Strategien für effektive Geschäftstreffen

Was kann helfen, dieses Problem zu lösen? Zuerst sollten Sie sorgfältig analysieren, ob ein Thema möglicherweise anders, per E-Mail oder als schriftliche Notiz, besprochen werden kann. Zweitens sollten Sie nach Möglichkeiten suchen, um sicherzustellen, dass die Zeit, die man sich persönlich oder online gegenübersteht, so effizient wie möglich genutzt wird. Hier sind die besten Strategien für effektive Geschäftstreffen.

Effektive Geschäftstreffen – sind sie notwendig?

Diese Frage sollte zweifellos bejaht werden – auch wenn Unternehmen in der aktuellen Entwicklungsphase gut mit verschiedenen Arten von Instant Messaging funktionieren. Warum? Weil kein Austausch von E-Mails (die in der Regel durchdacht, verkürzt, emotionslos usw. sind) die Art von Ergebnissen liefern kann, die eine Diskussion – eine Brainstorming-Sitzung, in der die Ansichten, Gedanken und Ideen verschiedener Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen aufeinandertreffen.

Geschäftstreffen werden besonders unverzichtbar, wenn es darum geht, eine wichtige Entscheidung für das Team oder das Unternehmen zu treffen, ein ernstes Problem zu lösen, eine Strategie zu diskutieren, die die langfristigen Abläufe des Unternehmens betrifft, oder neue Ideen zu generieren (z. B. für Markenmarketingkampagnen). Kein Unternehmen, egal in welcher Branche es tätig ist, kann daher auf persönliche oder Online-Diskussionen in kleineren oder größeren Gruppen verzichten.

Ein effektives Geschäftstreffen – warum ist es so schwer, eines zu organisieren?

Man kann mehrere verschiedene Gründe anführen, warum Geschäftsgespräche zu lange dauern, nicht die erwarteten Ergebnisse liefern und die Teilnehmer das Gefühl haben, ihre Zeit verschwendet zu haben. Beginnend mit der traditionellen Unpünktlichkeit, über das Fehlen eines festgelegten Plans (“Springen” von Thema zu Thema) und Ziels (das Ergebnis, das wir erreichen wollen, was zu unnötigen Überlegungen führt), bis hin zur unzureichenden Moderation der Diskussion durch den Organisator.

Solche häufigsten Gründe führen dazu, dass es notwendig wird, eine weitere Gelegenheit zu organisieren, um dasselbe Thema zu besprechen, da die erste Sitzung als unzureichend effektiv erwiesen hat, was die Arbeit (Leistungsrate anderer Aufgaben) jedes Teilnehmers beeinträchtigt.

Effektive Geschäftstreffen – Strategien, die es wert sind, umgesetzt zu werden

Was können Sie also tun, um sicherzustellen, dass kein Teilnehmer sagt: “Dieses Thema hätte per E-Mail besprochen werden können”? Hier sind die 5 wichtigsten Punkte, um die Sie sich kümmern sollten, wenn Sie sich verpflichten, nur effektive Geschäftstreffen abzuhalten.

1. Definieren Sie das Ziel

Bevor Sie eine Diskussion organisieren, ist es notwendig, den Zweck klar zu definieren, denn ohne dieses Element kann die Diskussion chaotisch und damit – unproduktiv werden. Die Definition des Zwecks ermöglicht es allen Teilnehmern, sich auf die relevanten Themen zu konzentrieren und die Diskussion in die richtige Richtung zu lenken. Geben Sie daher zu Beginn an, ob das Ziel darin besteht, eine spezifische Entscheidung zu treffen, ein Problem zu lösen oder vielleicht neue Ideen zu entwickeln.

2. Bereiten Sie die Agenda vor

Die Agenda ist das entscheidendste – direkt nach dem Ziel – Element effektiver Geschäftstreffen. Ein definierter Punkt-für-Punkt-Plan, an den sich die Teilnehmer halten, zusammen mit den Verantwortlichen für die Diskussion des jeweiligen Themas, wird zu den erwarteten Ergebnissen führen (da jeder Teilnehmer weiß, was ihn erwartet). Stellen Sie sicher, dass Sie die Agenda den Teilnehmern einige Tage im Voraus zusenden, damit jeder Zeit hat, sich damit vertraut zu machen und sich angemessen auf die Diskussion der Punkte vorzubereiten.

3. Achten Sie auf die Zeit

Das Überschreiten der festgelegten Zeit für einzelne Punkte (oder sogar das Fehlen einer klaren Zeitstruktur, d. h. einer bestimmten Zeitspanne, die für einen bestimmten Punkt aufgewendet werden kann) kann zu einer langwierigen Diskussion führen, die zu einem Verlust von Fokus und Interesse bei den Teilnehmern führt. Ineffektives Zeitmanagement erhöht die Ermüdungswerte, was die Effizienz und das Engagement erheblich verringert, weshalb es so wichtig ist, sich jederzeit an den Zeitplan zu halten.

4. Begrenzen Sie die Anzahl der zu besprechenden Themen

Denken Sie auch daran, dass der Versuch, zu viele Themen in einem Meeting zu besprechen, zu einer hastigen, oberflächlichen Diskussion und einer Unfähigkeit führen kann, jedes Thema eingehend zu erörtern. Es ist besser, sich auf einige der relevantesten Punkte zu konzentrieren und ihnen angemessene Aufmerksamkeit zu schenken, während Themen, die mit dem Thema zusammenhängen, aber von geringerer Bedeutung sind, per E-Mail besprochen werden.

5. Stellen Sie aktive Teilnahme sicher

Um ein voll effektives Geschäftstreffen zu gewährleisten, ermutigen Sie die Teilnehmer, aktiv an der Diskussion teilzunehmen. Stellen Sie Fragen, hören Sie auf ihre Meinungen und fordern Sie sie auf, Ideen zu teilen, während Sie sicherstellen, dass sie sich auf die aktuellen Themen konzentrieren. Das Eliminieren unnötiger Ablenkungen (wie das Entgegennehmen von Telefonanrufen während der Diskussion) wird Ihnen dabei besonders helfen.

Effektive Geschäftstreffen – Zusammenfassung

Kein Mitarbeiter oder Partner möchte das Gefühl haben, seine Arbeitszeit mit der Teilnahme an einem Meeting verschwendet zu haben, das keine wichtigen Themen vereinbaren konnte. Dann stellt sich Bitterkeit ein, da man in dieser Zeit an anderen Aufgaben hätte arbeiten können.

Aus diesem Grund sollte jeder Organisator von Diskussionen – ob intern mit Mitarbeitern oder mit externen Partnern – sich entsprechend darauf vorbereiten, indem er beispielsweise die oben beschriebenen Strategien anwendet, insbesondere im Bereich der Zieldefinition und der Erstellung einer detaillierten Agenda. Die Kombination all dieser Tipps wird sicherstellen, dass sich jeder an einem effektiven Geschäftstreffen beteiligt fühlt.

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