglicherweise verloren hat. Geben Sie an, wann die Zahlungsfrist abgelaufen ist, aber setzen Sie noch keinen neuen Termin. Zusätzlich könnten Sie den Gesamtbetrag angeben, der zu zahlen ist. Warten Sie ein paar Tage auf die Reaktion Ihres Kunden und senden Sie dann die nächste Erinnerung.

Wie senden Sie solche Informationen? Es ist am besten, sie per E-Mail zu senden, da dies der schnellste und effizienteste Weg ist, um Ihre Kunden zu kontaktieren. Bitten Sie Ihren Kunden, den Erhalt Ihrer E-Mail freundlich zu bestätigen. Dies könnte später nützlich sein. Was ist, wenn Ihr Kunde den Erhalt Ihrer Nachricht nicht bestätigt? Sie können ihn anrufen und direkt danach fragen. Wenn das nicht funktioniert, gehen Sie zum nächsten Schritt über.

Senden Sie eine Zahlungsaufforderung

Eine Zahlungsaufforderung sollte Fakten enthalten, da sie später als Beweis vor Gericht dienen könnte. Aus diesem Grund können selbst geringfügige Ungenauigkeiten gegen Sie verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass Sie sie genau vorbereiten. Ein solches Dokument sollte in einem ruhigen Ton verfasst sein, insbesondere wenn Ihr Kunde eine Rechnung zum ersten Mal nicht bezahlt hat. Seien Sie höflich und direkt, aber überreagieren Sie nicht, um Ihren Kunden nicht zu verlieren.

Da es sich um ein offizielles Dokument handelt, sollten Sie eine Zahlungsaufforderung per Einschreiben senden. Sie können auch eine Empfangsbestätigung verwenden. Sie müssen in diesem Stadium nicht auf juristische Dienstleistungen zurückgreifen. Obwohl ein Schreiben von einer Anwaltskanzlei mehr Einfluss auf Ihren Kunden haben könnte, sind juristische Dienstleistungen ziemlich kostspielig. Daher sollten Sie zunächst versuchen, eine Zahlungsaufforderung selbst zu schreiben.

Senden Sie eine letzte Zahlungsaufforderung

Dies ist der letzte Schritt, bevor Sie das Thema forcieren. Ihre letzte Aufforderung sollte klar Ihre Erwartungen festlegen und kommunizieren. Obwohl es kein Musterbrief zur Verfügung steht, sollte eine letzte Zahlungsaufforderung alle Fakten und Daten zur unbezahlten Rechnung präsentieren.

Denken Sie daran, alle notwendigen Einzelheiten wie die Rechnungsnummer, den fälligen Betrag und das Fälligkeitsdatum anzugeben. Ein gut verfasstes Aufforderungsschreiben zur Zahlung wird Ihrem Kunden zeigen, dass Sie die Angelegenheit ernst nehmen, und es wird ein klares Signal für ihn sein, dass Sie möglicherweise bald rechtliche Schritte einleiten werden.

Es muss zugegeben werden, dass rechtliche Angelegenheiten teuer und zeitaufwendig sein können. Daher ist das Dokument, das Sie senden möchten, die letzte außergerichtliche Methode zur Lösung des Falls. Geben Sie ein angemessenes Datum für die Zahlung an. Typischerweise beträgt die Standardzahlungsfrist 14 Tage.

Sie könnten auch Dokumente beifügen, die die Schulden des Kunden bestätigen. Dies könnte beispielsweise ein Wareneingang oder ein Vertrag sein, den Sie mit Ihrem Kunden unterzeichnet haben. Denken Sie daran, dass ein per E-Mail gesendeter Vertrag rechtlich genauso bindend ist wie seine Papierversion.

Schließlich können Sie eine Notiz hinzufügen, dass, wenn die Zahlung nicht innerhalb der oben genannten Frist erfolgt, Sie den Fall vor Gericht bringen werden, was zusätzliche Kosten für Ihren Kunden verursachen wird.

Mit unserer kostenlosen Rechnungs-App können Sie Erinnerungen für bevorstehende Zahlungen festlegen und mit nur einem Klick den fälligen Betrag und die Fälligkeitstermine überprüfen.

Rechtliche Schritte einleiten

Wenn Ihr Kunde weiterhin die Zahlung vermeidet, bleibt Ihnen nur die Möglichkeit, rechtliche Schritte einzuleiten. In diesem Stadium ist es am besten, die Hilfe eines Anwalts in Anspruch zu nehmen, insbesondere wenn der fällige Betrag eine große Summe Geld ist. Selbst geringfügige Fehler im Verfahrensschreiben könnten dazu führen, dass das Gericht diese Klage abweist.

Was ist jedoch, wenn der Rechnungsbetrag gering ist? Die Kosten für die Beauftragung eines Anwalts könnten im Verhältnis zur Schuld unverhältnismäßig sein. In einem solchen Fall könnten Sie ein vereinfachtes Verfahren nutzen, das kostengünstiger ist und keine Anwaltseinbeziehung erfordert.

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